Trong thương mại quốc tế, Sale Contract (hợp đồng ngoại thương) đóng vai trò làm chứng từ quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Trong bài viết này, hãy cùng Tesla Express tìm hiểu chi tiết Sale Contract là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Nội dung chi tiết hợp đồng này gồm có gì và tải về mẫu Sale Contract mới nhất.
Định nghĩa Sale Contract là gì
Sale Contract (hay còn gọi là Hợp đồng ngoại thương) là một tài liệu thỏa thuận pháp lý giữa người bán và người mua trong giao dịch hàng hóa quốc tế. Giấy hợp đồng này sẽ ghi rõ các trách nhiệm và điều khoản giao dịch giữa hai bên mua bán, bao gồm loại hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, cách vận chuyển và thời gian giao nhận hàng.
Tải về mẫu Sale Contract mới nhất tại đây.
Vai trò của Sale Contract trong xuất nhập khẩu là gì
Trong xuất nhập khẩu, Sale Contract có vai trò làm quan trọng trong việc khai báo hải quan hồ sơ thủ tục hải quan và giao dịch thương mại giữa bên mua cũng như bên bán. Dưới đây là chi tiết các vai trò của Hợp đồng ngoại thương trong XNK Logistics:
- Xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên: Các điều khoản trách nhiệm của bên mua và bên bán giúp thông tin minh bạch, tránh bị tranh chấp nếu có.
- Cơ sở phát lý nếu phải tranh chấp: Hợp đồng sẽ được dùng làm cơ sở đối chiếu thông tin hàng hóa giao dịch, bảo vệ quyền lợi của các bên.
- Xác định điều kiện thương mại quốc tế khi vận chuyển: Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) sẽ nêu rõ bên nào sẽ có trách nhiệm về bảo hiểm, đóng thuế hải quan…
- Làm cơ sở thanh toán xuất nhập khẩu cho các loại chứng từ khác: Hợp đồng ngoại thương là tài liệu phải có để mở Thư tín dụng (L/C). Ngoài ra, hợp đồng này cũng là cơ sở để làm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại Commercial Invoice hay Packing List…
- Giúp kiểm tra hàng hóa và tiến độ vận chuyển: Hợp đồng Sale Contract có nêu rõ về chất lượng hàng, phương thức kiểm tra hàng, thời gian giao nhận, tiêu chuẩn đóng gói… Nếu như vị phạm một trong những điều trên thì bên mua hàng có quyền khiếu nại.
- Làm hồ sơ thủ tục hải quan: Hợp đồng S/C là một phần quan trọng trong hồ sơ thủ tục xuất nhập khẩu tại hải quan. Một bộ hồ sơ hải quan sẽ có nhiều giấy tờ như Tờ khai hải quan, phiếu đóng gói Packing List, Commercial Invoice… bao gồm cả Sale Contract.
Chi tiết cấu trúc nội dung của Sale Contract gồm những gì
Trong giao dịch thương mại quốc tế, Sale Contract (Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế) cần được xây dựng theo một cấu trúc chuẩn gồm ba phần chính:
- Phần đầu: Chứa thông tin cơ bản về hợp đồng.
- Phần nội dung: Ghi rõ các điều khoản quan trọng như hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại…
- Phần cuối: Chứa các điều khoản chung và chữ ký của các bên liên quan.
Việc chia từng phần trong văn bản hợp đồng Sale Contract giúp đảm bảo chi tiết quyền và nghĩa vụ của các bên. Dưới đây là cấu trúc chi tiết của một Sale Contract tiêu chuẩn.
Phần đầu của hợp đồng ngoại thương
Phần đầu của hợp đồng cung cấp các thông tin cơ bản giúp xác định hợp đồng và các bên liên quan. Chung quy thường bao gồm:
- Tiêu đề hợp đồng: Hợp đồng thường có tiêu đề bằng tiếng Anh “Sales Contract” hoặc “International Sales Contract”. Bạn có thể viết bằng nhiều ngôn ngữ tùy theo đối tác.
- Số hợp đồng và ngày ký kết: Số hợp đồng giúp các bên dễ dàng tra cứu, quản lý và theo dõi hàng hóa được giao dịch. Còn ngày ký hợp đồng sẽ được dùng để xác định thời điểm hợp đồng có hiệu lực và thời gian thực hiện nghĩa vụ của bên gửi hàng.
- Thông tin cơ bản của các bên trong hợp đồng ngoại thương: thông tin của Bên bán (Seller/Exporter): Ghi rõ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế… Bên mua (Buyer/Importer): Tương tự như bên bán, cần ghi chi tiết để tránh nhầm lẫn. Nếu có bên trung gian (trader, agent, đơn vị vận chuyển) thì cần ghi rõ luôn vai trò của họ.
- Các căn cứ pháp lý hợp đồng ngoại thương: Sale Contract có thể viện dẫn các đạo luật quy định làm cơ sở pháp lý giao thương như Incoterms 2020, Quy định của EU (Tiêu chuẩn hàng hóa, an toàn thực phẩm, chứng nhận xuất xứ), EVFTA, Luật Thương mại Việt Nam, Luật Hải quan, Luật Xuất nhập khẩu…
Phần nội dung bên trong Sale Contract
Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng ngoại thương, phần sẽ quy định chi tiết về hàng hóa, điều kiện giao dịch, trách nhiệm của các bên. Chi tiết sẽ có:
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods): bao gồm tên hàng hóa, mã số HS Code (Harmonized System Code), quy cách đóng gói, kích thước, trọng lượng, số lượng… Nếu hàng hóa có chứng nhận đặc biệt (ISO, HACCP, VietGAP…) thì phải ghi rõ lại.
- Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng (Price and Total Contract Value): Tùy theo thỏa thuận mà bạn sẽ ghi đơn vị tính giá (USD, EUR, VND…); điều kiện giá theo Incoterms 2020: CIF, FOB, EXW, DDP… Nếu có chiết khấu, phương thức áp dụng cần ghi cụ thể.
- Phương thức thanh toán (Payment Terms): Ghi rõ ra các cách thanh toán hợp đồng như T/T (Telegraphic Transfer – Chuyển khoản ngân hàng); L/C (Letter of Credit – Thư tín dụng); D/P, D/A (Documents against Payment/Acceptance)…
- Điều kiện giao hàng và vận chuyển (Delivery Terms & Shipment): Thời gian giao hàng (Lead time); Cảng đi và cảng đến (dành cho vận chuyển đường biển); trách nhiệm bảo hiểm hàng hóa…
- Đóng gói và ghi nhãn (Packing and Marking): Quy định tiêu chuẩn đóng gói: Pallet, thùng carton, container… Nếu có yêu cầu đặc biệt trong quy cách đóng gói thì phải thỏa thuận ghi rõ: hàng dễ vỡ, thực phẩm cần bảo quản lạnh…
- Chứng từ giao hàng (Shipping Documents): Mục này trong hợp đồng sẽ ghi rõ các loại chứng từ hải qua khác như: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill); Giấy chứng nhận xuất xứ C/O; Chứng nhận kiểm dịch, kiểm định, bảo hiểm… (nếu có).
- Khiếu nại và bảo hành (Claims and Warranty): Phần này sẽ ghi các thông tin khiếu nại bao gồm thời gian khiếu nại (đổi hàng hoặc bồi thường); hình thức bồi thường (đổi hàng, giảm giá, hoàn tiền); Điều kiện bảo hành (chủ yếu là dành cho máy móc, thiết bị).
- Bên đứng ra giải quyết tranh chấp (Arbitration & Dispute Resolution): ở đây trong hợp đồng sẽ ghi rõ các cơ quan giải quyết tranh chấp như ICC (Phòng Thương mại Quốc tế) hoặc tòa án thương mại của một quốc gia được giao dịch hàng hóa.
Phần cuối của hợp đồng ngoại thương
Phần cuối của Sale Contract thường bao gồm các điều khoản chung và chữ ký của các bên để hợp đồng có giá trị pháp lý. Cụ thể sẽ có những thông tin sau:
- Điều khoản bổ sung (Additional Clauses): Nếu hai bên có thỏa thuận đặc biệt, cần ghi rõ ở phần này.
- Số bản hợp đồng: Quy định hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ bao nhiêu bản.
- Chữ ký và đóng dấu của các bên: Đại diện bên mua và bên bán sẽ ký tên và đóng dấu. Nếu có bên trung gian thì sẽ cần chữ ký của bên thứ ba ký vào hợp đồng.
Các loại form hợp đồng Sale Contract phổ biến trong giao dịch hàng hóa
Trong vận chuyển quốc tế, Sale Contract được phân ra nhiều loại nhằm sử dụng tùy theo hàng hóa, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng. Dưới đây là một số form hợp đồng ngoại thương phổ biến:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa theo điều kiện Incoterms: Sale Contract Incoterms được sử dụng phổ biến để quy định điều kiện giao hàng đa quốc gia. Hiện tại các mẫu hợp đồng theo Incoterms phổ biến gồm có FOB, CIF, DDP…
- Hợp đồng mua bán hàng hóa theo phương thức thanh toán: Thông dụng nhất gồm 4 loại là Hợp đồng thanh toán bằng L/C (Letter of Credit); Hợp đồng thanh toán bằng T/T (Telegraphic Transfer – Chuyển khoản ngân hàng); và Hợp đồng thanh toán bằng D/P (Documents against Payment) hoặc D/A (Documents against Acceptance).
- Hợp đồng mua bán hàng hóa có điều kiện đặc biệt: Hợp đồng độc quyền (Exclusive Sales Contract); Hợp đồng gia công hàng hóa xuất khẩu; Hợp đồng mua bán hàng mẫu (Sample-based Sales Contract)…
- Hợp đồng mua bán theo loại hàng hóa: Hợp đồng mua bán nông sản (Agricultural Products Contract); Hợp đồng mua bán thiết bị, máy móc (Machinery and Equipment Sales Contract)…
- Hợp đồng mua bán hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt: Sale Contract đặc biệt chuyên dùng để mua bán hàng dễ hư hỏng như thực phẩm đông lạnh, dược phẩm…
Quy trình ký hợp đồng ngoại thương Sale Contract
Dưới đây là các bước làm hợp đồng ngoại thương Sale Contract giữa bên mua và bên bán.
Xác định nhu cầu và đàm phán sơ bộ:
Trước khi ký hợp đồng Sale Contract thì hai bên sẽ trao đổi thỏa thuận các điều kiện cơ bản của giao dịch, bao gồm:
- Loại hàng hóa: Tên sản phẩm, đặc điểm kỹ thuật, chất lượng.
- Số lượng: Đơn vị tính, trọng lượng, thể tích.
- Giá cả: Đồng tiền thanh toán, đơn giá theo Incoterms.
- Điều kiện giao hàng: FOB, CIF, DAP,… theo Incoterms 2020.
- Phương thức thanh toán: L/C (Thư tín dụng), T/T (Chuyển khoản), D/A, D/P.
- Các chứng từ cần thiết: Hóa đơn thương mại, Packing List, C/O (Chứng nhận xuất xứ), Giấy kiểm dịch,…
- Phương thức giải quyết tranh chấp: Tòa án, cơ quan quản lý, hoặc trọng tài thương mại quốc tế.
Lưu ý rằng giá cả thanh toán hợp đồng có thể được thực hiện bằng nhiều loại tiền tệ quốc tế. Chẳng hạn như giao dịch hàng hóa với các đối tác ở Đan Mạch thì bạn có thể thanh toán bằng đồng DKK thay vì EURO hay DKK. Tham khảo thêm về đồng DKK tại bài viết 1 DKK bằng bao nhiêu tiền Việt Nam tại Tesla Express.
Soạn thảo hợp đồng ngoại thương
Dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận, các doanh nghiệp tiến hành soạn thảo hợp đồng Sale Contract. Một hợp đồng ngoại thương tiêu chuẩn thường bao gồm:
- Phần mở đầu: Thông tin về hai bên giao dịch, số Contract, thời gian và địa điểm.
- Phần nội dung chính: Tên hàng hóa, quy cách kỹ thuật, số lượng, đơn giá; tổng giá trị hợp đồng; điều kiện giao hàng theo Incoterms; thời gian giao hàng; phương thức thanh toán; điều kiện bảo hành, khiếu nại và hoàn trả hàng; bảo hiểm hàng hóa (nếu có); trách nhiệm của các bên.
- Phần kết thúc: Hiệu lực hợp đồng; điều khoản giải quyết tranh chấp; chữ ký đại diện hợp pháp của hai bên.
Đàm phán hợp đồng và sửa đổi
Sau khi soạn thảo, hai bên sẽ tiến hành rà soát lại hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch. Một số nội dung có thể cần điều chỉnh trong hợp đồng Sale Contract:
- Sửa đổi các điều khoản về thanh toán, giao hàng, chất lượng hàng hóa.
- Kiểm tra các nghĩa vụ pháp lý theo luật quốc tế và quy định xuất nhập khẩu tại từng quốc gia.
- Thương lượng về các điều khoản bảo hiểm, bồi thường và giải quyết tranh chấp.
Ký kết hợp đồng ngoại thương
Sau khi đã thống nhất nội dung, hai bên mua bán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng chính thức. Hợp đồng có thể được ký bằng 3 cách:
- Bản giấy: Hai bên ký trực tiếp và đóng dấu pháp nhân.
- Chữ ký điện tử: Nếu hai bên chấp nhận hợp đồng điện tử.
- Scan và gửi qua email: Dùng trong trường hợp giao dịch quốc tế cần xác nhận nhanh.
Thực hiện hợp đồng
Sau khi ký kết, hai bên sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng Sale Contra theo các nội dung đã cam kết.
- Đối với bên xuất khẩu (bên bán): Họ sẽ chuẩn bị hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn hợp đồng; Đóng gói, kiểm định chất lượng, xin cấp chứng nhận xuất xứ (C/O) của hàng hóa; thực hiện khai báo hải quan, và vận chuyển hàng hóa đến điểm nhận giao dịch hàng.
- Đối với bên nhập khẩu (bên mua): Họ sẽ thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận; sắp xếp nhận hàng tại cảng đến, kiểm tra chứng từ và chất lượng hàng hóa; hoàn tất các thủ tục hải quan nhập khẩu.
Giải quyết tranh chấp nếu có
Bước này sẽ được áp dụng nếu như có phát sinh tranh chấp trong hợp đồng ngoại thương, lúc này hai bên có thể xử lý theo 3 hướng:
- Thương lượng trực tiếp để tìm hướng giải quyết.
- Nhờ các bên trọng tài thương mại quốc tế: Theo các tổ chức như ICC, SIAC, VIAC…
- Tòa án: Nếu hợp đồng quy định giải quyết theo hệ thống pháp luật quốc gia liên quan.
Kết thúc hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ hợp đồng ngoại thương, hai bên cần kiểm tra lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng; kiểm tra lại hàng hóa đã được giao dịch; hoàn thành nghĩa vụ thuế và hải quan; và lưu trữ hợp đồng kèm chứng từ giao dịch theo quy định của pháp luật.
Dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài hỗ trợ làm Sale Contract Tesla Express
Tesla Express là đơn vị dịch vụ vận chuyển hàng đi nước ngoài chuyên nghiệp. Chúng tôi nổi bật trong thị trường Logistic Việt Nam với các dịch vụ gửi hàng quốc tế kèm trọn gói thủ tục hải quan, trong đó có cả việc khai báo giấy tờ hợp đồng ngoại thương (Sale Contract). Hoạt động trọn gói này áp dụng cho tất các dịch vụ gửi hàng như gửi hàng đi châu Âu, châu Á, Châu Mỹ…
Giải đáp các thắc mắc về hợp đồng ngoại thương Sale Contract FAQs
Purchase Contract là gì?
Purchase Contract là hợp đồng mua hàng (hoặc dịch vụ) với các thỏa thuận ràng buộc từ bên mua đối với bên bán. Purchase Contract có tính chất giống với hợp đồng Sale Contract nhưng khác nhau về góc độ sử dụng. Hợp đồng mua hàng là do bên mua (Buyer) phát hàng và có mục đích là làm cam kết mua hàng.
Mẫu Sale Contract tiếng Anh gọi là gì?
Mẫu Sale Contract tiếng Anh còn gọi là “Sales Contract Template”.
Link tải file doc Sale Contract mẫu tiếng anh chi tiết và link download Sale Contract PDF.
Sale Contract hay Sales Contract, cái nào mới đúng?
Cả hai đều đúng, nhưng cụm từ Sales Contract thường dùng nhiều hơn, đặc biệt trong ngữ cảnh thương mại quốc tế.
Sale Contract viết tắt là gì?
Trong xuất nhập khẩu Sale Contract còn được viết tắt là SC hoặc S/C.
Sale Contract phát hành khi nào?
Hợp đồng ngoại thương được phát hành sau khi hai bên đạt thỏa thuận về điều khoản giao dịch và cần văn bản ràng buộc.
Sale Contract do ai phát hành?
Hợp đồng ngoại thương Sale Contract thường do bên bán (Buyer) soạn thảo đề xuất và phát hành, nhưng hai bên có thể thương lượng về giá cả dịch vụ.
Annex of Sale Contract là gì?
Annex of Sale Contract được hiểu là Phụ lục hợp đồng ngoại thương, phần này chứa các điều khoản bổ sung như danh mục hàng hóa, điều kiện giao hàng giữ bên mua và bên bán…
Trên đây là tổng hợp chi tiết về Sale Contract là gì? Mong là bài viết đã giúp bạn hiểu được hợp đồng ngoại thương mua bán quốc tế gồm có nội dung nào, quyền nghĩa vụ giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, mẫu Sale Contract mới nhất, và quy trình các bước ký hợp đồng ngoại thương. Nếu bạn muốn tìm hiểu các nội dung thủ tục giấy tờ khác thì hãy tham khảo phần kiến thức XNK của Tesla Express.
