Thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp Việt Nam khi thị trường Châu Âu khi mở rộng cơ hội kinh doanh. Với vị trí địa lý thuận lợi và hệ thống cảng biển hiện đại, Hà Lan là cửa ngõ quan trọng để tiếp cận thị trường EU. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thủ tục xuất khẩu, giấy tờ cần thiết, quy định pháp lý và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp có thể xuất khẩu hàng hóa sang Hà Lan một cách hiệu quả và đúng quy định.
Tổng quan xuất khẩu hàng hóa Việt Nam – Hà Lan
Hà Lan nằm ở vị trí chiến lược trong khu vực Tây Âu, sở hữu hệ thống cảng biển Rotterdam – một trong những cảng container lớn nhất châu Âu. Quốc gia này đóng vai trò quan trọng như cửa ngõ chính để tiếp cận thị trường EU với hơn 440 triệu người tiêu dùng.
Kim ngạch thương mại song phương giữa Việt Nam và Hà Lan đã đạt 13.8 tỷ USD trong năm 2024, tăng trưởng 15.2% so với năm trước. Việt Nam chủ yếu xuất khẩu sang Hà Lan các mặt hàng như thủy sản, cà phê, gạo, dệt may, điện thoại và linh kiện điện tử. Đặc biệt, Hà Lan là nhà đầu tư lớn nhất từ EU tại Việt Nam với tổng vốn đầu tư lũy kế hơn 9.1 tỷ USD.
Hiệp định Thương mại Tự do EU-Việt Nam (EVFTA) có hiệu lực từ tháng 8/2020 đã mang lại những lợi ích to lớn cho các nhà xuất khẩu Việt Nam. Theo cam kết, EU sẽ xóa bỏ thuế quan đối với 99% số dòng thuế hàng hóa của Việt Nam trong vòng 7 năm. Hiện tại, hơn 71% kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam vào EU đã được hưởng thuế suất 0%. Điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể cho hàng hóa Việt Nam so với các quốc gia khác chưa có hiệp định thương mại tự do với EU.
Quy trình làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan từ A-Z
Để đảm bảo việc thủ tục xuất khẩu hàng hóa đi Hà Lan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình 8 bước sau đây:
- Bước 1: Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm đối tác: Phân tích nhu cầu thị trường Hà Lan cho sản phẩm cụ thể; Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và xu hướng tiêu dùng; Liên hệ với các nhà nhập khẩu hoặc tham gia hội chợ triển lãm.
- Bước 2: Kiểm tra quy định pháp lý và điều kiện xuất nhập khẩu: Xác minh mặt hàng có nằm trong danh sách được phép xuất khẩu; Kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật của EU và Hà Lan; Tìm hiểu mức thuế nhập khẩu và các ưu đãi từ EVFTA.
- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ pháp lý: Làm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế EVFTA; Chuẩn bị các chứng từ chất lượng, kiểm dịch theo yêu cầu; Hoàn thiện hóa đơn thương mại và packing list chi tiết.
- Bước 4: Ký kết hợp đồng thương mại quốc tế: Thương thảo điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…); Thỏa thuận phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/P…); Quy định rõ trách nhiệm bảo hiểm và rủi ro.
- Bước 5: Đóng gói hàng hóa và chuẩn bị vận chuyển: Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu và yêu cầu của EU; Dán nhãn mác phù hợp với quy định Hà Lan; Sắp xếp container hoặc booking chỗ đường hàng không.
- Bước 6: Khai báo hải quan xuất khẩu tại Việt Nam: Nộp tờ khai hải quan xuất khẩu tại cảng/sân bay; Chờ kiểm tra hàng hóa (nếu được yêu cầu); Nhận quyết định thông quan xuất khẩu.
- Bước 7: Vận chuyển quốc tế và theo dõi hàng hóa: Giao hàng cho hãng vận tải quốc tế; Theo dõi hành trình vận chuyển qua hệ thống tracking; Cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng nhận hàng; Thời gian: 20-45 ngày (đường biển), 3-7 ngày (đường hàng không).
- Bước 8: Thông quan nhập khẩu tại Hà Lan và gửi đến điểm nhận: Cung cấp đầy đủ chứng từ cho khách hàng hoặc đại lý; Hỗ trợ giải quyết vấn đề phát sinh (nếu có); Xác nhận giao hàng thành công và thanh toán.
Nếu như bạn muốn tìm hiểu chi tiết về thời gian gửi hàng quốc tế sang Netherlands thì hãy tham khảo bài viết cẩm nang thời gian vận chuyển hàng hóa sang Hà Lan mất bao lâu của Tesla Express.
Danh sách giấy tờ thủ tục bắt buộc khi xuất khẩu sang Hà Lan
Để đảm bảo việc làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang Netherlands diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau đây:
Nhóm chứng từ cơ bản (bắt buộc) khi xuất hàng sang Hà Lan
| Loại chứng từ cơ bản khi xuất khẩu hàng đi Netherlands | Mục đích | Thời hạn hiệu lực | Lưu ý đặc biệt |
| Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) | Kê khai giá trị hàng hóa | Không giới hạn | Phải có chữ ký và đóng dấu |
| Danh sách đóng gói (Packing List) | Mô tả chi tiết hàng hóa | Không giới hạn | Ghi rõ trọng lượng, kích thước |
| Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) | Chứng từ vận chuyển | Theo chuyến hàng | Phải có tên người nhận chính xác |
| Hợp đồng mua bán (Sale Contract) | Căn cứ pháp lý giao dịch | Theo thời hạn hợp đồng | Ghi rõ điều kiện giao hàng |
Nhóm chứng từ xuất xứ và chứng nhận chất lượng
Thông thường thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang Hà Lan sẽ phụ thuộc vào các loại chứng nhận xuất xứ và chứng nhận an toàn chất lượng dựa theo mặt hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
- Loại EUR.1: Dành cho hàng hóa hưởng ưu đãi thuế EVFTA.
- Loại Form D: Cho hàng hóa ASEAN (ít sử dụng với Hà Lan).
- Thời hạn: Phải xin trước khi xuất khẩu hoặc trong vòng 2 năm.
- Cách chuẩn bị: Nộp hồ sơ tại Phòng Thương mại và Công nghiệp.
Chứng nhận chất lượng và an toàn
- Chứng nhận CE marking cho sản phẩm điện, điện tử
- Chứng nhận ISO cho các sản phẩm công nghiệp
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cho nông sản
Nhóm giấy tờ đặc biệt theo từng mặt hàng
Như đã đề cập, tùy vào từng loại mặt hàng sẽ có yêu cầu những giấy tờ đặc biệt để làm thủ tục xuất hàng sang Hà Lan.
Đối với thực phẩm và nông sản
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật
- Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
- Giấy phép xuất khẩu (đối với một số mặt hàng)
Đối với hóa chất và hàng nguy hiểm
- Bảng dữ liệu an toàn (MSDS)
- Giấy phép xuất khẩu hóa chất
- Chứng nhận đóng gói hàng nguy hiểm
Đối với thiết bị điện và điện tử
- Chứng nhận CE marking
- Tờ khai phù hợp EU (Declaration of Conformity)
- Hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Hà Lan hoặc tiếng Anh
Tùy vào một số mặt hàng sẽ đòi hỏi một số giấy tờ cụ thể khi xuất khẩu đến Hollands, chẳng hạn như với dịch vụ gửi bánh pía sang Hà Lan theo số lượng lớn thì bạn sẽ phải cung cấp một số giấy tờ như kiểm dịch an toàn thực phẩm…
Quy định chung về nhập khẩu hàng hóa tại Hà Lan
Hà Lan áp dụng các quy định chung của Liên minh châu Âu (EU) đối với hàng hóa nhập khẩu từ các quốc gia thứ ba, bao gồm Việt Nam. Tuy nhiên, nhờ hiệp định EVFTA, nhiều mặt hàng Việt Nam được hưởng ưu đãi đặc biệt. Ngoài ra, khi thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan bạn cũng cần phải hiểu thêm về các thuế quan và các khoản phí, các tiêu chuẩn chất lượng CE, quy định nhãn mác, các quy định theo tiêu chuẩn môi trường.
Thuế quan và các khoản phí cần có khi làm thủ tục nhập hàng vào Hà lan
| Loại thuế/phí nhập hàng vào Netherlands | Mức áp dụng | Ghi chú |
| Thuế nhập khẩu | 0-17% (EVFTA), 0-25% (MFN) | Phụ thuộc vào mã HS và xuất xứ |
| Thuế VAT | 21% (thông thường), 9% (một số hàng thiết yếu) | Tính trên giá trị CIF + thuế nhập khẩu |
| Phí thông quan | €30-150 | Tùy theo khối lượng và loại hàng |
| Phí kiểm tra | €50-300 | Chỉ áp dụng khi được yêu cầu kiểm tra |
Tiêu chuẩn CE marking
CE marking là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm sản phẩm nhập khẩu vào EU nói chung và là thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan nói riêng, bao gồm:
- Thiết bị điện và điện tử
- Đồ chơi trẻ em
- Thiết bị y tế
- Máy móc công nghiệp
- Sản phẩm xây dựng
Sản phẩm có CE marking chứng tỏ đã tuân thủ các chỉ thị kỹ thuật của EU về an toàn, sức khỏe và bảo vệ môi trường.
Quy định về nhãn mác
Yêu cầu ngôn ngữ: Sản phẩm tiêu dùng phải có nhãn mác bằng tiếng Hà Lan hoặc tiếng Anh.
Thông tin bắt buộc trên nhãn:
- Tên và địa chỉ nhà sản xuất/nhập khẩu
- Xuất xứ sản phẩm
- Hướng dẫn sử dụng và bảo quản
- Thành phần (đối với thực phẩm)
- Cảnh báo an toàn (nếu có)
Tiêu chuẩn môi trường
Hà Lan có các quy định nghiêm ngặt về bảo vệ môi trường:
- REACH: Quy định về hóa chất an toàn
- RoHS: Hạn chế sử dụng chất độc hại trong thiết bị điện
- WEEE: Quản lý chất thải thiết bị điện tử
- Packaging Directive: Quy định về bao bì thân thiện môi trường
Nếu như bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về những thủ tục gửi hàng đi khác nước Châu Âu khác thì hãy tham khảo bài viết thủ tục xuất hàng sang Châu Âu của Tesla Express.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Hà Lan
Thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan sẽ bao gồm cả việc nhập khẩu tại Netherlands. Sau khi hàng hóa đến cảng Rotterdam hoặc Amsterdam, quá trình thông quan nhập khẩu diễn ra theo các bước sau:
- Bước 1: Thông báo hàng đến (Arrival Notice): Hãng vận tải gửi thông báo cho người nhận; Cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm nhận hàng; Yêu cầu chuẩn bị giấy tờ thông quan.
- Bước 2: Khai báo hải quan nhập khẩu: Nộp Single Administrative Document (SAD); Kèm theo hóa đơn, packing list, C/O EUR.1; Thời hạn: trong vòng 24h kể từ khi hàng đến
- Bước 3: Phân tích rủi ro và kiểm tra: Hệ thống tự động phân tích mức độ rủi ro (xanh/vàng/đỏ); Kiểm tra tài liệu: 1-2 ngày; Kiểm tra thực tế: 3-5 ngày (nếu cần).
- Bước 4: Thanh toán thuế và nhận hàng: Nộp thuế nhập khẩu và VAT theo tờ khai; Nhận quyết định thông quan; Giao hàng đến kho hoặc địa chỉ cuối.
Các câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan FAQs
Thời gian hoàn tất thủ tục xuất khẩu mất bao lâu?
Tổng thời gian từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng đến Hà Lan thường mất 6-10 tuần tùy thuộc vào phương thức vận chuyển. Cụ thể: chuẩn bị giấy tờ (2-3 tuần), thời gian vận chuyển đường biển (3-5 tuần) hoặc đường hàng không (1 tuần), thông quan tại Hà Lan (3-7 ngày). Đối với những lô hàng đầu tiên hoặc mặt hàng cần giấy phép đặc biệt, thời gian có thể kéo dài thêm 2-4 tuần.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng đại lý làm thủ tục không?
Không bắt buộc, nhưng rất nên sử dụng đại lý có kinh nghiệm, đặc biệt với những doanh nghiệp mới xuất khẩu. Đại lý sẽ hỗ trợ khai báo hải quan, chuẩn bị giấy tờ đúng quy định và xử lý các vấn đề phát sinh. Chi phí dịch vụ đại lý thường từ 200-500 USD/lô hàng nhưng giúp tiết kiệm thời gian và tránh được nhiều rủi ro pháp lý. Các doanh nghiệp có kinh nghiệm có thể tự làm thủ tục qua hệ thống online của hải quan.
Làm thế nào để tìm được đối tác nhập khẩu uy tín tại Hà Lan?
Có 4 cách chính để tìm đối tác nhập khẩu uy tín: (1) Tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế như Fruit Logistica, Gulfood tại châu Âu; (2) Sử dụng nền tảng B2B như Alibaba.com, Trade.gov, hoặc liên hệ Phòng Thương mại Hà Lan tại Việt Nam; (3) Thuê dịch vụ tìm kiếm khách hàng từ các công ty tư vấn thương mại; (4) Kết nối qua mạng lưới doanh nghiệp Việt Nam đã có kinh nghiệm xuất khẩu. Quan trọng nhất là kiểm tra uy tín qua Chamber of Commerce Hà Lan và yêu cầu tài liệu chứng minh năng lực tài chính.
Nếu như bạn muốn tham khảo rõ hơn về dịch vụ chuyển hàng đi Hà Lan có hỗ trợ kiểm tra làm giấy từ thủ tục trọn gói thì hãy liên hệ Tesla Express qua hotline 0942 923 365.
Việc chuẩn bị tốt thủ tục xuất khẩu hàng đi Hà Lan đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt giấy tờ, hiểu biết sâu về quy định pháp luật về quy trình xuất nhập khẩu sang Netherlands, danh sách các giấy tờ cần thiết, quy định chung về hàng hóa và quy định nhập khẩu tại Hollands, doanh nghiệp có thể chủ động triển khai kế hoạch xuất khẩu hiệu quả hơn. Liên hệ ngay 0942 23 365 hoặc theo dõi thêm Tesla Express để hiểu thêm về các thủ tục xuất nhập khẩu hàng sang Châu Âu hữu ích khác.
