Commercial Invoice là một chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu quốc tế. Chứng từ này chứa các thông tin chi tiết về hàng hóa trong quá trình giao dịch. Để hiểu rõ hơn về Commercial Invoice là gì và vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu, hãy cùng Tesla Express tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Thuật ngữ Commercial Invoice là gì
Commercial Invoice viết tắt là gì và CI là gì? Commercial Invoice, hay CI, là chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, giúp bạn xác nhận quá trình mua bán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. Đây là giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ giao dịch, hỗ trợ thủ tục hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế.
Một CI thường bao gồm các thông tin chính như:
- Thông tin về người bán – Exporter/Seller
- Thông tin về người mua – Importer/Buyer
- Số và ngày phát hành hóa đơn – Invoice Number and Date
- Mô tả chi tiết về hàng hóa – Description of Goods
- Điều kiện Incoterms
- Cách thức thanh toán quốc tế – Terms of Payment
- Quốc gia sản xuất hàng hóa – Country of Origin
- Thông tin ship hàng – Shipping Information
Theo thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài Chính, Commercial Invoice là giấy tờ bắt buộc được yêu cầu khi xuất hoặc nhập khẩu vào các nước châu âu. Cụ thể, trong Điều 16 của Thông tư này, về hồ sơ khai báo hải quan, CI là tài liệu buộc phải nộp khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hoá ra quốc tế. Thường CI sẽ do công ty xuất khẩu phát hành giúp làm căn cứ xác định giá trị hải quan và thuế doanh nghiệp cần nộp.
Ta có thể thấy Commercial Invoice thường dùng trong xuất nhập khẩu để hỗ trợ thủ tục hải quan và tính thuế. Trong khi đó còn có một thuật ngữ rộng hơn là Invoice dùng để áp dụng cho giao dịch mua bán chung mà không yêu cầu chi tiết về thuế quan. Để hiểu rõ hơn về Invoice là gì, bạn có thể tham khảo thêm bài viết của Tesla Express.
Vai trò của hóa đơn thương mại CI trong xuất nhập khẩu
Commercial Invoice là chứng từ xác nhận thỏa thuận mua bán giữa khách hàng và doanh nghiệp. Đây là tài liệu thiết yếu, có vai trò đa dạng trong quá trình xuất/nhập khẩu. Dưới đây, Tesla Express xin liệt kê một số vai trò chính của chứng từ CI:
Vai trò pháp lý
Hoá đơn CI là tài liệu chính để các bên đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong giao dịch và có giá trị pháp lý trong trường hợp tranh chấp.
Vai trò khai báo hải quan
Chứng từ CI là căn cứ khai báo hải quan, hỗ trợ việc tính thuế nhập khẩu, phí hải quan và các loại phí khác theo quy định của quốc gia nhập khẩu.
Vai trò yêu cầu thanh toán
Commercial Invoice được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ phía bên mua hoặc ngân hàng khi hàng hóa đã được giao đúng theo thỏa thuận và điều kiện đã ký kết.
Vai trò đối chiếu thông tin
Hoá đơn CI giúp cơ quan chức năng kiểm tra xuất xứ và chất lượng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế hoặc yêu cầu của quốc gia nhập khẩu.
Vai trò giảm thiểu rủi ro pháp lý
Chứng từ CI giúp các bên tham gia giao dịch tuân thủ các quy định về thuế quan, hải quan, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính, tránh các tranh chấp liên quan đến thanh toán.
Vai trò chứng cứ
Hóa đơn thương mại đóng vai trò chứng cứ quan trọng để giải quyết bất đồng khi có tranh chấp về thanh toán hoặc giao hàng.
Với những vai trò quan trọng này, chứng từ CI không chỉ là một chứng từ tài chính mà còn là một yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và an toàn trong các giao dịch xuất nhập khẩu quốc tế.
Commercial Invoice phát hành khi nào
Chứng từ thương mại thường được phát hành khi hàng hóa đã được xác nhận chính xác, đầy đủ về số lượng, chủng loại và giá trị. Thời gian phát hành hoá đơn phụ thuộc vào phương thức thanh toán như:
- Thanh toán trả trước: Hóa đơn CI thường phát hành trước khi giao hàng để người mua hoàn tất nghĩa vụ tài chính.
- Phương thức trả sau: Hóa đơn thương mại được lập sau khi hàng được gửi đi, làm căn cứ để thanh toán theo kỳ hạn thỏa thuận.
- Thanh toán bằng thư tín dụng: Chứng từ CI phải phát hành theo yêu cầu của ngân hàng, thường đi cùng bộ chứng từ để giải ngân.
Các nội dung chính trong mẫu hóa đơn thương mại CI
Dưới đây là các nội dung chính trong một Commercial Invoice tiêu chuẩn mà người lập hóa đơn bắt buộc phải có:
- Thông tin seller: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Thông tin buyer: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Số Invoice: Được người bán đặt theo hệ thống quản lý của họ.
- Ngày Invoice: Ngày hóa đơn được lập, thường trước hoặc cùng ngày với ngày giao hàng.
- Phương thức thanh toán: T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/A (Documents against Acceptance), D/P (Documents against Payment).
- Thông tin hàng hóa: Gồm tên, chủng loại, số lượng, đơn giá, tổng giá trị từng mặt hàng.
- Điều kiện giao hàng: Là điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) như FOB, CIF, EXW, DDP,…
- Nước xuất xứ: Quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất hoặc chế tạo.
- Phương tiện chuyển: Đường biển, đường hàng không, đường bộ.
- Phước thức vận chuyển: Cảng đi và cảng đến (Port of Loading and Port of Discharge).
- Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký của người có thẩm quyền từ phía người bán, kèm theo con dấu công ty (nếu có) để xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn.
Các loại Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu
Mỗi loại chứng từ CI có vai trò khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của từng giao dịch và quốc gia nhập khẩu. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn giúp quá trình thanh toán và thông quan diễn ra thuận lợi. Tesla Express sẽ liệt kê đầy đủ các loại chứng từ thương mại cho bạn bên dưới:
- Hóa đơn Final: Là chứng từ chính thức dùng để thanh toán toàn bộ sau khi hợp đồng hoàn tất và hàng hóa đã được giao.
- Hóa đơn Provisional: Hóa đơn được dùng khi giá hàng hóa chưa xác định chính xác, thanh toán theo từng phần, hoặc giá tạm tính.
- Hóa đơn Detailed: Đây là chứng từ dùng cung cấp thông tin chi tiết về thành phần giá trị của hàng hóa, giúp phân tích giá trị sản phẩm.
- Hóa đơn Proforma: Là hóa đơn chiếu lệ, không yêu cầu thanh toán, thường dùng để cung cấp thông tin trước khi giao dịch thật diễn ra như gửi hàng mẫu, triển lãm hoặc hàng hóa dùng thử.
Ngoài ra còn hai loại chứng từ Commercial Invoice khác nhưng có tính chất khác nhau là:
- Hóa đơn thương mại có chữ ký (Signed Commercial Invoice): Một loại Commercial Invoice yêu cầu có chữ ký để xác nhận tính hợp lệ và chính xác của thông tin, thường là yêu cầu pháp lý trong một số giao dịch cần xác minh tính hợp pháp.
- Hóa đơn phi thương mại (Non-Commercial Invoice): Loại chứng từ này không liên quan đến giao dịch mua bán, thường dùng cho hàng hóa không có mục đích thương mại, như quà tặng, mẫu thử, hoặc hàng không phục vụ cho mục đích bán.
Một số lưu ý quan trọng khi lập Commercial Invoice
Khi tạo Commercial Invoice, bạn cần chú ý đến các yếu tố chính xác, tránh sai sót để bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch Logistic. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn thương mại bạn cần chú ý.
- Đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác: Bạn nên kiểm tra kỹ về số lượng, giá trị, chủng loại, và nguồn gốc hàng hóa để tránh sai sót khi thông quan.
- Điều kiện giao hàng rõ ràng: Bạn chắc chắn đã ghi rõ điều kiện giao hàng (CIF hoặc FOB) để tránh sự hiểu lầm về trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
- Chính xác về đơn vị tiền tệ: Người lập CI nên xác nhận rằng đơn vị tiền tệ trên giấy tờ phải phù hợp với thỏa thuận giữa các bên.
- Thông tin người nhận rõ ràng: Chứng từ CI phải đảm bảo các thông tin về người mua và người nhận là chính xác, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế.
- Phân biệt giữa các chứng từ: Người lập chứng từ CI phải đảm bảo không nhầm lẫn CI với các giấy tờ khác như Packing List hay hóa đơn xuất khẩu/nhập khẩu.
Có thể thấy ngoài Commercial Invoice thì phiếu đóng gói Packing List cũng là một loại chứng từ quan trọng việc lập hồ sơ hải quan. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phiếu đóng gói thì hãy tham khảo bài viết Packing list là gì của Tesla Express.
Tham khảo Commercial Invoice mẫu mới nhất
Tesla Express mời bạn tham khảo mẫu chứng từ CI mới nhất 2025 bên dưới.
Bạn có thể tải file ảnh mẫu Commercial Invoice tại đây.
Tổng hợp câu hỏi liên quan về hóa đơn thương mại trong XNK FAQS
Có thể tạo Commercial Invoice trực tuyến không?
Có, bạn có thể tạo Commercial Invoice trực tuyến qua các nền tảng hoặc phần mềm quản lý xuất nhập khẩu.
Có cần chứng nhận từ cơ quan nhà nước cho Commercial Invoice không?
Không, Commercial Invoice không yêu cầu chứng nhận từ cơ quan nhà nước, trừ khi đó là yêu cầu cụ thể trong một số quốc gia.
Có cần dịch Commercial Invoice khi giao dịch quốc tế?
Có, nếu ngôn ngữ của hóa đơn của bạn không phải ngôn ngữ của quốc gia nhập khẩu, bạn cần dịch sang ngôn ngữ địa phương hoặc tiếng Anh.
Commercial Invoice có thể được sửa đổi sau khi phát hành không?
Hóa đơn thương mại có thể sửa đổi nhưng cần phát hành một bản sửa đổi hoặc bổ sung và thông báo cho các bên liên quan.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết giúp bạn hiểu rõ hơn về Commercial Invoice là gì trong xuất Logistic. Việc lập chứng từ CI chính xác không chỉ đảm bảo quyền lợi hợp pháp mà còn giúp tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để gửi hàng đi châu Âu và lo trọn gói thủ tục làm hóa đơn CI, đừng ngần ngại liên hệ với Tesla Express.
