Bạn đang cần gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu nhưng không biết giá cả bao nhiêu? Làm sao để giấy tờ được bảo mật tuyệt đối, giao tận tay người nhận đúng thời gian cam kết, đặc biệt là với những tài liệu quan trọng như hồ sơ định cư, xin visa, hay hợp đồng thương mại? Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giúp cho bạn hiểu rõ thủ tục chuyển phát nhanh tài liệu sang các nước EU cần gì, chi phí bao nhiêu, thời gian bao lâu, và những giải đáp các thắc mắc liên quan.
Thủ tục gửi hồ sơ tài liệu đi Châu Âu cần gì?
Dù bạn là cá nhân hay doanh nghiệp, để gửi hồ sơ đi Châu Âu một cách suôn sẻ thì bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin người gửi: Bao gồm họ tên, địa chỉ đầy đủ, số điện thoại và mã bưu chính chính xác để tiện việc lấy hàng tận nơi.
- Thông tin người nhận: Tên người nhận, địa chỉ chi tiết tại nước EU, số điện thoại liên lạc, mã vùng và email (nếu có) để đơn vị chuyển phát dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
- Quốc gia Châu Âu cần gửi đến: Bởi mỗi quốc gia có thể có quy định khác nhau về việc kiểm tra tài liệu hoặc thời gian vận chuyển, đồng thời bạn cũng nên cung cấp mã vùng của địa điểm nhận hàng nếu có.
- Kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu: Tesla Express luôn khuyến nghị khách hàng kiểm tra kỹ nội dung tài liệu trước khi gửi, đặc biệt là các hồ sơ pháp lý, chứng nhận, để tránh trường hợp bị từ chối tại nước Châu Âu muốn gửi đến.
- Số lượng và loại tài liệu: Bạn nên liệt kê rõ ràng số lượng trang, loại tài liệu (hồ sơ xin visa, hợp đồng, giấy khai sinh…) để Tesla Express có thể phân loại, đóng gói niêm phong và tư vấn hình thức vận chuyển phù hợp.
- Đóng gói tài liệu: Các giấy tờ hồ sơ tài liệu của bạn nên được cho vào bìa cứng, bao thư, tệp hồ sơ nhằm chống sốc, tránh bị gấp nếp hoặc bị rách trong quá trình vận chuyển.
- Niêm phong kỹ lưỡng: Thông thường Tesla Express sẽ niêm phong bằng băng dính kèm chữ ký hoặc đóng dấu của khách hàng để niêm phong tài liệu. Điều này giúp tránh tình trạng mở nhầm, thất lạc, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho thông tin của bạn.
- Dịch vụ door-to-door: Tesla Express hỗ trợ dịch vụ phụ là Door to Door (hình thức lấy giấy tờ tận nhà – giao kiện hàng tài liệu tận nơi) tại cả Việt Nam và nước ngoài, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Nhu cầu vận chuyển hồ sơ tài liệu đi Châu Âu hiện nay
Nhu cầu gửi hồ sơ, tài liệu từ Việt Nam sang Châu Âu đang ngày càng tăng cao. Từ cá nhân cần gửi giấy tờ cá nhân, du học, xin việc, đến doanh nghiệp cần trao đổi hợp đồng, tài liệu thương mại – tất cả đều cần đến dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp, nơi luôn có thể bảo mật thông tin tài liệu và giao kiện hàng đúng hẹn.
Những loại hồ sơ, tài liệu thường được gửi sang các nước Châu Âu:
Dưới đây là tổng hợp các loại hồ sơ tài liệu phổ biến thường được chuyển phát nhanh sang các nước Châu Âu.
- Ship hồ sơ du học, xin học bổng sang các nước EU: Bao gồm bảng điểm, thư giới thiệu, chứng chỉ ngoại ngữ… cần gửi kịp thời theo hạn nộp.
- Gửi hồ sơ xin việc, giấy tờ lao động sang Châu Âu: CV, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp.
- Chuyển phát nhanh hồ sơ định cư, giấy tờ pháp lý cá nhân: Sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy kết hôn, công chứng tư pháp…
- Gửi nhanh hợp đồng, chứng từ thương mại: phục vụ cho việc ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam với đối tác EU.
- Vận chuyển các loại tài liệu nghiên cứu, bản thảo: Loại tài liệu này thường dành cho nhà khoa học, tác giả, người làm học thuật cần gửi bản thảo bài viết, luận văn, đề tài.
- Gửi các loại tạp chí hoặc tài liệu hình ảnh sang Europe: Bạn có thể gửi các loại tạp chí, truyền tranh…sang các nước Châu Âu làm quà tặng.
- Giao các loại thư từ quan trọng khác: Bạn có thể gửi thư tay gửi cho người thân, tài liệu nội bộ, thư mời tham dự sự kiện….qua các nước Châu Âu.
Có thể thấy có rất nhiều loại tài liệu có thể gửi sang Châu Âu để phục vụ mục đích cá nhân cũng như kinh doanh. Chính vì thế, việc lựa chọn đúng dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp để gửi hồ sơ sang Châu Âu như Tesla Express là điều rất cần thiết.
Dịch vụ uy tín gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu tại TpHCM Tesla Express
Nếu bạn đang tìm một dịch vụ gửi hồ sơ tài liệu đi Châu Âu uy tín tại HCM thì bạn hãy tham khảo Tesla Express. Tesla Express là công ty ship hàng đi Châu Âu chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm xử lý vận chuyển nhiều loại hàng hóa cho cá nhân và doanh nghiệp, bao gồm cả các loại chứng từ giấy tờ tài liệu.
Dưới đây là những ưu điểm dịch vụ vận chuyển tài liệu giấy tờ sang các nước EU của Tesla Express mà bạn không nên bỏ lỡ:
- Gói dịch vụ linh hoạt đáp ứng nhiều nhu cầu: Tesla Express nhận gửi nhiều loại hồ sơ giấy tờ sang các nước Châu Âu, miễn là hợp pháp.
- Thời gian gửi tài liệu chỉ từ 2 – 4 ngày: Tesla Express cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hồ sơ tài liệu sang Châu Âu, giải pháp lý tưởng cho giấy tờ quan trọng, cần đến sớm như hồ sơ du học, hợp đồng thương mại…
- Dịch vụ giá rẻ chỉ từ 530,000 đồng để ship tài liệu sang Châu Âu: Giá gửi tài liệu sang EU chỉ từ 530,000 VNĐ cho bưu phẩm dưới 0.5kg – mức giá tiết kiệm, phù hợp với sinh viên, cá nhân lẫn doanh nghiệp.
- Lộ trình vận chuyển rõ ràng – giao tài liệu đúng hẹn: Kiện hàng hồ sơ tài liệu của bạn sẽ được xử lý và vận chuyển theo lộ trình khoa học, đảm bảo đúng hẹn, có thể tracking được với thời gian chính xác.
- Hỗ trợ đóng gói, niêm phong giấy tờ an toàn: Tesla Express có sẵn vật liệu đóng gói chuyên dụng như: Phong bì chống nước; túi zip niêm phong; bìa cứng bảo vệ hồ sơ…giúp kiện hàng giấy tờ của bạn không bị nhàu nát, đảm bảo tính bảo mật.
- Cam kết bảo mật tuyệt đối: Mọi tài liệu đều được mã hóa nội dung trên hệ thống, có đóng dấu niêm phong bằng tem, seal, chữ ký tay của bạn.
Ngoài mặt hàng tài liệu thì Tesla Express cũng có thể giúp bạn gửi kèm nhiều loại hồ sơ giấy tờ khác, chẳng hạn như vận chuyển trái cây đi Châu Âu để làm quà tặng kèm…
Quy trình vận chuyển hồ sơ chứng từ sang Châu Âu chuyên nghiệp
Sau đây là từng bước xử lý quy trình dịch vụ gửi giấy tờ sang Châu Âu an toàn, nhanh chóng, chính xác của Tesla Express:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu: Trước khi liên hệ đến dịch vụ Tesla Express để yêu cầu gửi các loại tài liệu sang các nước Châu Âu, bạn nên kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của các giấy tờ mình muốn ship sang. Bạn bên kiểm tra sắp xếp niêm phong tài liệu trước, phân loại và đóng gói tài liệu giấy tờ trước (nếu có thể).
- Bước 2: Tư vấn dịch vụ gửi tài liệu phù hợp: Khi nhận thông tin từ khách hàng liên hệ, Tesla Express sẽ tư vấn lộ trình vận chuyển tài liệu phù hợp với nhu cầu cá nhân: từ mức phí, thời gian, lộ trình, hình thức nhận hàng (tự bên nhận lấy hoặc ship đến tận nhà)…
- Bước 3: Trao đổi thông tin để thống nhất dịch vụ: Bạn và Tesla Express sẽ thống nhất lại các thông tin về dịch vụ vận chuyển tài liệu sang Châu Âu. Từ đó sẽ đưa ra hợp đồng dịch vụ phù hợp có hóa đơn xác nhận đầy đủ. Bạn lưu ý nên điền đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận, thông tin liên hệ, các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
- Bước 4: Đóng gói tài liệu bao bì đúng chuẩn để ship sang EU: Tesla Express sẽ dựa vào yêu cầu của nước Châu Âu cần vận chuyển tài liệu, để đưa ra hình thức đóng gói tiêu chuẩn phù hợp. Tesla Express sẽ sử dụng các phong bì chuyên dụng để chống thấm nước, chống nhàu, hộp carton đừng, bìa cứng, giấy đệm…
- Bước 5: Khai báo thủ tục hải quan gửi tài liệu sang EU: Thông thường để được duyệt nhanh tại hải quan thì bạn nên điền nội dung khai báo là “Documents” hoặc “Papers”. Lưu ý là bạn không nên gửi kèm các loại tài liệu khác ngoài hợp đồng dịch vụ đã ký kết.
- Bước 6: Vận chuyển kiện hàng tài liệu đến điểm nhận: Sau khi được duyệt tại hải quan, tập tài liệu của bạn sẽ gửi đến địa điểm yêu cầu. Khi kiện hàng đến nơi thì Tesla Express sẽ liên hệ người nhận để lấy hàng (hoặc giao đến tận nhà cho người nhận nếu bạn dùng gói Door to Door).
Tesla Express có thể giúp bạn gửi nhiều loại hàng hóa khác với quy trình tối ưu tương tự, chẳng hạn như dịch vụ gửi bánh trung thu đi Trung Thu vào mỗi dịp rằm tháng 8.
Giá cước gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu bao nhiêu tiền?
Chi phí gửi tài liệu giấy tờ sang Châu Âu không cố định mà sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như trọng lượng và điểm đến cụ thể. Sau đây là bảng giá dịch vụ gửi hồ sơ từ Việt Nam sang các nước Châu Âu của Tesla Express.
| Trọng lượng hồ sơ/tài liệu (kg) | Giá gửi đến các nước thuộc EU (VNĐ) | Giá gửi đến các nước châu Âu còn lại (VNĐ) |
| Dưới 0,5kg | 530,000 | 590,000 |
| 0.5kg – 1kg | 570,000 | 630,000 |
| 1kg – 2kg | 610,000 | 670,000 |
| 2kg – 3kg | 650,000 | 710,000 |
| 3kg – 4kg | 690,000 | 750,000 |
| 4kg – 5kg | 730,000 | 790,000 |
| 5kg – 6kg | 770,000 | 830,000 |
| 6kg – 7kg | 810,000 | 870,000 |
| 7kg – 8kg | 850,000 | 910,000 |
| 8kg – 9kg | 890,000 | 960,000 |
| 9kg – 12kg | 950,000 | 1,100,000 |
| Trên 12kg | Liên hệ tư vấn | Liên hệ tư vấn |
Lưu ý:
- Mức giá dịch vụ gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu giá rẻ trên đây chỉ là tham khảo, giá thực tế có thể lệch khoảng 5-10% tùy vào thời điểm yêu cầu.
- Trọng lượng hàng tài liệu thường được làm tròn đến số hàng chục gốc (ví dụ: 1,49 kg truyện tranh => tính là 1,4 kg).
- Các nước ngoài khối EU (như Thụy Sĩ, Na Uy, Anh…) có thể phát sinh thêm phụ phí vùng xa hoặc thủ tục hải quan riêng.
- Mức giá trên đã bao gồm phí nhiên liệu, tuy nhiên phụ phí bảo hiểm, giao tận nơi có thể tính riêng theo yêu cầu.
- Trọng lượng 12kg hàng hóa tài liệu là giới hạn mà bạn có thể gửi 1 kiện hàng dịch vụ, nếu gửi số lượng lớn hơn thì vui lòng liên hệ để được báo giá sau.
Để biết chính xác chi phí từng đơn hàng tài liệu giấy tờ thì bạn nên liên hệ trực tiếp Tesla Express qua hotline 0942 923 365 để được tư vấn báo giá chi tiết hơn.
Gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu bao lâu?
Thời gian gửi hồ sơ sang Châu Âu từ TpHCM dao động trong khoảng 2 – 4 ngày làm việc. Tùy vào các yếu tố sau đây mà thời gian vận chuyển tài liệu của bạn có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn:
- Quốc gia nhận hàng: Những nước có thủ tục kiểm tra nhập cảnh gắt gao (như Đức, Pháp, Hà Lan) có thể mất thêm thời gian kiểm duyệt nội dung tài liệu.
- Thời gian cao điểm: Vào mùa du học, lễ Tết, Giáng sinh, hoặc khi có khối lượng vận chuyển lớn, thời gian giao hàng có thể chậm hơn.
- Thời tiết và tình hình vận tải: Điều kiện thời tiết xấu, đình trệ tại các sân bay trung chuyển (Singapore, Frankfurt…) cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
- Thông tin người nhận không chính xác: Đây là nguyên nhân phổ biến khiến đơn hàng bị trì hoãn hoặc giao nhầm.
Những lưu ý quan trọng để gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu an toàn
Khi gửi chứng từ tài liệu sang Châu Âu, việc cẩn thận từ khâu chuẩn bị đến bàn giao tài liệu để vận chuyển là yếu tố quan trọng để giấy tờ đến nơi đúng người – đúng thời điểm – nguyên vẹn – bảo mật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng Tesla Express khuyên bạn không nên bỏ qua khi gửi tài liệu bằng dịch vụ:
- Kiểm tra kỹ địa chỉ người nhận (bao gồm cả Postcode): Nhiều trường hợp kiện hàng hồ sơ của khách bị giao chậm trễ vì thiếu mã bưu chính (Postcode), sai số nhà, sai số liên hệ, thông tin tên đường bị viết tắt…
- Ghi rõ số điện thoại liên hệ của cả người gửi và người nhận: Đây là cầu nối quan trọng giữa bên vận chuyển và người nhận hàng, giúp xử lý nhanh nếu có phát sinh vấn đề trong quá trình giao nhận tài liệu.
- Luôn giữ lại một bản sao các tài liệu quan trọng: Với các giấy tờ như bằng cấp, hợp đồng, hộ chiếu… bạn nên scan và lưu bản sao điện tử trước khi gửi để phòng ngừa thất lạc hoặc chậm trễ.
- Khai báo trung thực nội dung khi làm thủ tục: Nếu tự làm thủ tục hải quan thì bạn hãy ghi rõ trong vận đơn là “Documents”, “Hồ sơ du học” hay “Hợp đồng thương mại”… Việc khai báo chính xác sẽ giúp hồ sơ không bị giữ lại khi kiểm tra tại hải quan. Nếu như bạn không rõ về khâu này thì có thể liên hệ Tesla Express để hỗ trợ khai báo hải quan.
- Chọn dịch vụ có chữ ký xác nhận khi giao hàng (Proof of Delivery – POD): POD là tính năng cực kỳ cần thiết nếu bạn gửi tài liệu quan trọng, đảm bảo rằng người nhận thực sự đã nhận hồ sơ – có ký tên xác thực thời gian nhận. Đây cũng là điểm mạnh tại các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế của Tesla Express – luôn để khách hàng có sự chủ động.
- Thông báo cho người nhận về việc gửi hồ sơ và mã tracking: Việc này giúp người nhận tại Châu Âu chủ động theo dõi lịch trình kiện hàng tài liệu sẽ giao đến và có sự chuẩn bị để nhận hàng thuận lợi hơn.
Các câu hỏi thường gặp về dịch vụ gửi hồ sơ tài liệu đi Châu Âu FAQ
Nên chọn dịch vụ nào để gửi hồ sơ du học sang Châu Âu?
Nếu bạn cần gửi hồ sơ du học như thư mời, bằng cấp, bảng điểm… thì nên chọn dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế để đảm bảo hồ sơ đến nơi trong 2 – 4 ngày. Tesla Express hiện đang cung cấp dịch vụ gửi hồ sơ du học đi Châu Âu cho sinh viên mỗi tháng, với cam kết đúng thời gian, hỗ trợ tận tình và bảo mật thông tin tuyệt đối.
Làm thế nào để đảm bảo hồ sơ, tài liệu không bị thất lạc hoặc hư hỏng?
Để đảm bảo hồ sơ tài liệu chứng từ không bị hư hỏng thất lạc khi vận chuyển thì bạn nên để ý những điều sau:
- Đóng gói bằng phong bì chống thấm, có bìa lót cứng.
- Niêm phong kỹ và dán thông tin người nhận rõ ràng.
- Gửi qua đơn vị uy tín như Tesla Express – có mã tracking, bảo hiểm, hỗ trợ 24/7.
- Hạn chế để vật có giá trị cao hoặc không khai báo chính xác nội dung thủ tục.
Có cần khai báo hải quan gì khi gửi hồ sơ, tài liệu sang Châu Âu không?
Bạn không cần thủ tục khai báo phức tạp, chỉ cần mô tả đúng nội dung là “Documents” hoặc “Papers” trong tờ khai hải quan là đủ. Bạn cũng lưu ý là không gửi đính kèm vật phẩm cá nhân hay hàng hóa thương mại nào với kiện hàng tài liệu giấy tờ gửi sang EU. Nếu có giấy tờ liên quan đến hợp đồng pháp lý thì nên ghi chú cụ thể để tránh bị kiểm tra lâu mất thời gian.
Có thể gửi bản gốc giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, CMND) không?
Có thể, nhưng bạn đặc biệt lưu ý là hộ chiếu hoặc CMND (CCCD) là những giấy tờ quan trọng, thế nên chỉ tin tưởng chọn dịch vụ chuyển phát nhanh uy tín có cam kết bảo hiểm và bảo mật thông tin cho bạn. Ngoài ra, khi khai báo thủ tục thì bạn nên điền vào tờ khai hải quan là “ID” hoặc “Original Passport”.
Cách đóng gói hồ sơ để không bị nhàu nát, ẩm ướt?
Để đóng gói tài liệu không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển sang các nước EU (hoặc bất kỳ nước nào khác), bạn hãy chuẩn bị tốt ở khâu đóng gói: Dùng phong bì dày, chống nước; Lót thêm giấy cứng, bìa carton hoặc folder nhựa bên trong; Với bộ hồ sơ nhiều trang, nên xếp thẳng, ghim hoặc buộc chun nhẹ tránh xộc xệch. kiểm tra lại kiện hàng trước khi niêm phong…
Thủ tục ship giấy tờ sang Châu Âu có phức tạp không?
Tại Tesla Express, thủ tục vận chuyển hồ sơ sang Châu Âu hoàn toàn không phức tạp. Bạn chỉ cần thực hiện các nước đơn giản như sau: Chuẩn bị hồ sơ cần gửi; Ghi địa chỉ người nhận rõ ràng; Tesla Express đóng gói, khai báo và vận chuyển qua hải quan sân bay; và chờ đợi hàng hóa được vận chuyển đến điểm nhận tại EU.
Dịch vụ của Tesla Express có nhận ship hồ sơ tận nơi (Door to Door) không?
Có. Tesla Express hiện đang cung cấp dịch vụ gửi tài liệu sang Châu Âu Door to Door, lấy kiện hàng tại nhà tại TP.HCM và giao trực tiếp đến tay người nhận tại EU. Lưu ý là dịch vụ phụ này có tính phí cộng thêm.
Trên thực tế nhu cầu gửi hồ sơ tài liệu thường đi kèm với việc gửi kèm nhiều loại mặt hàng khác để làm quà tặng quà biếu. Chẳng hạn như bạn có người thân là sinh viên du học tại các nước Châu Âu thì bạn có thể gửi kèm các loại nhu yếu phẩm như quần áo ấm kèm với hồ sơ. Khi đó bạn có thể tham khảo dịch vụ gửi quần áo giày dép đi Châu Âu của Tesla Express.
Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng nhất về dịch vụ gửi hồ sơ tài liệu sang Châu Âu. Nếu bạn muốn trải nghiệm giải pháp chuyển phát nhanh tài liệu hồ sơ chứng từ giấy tờ từ Việt Nam sang các nước EU trọn gói thì hãy liên hệ 0942 923 365. Tesla Express cung cấp dịch vụ gửi giấy tờ chuyên nghiệp trọn gói chỉ từ 530K/kg, ship nhanh 2 – 4 ngày, bảo mật an toàn.
