Trong xuất nhập khẩu Logistic, chắc hẳn bạn đã nghe và thắc mắc hóa đơn Invoice là gì? Có bao nhiêu loại Invoice và quy trình phát hành hóa đơn này ra sao? Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn về Invoice, tìm hiểu về tầm quan trọng của từng loại Invoice trong giao dịch thực tế, cách tạo lập sao cho hiệu quả và tải về mẫu Invoice đơn giản dễ sử dụng.
Khái niệm thuật ngữ Invoice là gì
Invoice là một dạng hóa đơn chứng từ đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu nhằm xác nhận giao dịch mua bán. Đây là loại chứng từ thương mại do bán lập gửi cho người mua, do người xuất khẩu tạo gửi cho người nhập khẩu kèm theo các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ. Hóa đơn Invoice phải có mô tả đầy đủ về hàng hóa: loại hàng, số lượng, giá cả, thuế, các điều khoản vận chuyển và thông tin thanh toán.
Điểm đặc biệt của hóa đơn Invoice là có thể được lập theo mẫu riêng của người bán, nhưng vẫn đảm bảo nội dung các thông số cơ bản bắt buộc. Giấy tờ Invoice cũng được dùng như một loại chứng từ khai báo hải quan giao dịch xuất khẩu, thanh toán hợp đồng thương mại và là cơ sở xác nhận để vận chuyển hàng hóa.
Vai trò chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu
Hóa đơn Invoice có vai trò pháp lý quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi các bên trong quá trình xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa. Những bên liên quan đến quá trình này gồm có người bán (xuất khẩu), người mua (nhập khẩu), bên dịch vụ vận chuyển (nếu có) và bên cơ quan hải quan.
Dưới đây là những chức năng tổng quát của Invoice:
- Là chứng từ hợp đồng giao dịch: Hóa đơn Invoice có thể làm cơ sở xác nhận hợp đồng giao dịch hợp pháp giữa bên gửi và bên bán. Điều này để xác định số lượng, loại hàng, giá cả, ai đã mua và ai đã bán.
- Là cơ sở thanh toán tài chính: Là cơ sở để thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán. Mọi thông tin liên quan đến hàng hóa trên Invoice đều mang giá trị giao dịch. Nhất là 3 thông số: giá trị số tiền cần thanh toán, điều kiện thanh toán hàng, và phương thức thanh toán giữa các bên.
- Là bằng chứng xác nhận mua hàng: Về cơ bản là loại giấy tờ chứng minh giao dịch đã diễn ra giữa các bên, giúp xác định mua mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá trị và các cam kết tài chính khác (nếu có)…
- Là thông tin để tính thuế xuất nhập khẩu: Thường bên hải quan sẽ dựa vào chứng từ Invoice để tính các khoản thuế, lệ phí, và các chi phí liên quan khi xuất khẩu hàng.
- Là thủ tục khai báo hải quan: Như đã đề cập Invoice có giá trị làm thủ tục khai báo tại cảng hải quan cho việc xuất khẩu và nhập khẩu. Tuy mẫu mã Invoice có thể khác nhau nhưng chỉ cần thông số đầy đủ là sẽ được duyệt thông quan giao dịch.
Nội dung thành phần thông tin cần có trong chứng từ Invoice
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về quy định hóa đơn chứng từ, các thông tin cơ bản trong hóa đơn Invoice sẽ bao gồm:
- Tên loại Invoice, mã số tra cứu, ngày phát hành.
- Thông tin người bán (Seller/ Exporter/ Shipper): Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin số điện thoại, email.
- Thông tin người mua (Buyer/ Importer/ Consignee): Các thông tin cơ bản tương tự như người bán.
- Thông tin của bên liên quan khác: bên thụ hưởng (Beneficiary), bên trả tiền (Remitter)…
- Thông tin của đơn vị trung gian vận chuyển: VD: Tesla Express.
- Mô tả chi tiết về hàng hóa giao dịch: mô tả chi tiết về sản phẩm, mã tên, số lượng, giá trị mỗi đơn vị sản phẩm, thành tiền.
- Phương thức vận chuyển: Tên phương tiện ship hàng (xe, tàu, thuyền, máy bay…) và mã số booking.
- Địa chỉ xuất hàng: ví dụ gửi hàng đường biển thì là cảng xuất (Port of Loading)
- Địa chỉ nhập hàng: ví dụ cảng nhập hàng (Port of Discharger)
- Số Seal và số lượng Container vận chuyển hàng hóa.
- Thông tin các loại thế áp dụng (nếu có) và tổng thành tiền thuế.
- Thông số trọng lượng và khối lượng hàng hóa (Kg hoặc Lbs)
- Điều khoản giao hàng và điều kiện thanh toán hàng hóa.
- Chữ ký và đóng dấu có hiệu lực của bên gửi hàng.
Những loại Invoice phổ biến trong xuất nhập khẩu
Hiện tại, trong ngành hàng XNK có rất nhiều phân loại Invoice. Dưới đây là 8 giấy tờ chứng từ Invoice phổ biến trong XNK mà bạn có thể gặp phải, bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Proforma Invoice.
- Tax Invoice.
- E-Invoice.
- Provisional Invoice.
- Customs Invoice.
- Certified Invoice.
- Final Invoice.
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice là hóa đơn thương mại, là một loại chứng từ mang thông tin chi tiết về hàng hóa mua bán như số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng…. Giấy tờ Hóa đơn thương mại được dùng như một loại giấy tờ quan trọng trong việc làm thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu ở hải quan.
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, là phiên bản Commercial Invoice nhưng chỉ mang giá trị tạm thời và hạn chế một số chức năng. Chứng từ này có điểm khác biệt với hóa đơn thương mại là không có giá trị pháp lý, không mang nghĩa vụ thanh toán, được sử dụng để báo giá và làm thủ tục hải quan trước khi xuất Invoice chính thức.
Tax Invoice là gì?
Tax Invoice là hóa đơn thuế, đây là loại dùng cho mục đích kê khai thuế như thuế giá trị gia tăng VAT cùng với những khoản thuế khác khi giao dịch mua bán. Theo Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, hóa đơn thuế thường phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan thuế.
Giấy tờ Tax Invoice chứa thông tin bắt buộc như MST của các bên giao dịch hay mô tả chi tiết của hàng hóa, các số liệu này sẽ được dùng để tính thuế và yêu cầu bên mua thanh toán. Ngoài ra, bạn cũng lưu ý thuế VAT là một loại thuế hóa đơn bắt buộc phải có, bao gồm thuế suất và tiền thuế GTGT (%).
E-Invoice là gì?
E-Invoice (hay Electronic Invoice) là hóa đơn điện tử, có thể xem là hình thức hóa đơn thương mại nhưng được sử dụng thông qua các hệ thống điện tử quản lý. Căn cứ theo Điều 59 và 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì E-Invoice bắt buộc phải sử dụng khi giao dịch thương mại. Nội dung trong Electronic Invoice cũng như hóa đơn thương mại và có thể khác nhau về quy định thành phần ở mỗi quốc gia.
Provisional Invoice là gì?
Provisional Invoice là hóa đơn tạm thời, hóa đơn này thường được sử dụng thay thế tạm thời cho Invoice chính thức. Về cơ bản, chúng được sử dụng cho những trường hợp bên mua và bên bán chưa thống nhất được các điều khoản giao dịch hàng hóa. Sẽ có những trường hợp sau sử dụng Provisional Invoice:
- Bên bán muốn bên mua thanh toán thành nhiều lần khi giao dịch lô hàng lớn.
- Bên bán muốn tạm thu tiền sau khi giao hàng nhưng hợp đồng thống nhất là thanh toán một lần sau cuối.
- Bên bán muốn tạm thanh toán với tỷ giá tạm thời, còn giá chính thức cuối cùng sẽ theo giá của thị trường.
Customs Invoice là gì?
Customs Invoice là hóa đơn hải quan. Hóa đơn này được dùng để khai báo hải quan và tính thuế hải quan theo trị giá hàng hóa cùng các khoản lệ phí khác. Customs Invoice là loại chứng từ thủ tục hải quan bắt buộc ở các quốc gia như Mỹ, Canada, và các nước ở liên minh châu Âu. Mục đích sử dụng của loại Invoice này là yêu cầu thanh toán tiền thuế nên không được lưu thông.
Certified Invoice là gì?
Certified Invoice là hóa đơn xác nhận, loại Invoice này là một loại chứng từ thương mại quốc tế để xác minh nguồn gốc hàng hóa là chính xác. Certified Invoice có tính đảm bảo pháp lý và xác thực thông tin hàng hóa được đề cập bên trong. Bên chứng nhận hóa đơn là Cơ quan quản lý Nhà Nước và Liên đoàn Thương Mại và Công nghiệp (Chamber of Commerce and Industry).
Final Invoice là gì?
Final Invoice là hóa đơn chính thức (hay Hóa đơn cuối cùng), loại Invoice này được bên bán sử dụng để xác nhận tổng giá trị hàng hóa cuối cùng mà bên mua phải thanh toán. Thông tin trên Invoice chính thức có thể giống hoặc khác với những hóa đơn tạm tính trước đó, chúng sẽ bao gồm các thông số điều chỉnh giá trị như chiết khấu, giảm giá, hoặc các phụ phí khác (nếu có).
Hướng dẫn các bước lập và xuất Invoice trong xuất nhập khẩu
Nếu như bạn đang thắc mắc các bước xuất Invoice như thế nào thì hãy tham khảo các bước dưới đây. Những bước lập Invoice này được dựa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam và Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam.
- Bước 1: Xác định loại Invoice cần lập, bạn hãy chọn hóa đơn phù hợp để yêu cầu thanh toán giao dịch.
- Bước 2: Bạn điền thông tin đầy đủ trên chứng từ Invoice gồm Letterhead, số hóa đơn – ngày lập, thông tin bên mua, bên bán, mô tả chi tiết sản phẩm, giá món hàng, giá cả tổng kiện hàng, số lượng hàng hóa, các điều khoản giao dịch, ký tên – đóng dấu…
- Bước 3: Kiểm tra lại thông tin đã điền, đây là điều rất quan trọng vì nếu sai sót thì sẽ có thể xảy ra trong vận chuyển và tranh chấp.
- Bước 4: Ký số tiến hành xuất Invoice (nhớ tạo bản sao có đánh dấu rõ “BẢN SAO”) và gửi cho bên mua hàng.
Các bước này được Tesla Express áp dụng lập cho khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa tại hải quan. Thỉnh thoảng sẽ có những bước thay đổi tùy biến tùy vào tình huống thực tế.
Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn Invoice
Theo kinh nghiệm của Tesla Express, bạn nên chú ý những điều quan trọng sau đây khi tạo lập hóa đơn Invoice:
- Bạn phải chú ý điền thông tin chính xác với thỏa thuận 2 bên: Mọi thông tin trên Invoice đều rất quan trọng, hãy kiểm tra đầy đủ từ địa chỉ, số liên hệ, email, tên bên gửi và bên nhận… cho đến thông tin của Invoice như loại gì, mã, ngày phát hành…
- Kiểm tra toàn bộ mô tả hàng hóa: Bạn nên cung cấp những mô tả mặt hàng giao dịch một cách đầy đủ, như loại hàng, mã HS, số lượng, giá trị mỗi món hàng, trọng lượng mỗi mặt hàng, tổng đơn giá cần thanh toán, các điều khoản thanh toán khác…
- Quy định giao dịch khác: Thường là những thông tin về phương thức thanh toán, nơi xuất hàng – nơi nhận hàng, điều kiện giao hàng Incoterms, thông số ngày giờ vận chuyển, thỏa thuận giữa các bên, chữ ký và đóng dấu đúng nơi…
Phân biệt hóa đơn Invoice với những chứng từ khác
Dưới đây là so sánh chi tiết giữa chứng từ Invoice cùng với 4 loại giấy tờ liên quan khác, bao gồm: Bill, Receipt, Quotation, và Purchase Order.
| Tiêu chí | Invoice (Hóa đơn) |
Bill (Hóa đơn thanh toán) |
Receipt (Biên lai, biên nhận) |
Quotation (Báo giá) | Purchase Order (Đơn đặt hàng) |
| Bên tạo lập | Người bán | Người mua | |||
| Thời gian lập | Sau khi giao hàng, trước khi thanh toán | Sau khi nhận được thanh toán từ bên mua | Trước khi gửi hàng | Trước khi nhận hàng của bên bán | |
| Thông tin bên trong | Chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, giá cả, giá tổng, điều khoản thanh toán, thông tin bên bán – bên mua | Chi tiết hàng hóa, và thông tin bên bán | Số tiền đã thanh toán, có thông tin bên mua – bên bán | Chi tiết hàng hóa, giá đề xuất, điều kiện giao dịch | Chi tiết hàng hóa mà bên mua đặt (số lượng, loại hàng, điều kiện giao hàng…) |
| Vai trò | Xác nhận số tiền phải thanh toán và ghi nhận doanh thu | Thông báo số tiền thanh toán, thường để giao dịch trực tiếp | Xác nhận giao dịch hoàn tất | Cơ sở cho bên mua xem giá. | Cơ sở cho bên bán chuẩn bị hàng cho bên nhận. |
Trên thực tế Invoice cũng thường bị nhầm lẫn với một loại giấy tờ khác là phiếu đóng gói Packing List. Ở một số quốc gia và bên vận tải hàng hóa có kết hợp 2 loại giấy tờ này gọi là Invoice Packing List. Nếu bạn quan tâm thì hãy xem thêm bài viết tìm hiểu Packing List là giấy tờ gì của Tesla Express.
Các câu hỏi thường gặp về chứng từ Invoice FAQs
Mẫu Invoice xuất nhập khẩu tiêu chuẩn
Dưới đây là một mẫu giấy tờ Invoice tiêu chuẩn mà bạn có thể tham khảo từ Tesla Express.
Nếu bạn muốn tải về mẫu Commercial Invoice file Excel đơn giản thì hãy vào đây.
Invoice có bắt buộc không?
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Tổng cục hải quan Việt Nam, hóa đơn Invoice là một loại chứng từ bắt buộc phải có trong xuất nhập khẩu. Vì đây là một trong những loại chứng từ quan trọng cần thiết để khai báo hải quan, để thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế, và để tính giá trị thương mại thuế cho hàng hóa.
Khi nào cần xuất hóa đơn Invoice?
Bạn phải xuất hóa đơn Invoice trong những trường hợp sau đây:
- Hoàn thành việc giao hàng cho bên mua.
- Làm thủ tục khai báo hải quan để xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.
- Đối tác của bạn là khách hàng doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Xuất Invoice nếu được yêu cầu từ bên mua hàng hoặc bên kế toán thuế.
- Thanh toán giao dịch có trị giá từ 200,000 VND trở lên.
Payment Invoice là gì?
Payment Invoice là thuật ngữ tiếng anh của “Hóa đơn thanh toán”, là chứng từ thương mại do bên người bán phát hành gửi cho người mua, thông tin trong Invoice sẽ chi tiết mô tả về sản phẩm như: loại hàng, số lượng, giá cả, tổng số tiền mà bên mua phải thanh toán cho bên bán.
Những thông tin nào cần có trong một hóa đơn Invoice?
Một hóa đơn Invoice phải có những thông tin cơ bản như Số hóa đơn, Ngày phát hành, Tên khách hàng, Danh sách hàng hóa, Tổng số tiền… Ngoài ra, còn khá nhiều thông tin khác cần có trên giấy tờ Invoice mà bạn cần bổ sung nếu muốn hoàn thiện và khai báo thủ tục hải quan dễ dàng. Bạn có thể tham khảo thông tin bên trên của Tesla Express để biết thêm chi tiết.
Hóa đơn điện tử có ưu điểm gì so với hóa đơn giấy?
Hơn đơn điện tử (còn gọi là E-Invoice) có ưu điểm là giúp người mua, người bán và bên hải quan kiểm soát thông tin hàng hóa giao dịch dễ dàng hơn Invoice giấy. Chúng được bắt buộc phải sử dụng để thay thế hóa đơn thương mại giấy truyền thống kể từ ngày 01/07/2022 (theo thông tư 78/2021/TT-BTC). Dưới đây là những ưu điểm của hóa đơn điện tử E-Invoice:
- Tiết kiệm thời gian lập và gửi Invoice.
- Tiết kiệm chi phí in giấy và phí lưu trữ.
- Tiện lợi hơn trong việc quản lý thống kê Invoice.
- Độ an toàn và bảo mật cao vì cần mã xác thực của Tổng cục Thuế.
- Kết hợp được nhiều phần mềm kế toán để các doanh nghiệp quản lý.
Trên đây là tổng hợp những điểm quan trọng về khái niệm Invoice là gì. Mong rằng với thông tin mà Tesla Express cung cấp, bạn sẽ tìm hiểu rõ hơn về các loại Invoice, những thông số cần có trong chứng từ hóa đơn, hướng dẫn quy trình lập xuất Invoice và file mẫu invoice cơ bản. Nếu như bạn có nhu cầu tìm hiểu rõ hơn về các thuật ngữ xuất nhập khẩu thì hãy tham khảo các bài viết khác của Tesla Express.
