Trong trao đổi thương mại quốc tế thì Packing List luôn là yêu cầu bắt buộc. Trong bài viết sau, hãy cùng Tesla Express tìm hiểu Packing List là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Chúng tôi sẽ giải thích giúp bạn để nắm rõ về khái niệm, phiếu đóng hàng này có mấy loại, đóng vai trò và chức năng gì trong vận tải logistics, nội dung của Packing List gồm những gì, những lưu ý quan trọng khi lập phiếu đóng gói và cùng tham khảo mẫu Packing List cơ bản nhất hiện nay.
Định nghĩa Packing List là gì trong xuất nhập khẩu?
Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa) là một bảng kê khai danh mục hàng hóa tương tự như thỏa thuận hợp đồng. Đây là loại chứng từ quan trọng cho hoạt động xuất nhập khẩu thương mại quốc tế. Các thông số trên Phiếu đóng hàng có giá trị như hóa đơn nhưng không có giá trị làm thông tin thanh toán, các thông tin thể hiện trên phiếu thường là mô tả chi tiết hàng hóa, quy cách đóng gói, số lượng, loại bao bì, trọng lượng, kích thước liên quan đến kiện hàng…
Packing List có bao nhiêu loại?
Hiện tại, phân loại Packing List được chia thành 3 loại, bao gồm:
- Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết (Detailed Packing List): đây là loại phổ biến nhất, tiêu đề phiếu này có ý nghĩa là kê khai thông tin chi tiết về kiện hàng.
- Phiếu đóng gói hàng hóa trung lập (Neutral Packing List): chức đầy đủ thông tin về hàng hóa nhưng không đề cập đến thông tin của người bán (người gửi hàng).
- Phiếu đóng gói hàng hóa kèm trọng lượng (Packing and Weight List): tương tự như phiếu đóng hàng chi tiết nhưng kèm theo thông tin từng loại trọng lượng của kiện hàng.
Mục đích sử dụng Packing List trong XNK hiện nay
Các mẫu giấy tờ Packing List là một loại chứng từ không thể thiếu của hoạt động vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu logistics. Sau đây là một vài mục đích quan trọng của phiếu đóng gói:
- Kiểm tra thông tin hàng hóa: giúp các bên tham gia vào quá trình gửi hàng kiểm tra và xác minh thông tin về mặt hàng vận chuyển, gồm: số lượng, trọng lượng, kích thước…
- Hỗ trợ phục vụ thông quan: Các cục hải quan sẽ dựa vào phiếu đóng gói để kiểm hàng, nếu thông tin khai báo chính xác với lô hàng thực tế thì việc thông quan sẽ nhanh hơn.
- Xử lý các vấn đề khiếu nại: Nếu như xảy ra các vấn đề về thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa thì việc kiện cáo thông quan phiếu đóng gói sẽ được sử dụng giải quyết tranh chấp.
- Giải quyết nhu cầu thanh toán: Hỗ trợ làm cơ sở xác nhận thanh toán giao hàng cho các bên vận chuyển và bên nhận kiện hàng đó.
Vai trò của Packing List đối với các bên vận chuyển hàng hóa
Vai trò của Phiếu đóng gói Packing List còn được sử dụng cho nhiều vai trò khác nhau:
- Đối với người bên gửi hàng: Giúp kiểm soát lại kiện hàng trước khi khai báo hải quan để vận chuyển, giúp họ kiểm tra thông tin về số lượng, loại hàng… nhằm tránh sai sót trong việc vận chuyển. Đồng thời, đây cũng là công cụ để bên gửi làm giấy tờ thủ tục hải quan khác bao gồm cả việc mua bảo hiểm hàng hóa.
- Đối với người nhận hàng: Hỗ trợ bên nhận hàng kiểm tra số lượng và mặt hàng sắp nhập về, đây là điều đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa nhập khẩu số lượng lớn. Đây là giấy tờ giúp bên nhận làm thủ tục hải quan nhập hàng và thông quan hàng hóa về.
- Đối với bên dịch vụ gửi hàng: chứng từ Packing List được xem là loại giấy tờ giúp họ kiểm soát hàng hóa trước khi nhận dịch vụ, giúp họ kiểm tra xem việc gửi hàng hóa có hợp lệ không, vận chuyển bằng phương tiện gì, hay bảo quản như thế nào cho phù hợp.
- Đối với bên hải quan: Việc hàng hóa có kèm phiếu đóng gói sẽ giúp họ dễ dàng kiểm tra và xác nhận hàng hóa, tránh việc gửi hàng lậu gửi hàng cấm vào quốc gia khác. Tùy vào mỗi quốc gia mỗi cục hải quan mà yêu cầu thông tin trên phiếu sẽ khác nhau đôi chút. Dựa vào mã HS hàng hóa mà họ sẽ làm cơ sở đánh thuế hoặc thu phí thông quan.
Chức năng của Packing List là gì?
Dưới đây là những chức năng thực tế của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa:
- Kiểm tra thông tin về kiện hàng chứa gì: nhằm hỗ trợ các bên (bên gửi – bên nhận – bên hải quan) xác định bạn vận chuyển những gì, số lượng, trọng lượng, xem có gửi thiếu, gửi sai, gửi thừa mặt hàng nào hay không…
- Dùng để tạo lập Bill of Lading: giấy Vận đơn đường biển sẽ đóng vai trò là xác thực cho biên lai vận chuyển hàng hóa cho bạn. B/L cũng là loại giấy tờ khẳng định quyền sở hữu hàng hóa.
- Giấy tờ Packing List có giúp tìm kiếm hàng hóa: Thường nếu bạn gửi số lượng lớn thì việc này sẽ rất thuận lợi, đặc biệt là về phía hải quan hoặc đơn vị đại hiện khai báo thủ tục. Ví dụ: bạn sẽ dựa vào phiếu đóng gói để tìm 1 mặt hàng cụ thể đang ở pallet nào…
- Giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả: Các thông số trên Packing List cũng có giá trị cho bên dịch vụ sử dụng nguồn lực hợp lý, họ sẽ xem xét sử dụng nhân công bao nhiêu hay dùng thêm các loại xe câu nâng nào…
- Giúp lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp: Hiểu đơn giản là hàng hóa càng nhiều hoặc càng đặc thù, thì đòi hỏi bên dịch vụ phải sử dụng phương tiện càng hiện đại để đảm bảo an toàn và thuận tiện trong khâu vận chuyển.
- Giúp tính toán khu vực bốc dỡ hàng hóa: Sau khi kiểm tra những thông tin về hàng hóa, từ đó sẽ giúp cho bên dịch vụ sắp xếp hàng hóa, cần bao nhiêu chỗ để lưu kho. Điều này sẽ rất quan trọng trong vận chuyển đường biển khi mà vị trí thuê container sẽ tốn kém nhiều chi phí.
Chi tiết tất cả những thông tin cần có trên Packing List
Nội dung của Packing List phải có những thông tin sau đây:
- Thông tin bên bán (còn gọi là Seller, Shipper, Exporter hoặc bên gửi): Tên, địa chỉ, sdt, số fax.
- Thông tin bên mua (còn gọi là Buyer, Consignee, Importer hoặc bên nhận): Tên, địa chỉ, sdt, số fax.
- Thông tin người đại diện nhập hàng (Notify Party): dành cho bên đứng ra nhận hàng ở điểm đến.
- Số của phiếu đóng gói và ngày lập phiếu.
- Số tham chiếu (Reference No)
- Cảng gửi hàng (Port of Loading)
- Cảng nhận hàng (Port of Destination)
- Tên tàu và số chuyến hàng gửi (Vessel Name)
- Thời gian khởi hành gửi hàng dự kiến (Expected Time of Departure – ETD)
- Toàn bộ thông tin mô tả hàng hóa (Description of Goods): Tên sản phẩm, mã HS, số lượng, trọng lượng…
- Kích thước kiện hàng (Dimensions) tính bằng dài x rộng x cao / 5000.
- Tổng giá trị kiện hàng (Total Amount) ghi rõ bằng số và chữ để xác định kiện hàng được trao đổi giao dịch bao nhiêu.
- Phương thức thanh toàn (Payment Term) đề cập việc thanh toán giữa bên gửi và bên nhận, bao gồm: tên ngân hàng, địa chỉ bank, Swift Code, số tài khoản, bên nhận tiền…
- Số lượng tổng bao nhiêu kiện hàng (Packing)
- Trọng lượng tổng (Gross Weight) và Trọng lượng tịnh kiện hàng (Net Weight)
- Đơn vị từng hạng mục sản phẩm (Unit)
- Nguồn gốc xuất xứ của hàng gửi (Country of Origins)
- Chữ ký, đóng dấu và các loại Shipping Mark trên kiện hàng để nhận dạng hàng hóa.
- Những ghi chú bổ sung của bên gửi (Remark).
- Một bản phiếu đóng gói được dán kèm bên ngoài kiện hàng để hải quan và các bên vận chuyển có thể kiểm tra thông tin.
Trong một số mẫu Packing List sẽ yêu cầu khai báo nhiều thông tin hạng mục khác không nằm trong danh sách trên. Lúc đó, bạn có thể hỏi bên hải quan hoặc bên nhận dịch vụ để họ tư vấn hỗ trợ cho bạn điền thông tin. Hiện tại, Tesla Express có hỗ trợ dịch vụ gửi hàng hóa quốc tế bao thủ tục hải quan, chúng tôi có thể giúp bạn điền mọi thông tin của Packing List chính xác.
Những lưu ý quan trọng khi làm giấy tờ Packing List
Tesla Express sẽ tổng hợp lại dưới đây một số chú ý quan trọng khi tạo lập giấy tờ Packing List.
- Khi điền thông tin hàng hóa vào Phiếu đóng gói thì buộc phải kiểm tra thông tin chính xác và đầy đủ. Từng có nhiều trường hợp khách hàng điền sai sót hoặc thiếu thông tin, khiến kiện hàng bị trả lại hoặc bị giữ lại lâu hơn ở hải quan gây tốn thời gian và chi phí.
- Những thông tin quan trọng bạn nên kiểm tra kỹ trên phiếu đóng gói sẽ bao gồm: quy cách đóng hàng, kích thước, ngày lập phiếu, bên gửi và bên nhận (Seller và Buyer), mọi thông tin về hàng hóa, gồm: tên, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, mã HS (nếu có)…
- Sử dụng những mẫu Phiếu đóng gói phù hợp với lô hàng, ví dụ như bạn sử dụng từ bên dịch vụ vận chuyển nào thì nên dùng mẫu của họ.
- Luôn nhớ nên có 2 bản Phiếu đóng hàng: với 1 bản đặt bên ngoài kiện hàng để cơ quan hải quan và bên vận chuyển kiểm tra, và 1 bản nằm trên trong thùng hàng của bạn.
- Trên phiếu, bạn phải viết theo ngôn ngữ dễ hiểu nhất (thường theo tiêu chuẩn quốc tế sẽ là Tiếng Anh), bạn cũng phải có chữ ký và dấu mộc xác nhận một cách rõ ràng.
Phân biệt Packing List với những giấy tờ liên quan khác
Dưới đây là những đặc điểm phân biệt Packing List cùng với những giấy tờ chứng từ xuất nhập khẩu khác.
- Khác biệt giữa Packing List và Commercial Invoice (CI): Phiếu đóng gói dùng để chỉ chi tiết của kiện hàng hóa và bao bì của chúng. Còn Hóa đơn thương mại (CI) dùng để nói về các khía cạnh thông tin thanh toán và giá trị của kiện hàng hóa đó.
- Khác biệt giữa Packing List và Bill of Lading (B/L): Vận đơn đường biển (B/L) là một dạng hóa đơn hợp đồng giữa bên gửi và bên vận chuyển hàng, đóng vai trò chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Còn Phiếu đóng gói chỉ được xem là một phần trong hợp đồng, chỉ là phiếu đóng gói liệt kê chi tiết về hàng hóa chứ không có giá trị khẳng định sở hữu.
Tổng hợp những câu hỏi thắc mắc về Packing List FAQ
Sau đây là phần giải đáp tổng hợp cho những vấn đề thắc mắc của khách hàng về Phiếu đóng gói Packing List.
Xem mẫu Packing List gồm có những gì
Bạn có thể tham khảo mẫu Packing List chuẩn dưới đây để hình dung thông tin chi tiết.
Nếu bạn muốn tải về bảng mẫu Packing List form Excel thì hãy vào đây.
Những loại Packing List đó do ai phát hành?
Thông thường, Packing List do người bán tạo lập để nêu rõ thông tin hàng hóa cần vận chuyển. Đôi khi bên người mua hoặc là bên dịch vụ vận chuyển tạo lập Phiếu đóng gói dựa theo thông tin cung cấp từ bên người bán. Những thông tin này thường sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, loại hàng, mã hàng hóa và quy cách đóng gói chi tiết.
Invoice Packing List là gì
Invoice Packing List là một khái niệm gộp lại từ 2 thuật ngữ Invoice và Packing List. Trong đó, Invoice được hiểu là hóa đơn thương mại, phổ biến nhất có 2 dạng là Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoices (CI). Còn Packing List là phiếu đóng gói hàng hóa dùng để kê khai thông tin hàng hóa chi tiết (như đã đề cập ở phần trên của bài viết). Ở một số quốc gia hoặc hãng tàu sẽ cho phép bạn sử dụng một giấy tờ gộp Invoice Packing List khi vận chuyển hàng hóa.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu rõ hơn khái niệm Invoice thì bạn hãy tham khảo bài viết thuật ngữ Commercial Invoice là gì của Tesla Express.
Trên đây là toàn bộ những thông tin quan trọng nhất về Packing List là gì? Phân loại 3 dạng phiếu đóng gói, mẫu Packing List mới nhất, và các thông tin quan trọng khi tạo lập phiếu đóng gói trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn có nhu cầu vận chuyển hàng đi nước ngoài mà cần hỗ trợ làm thủ tục phiếu đóng gói thì hãy liên hệ Tesla Express, qua hotline 0942 923 365.
