Nếu bạn là người làm về xuất nhập khẩu thì bạn nên hiểu rõ tờ khai hải quan là gì? Tại sao tờ khai hải quan là văn bản quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu qua biên giới? Cùng Tesla Express tìm hiểu chi tiết về tờ khai hải quan, có bao nhiêu loại, ý nghĩa của việc phân luồng, cách ghi khai báo, quy trình các bước làm tờ khai hải quan và những lưu ý cần biết.
Định nghĩa tờ khai hải quan là gì
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là loại văn bản chứng từ được dùng để kê khai đầy đủ thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu tại biên giới hải quan. Việc làm tờ khai hải quan là bắt buộc nếu muốn được thông quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu bất kỳ lô hàng nào. Người thực hiện (người gửi, người nhận, chủ phương tiện) phải kê khai chính xác thì mới được truyền tờ khai hải quan.
Tờ khai hải quan được xử lý phân luồng theo 3 loại:
- Tờ khai hải quan luồng xanh: Tờ khai có luồng xanh có nghĩa là doanh nghiệp đó có độ tin cậy cao, đã được chứng nhận chấp hành tốt các yêu cầu của hải quan. Hàng hóa sẽ được miễn kiểm tra chi tiết giúp việc thông quan vận chuyển được nhanh chóng hơn.
- Tờ khai hải quan luồng vàng: Tờ khai được phân theo luồng vàng nghĩa là bên hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ của doanh nghiệp khai báo, nhưng sẽ không xét hàng hóa. Thường sẽ yêu cầu kiểm tra thông tin về hợp đồng, hóa đơn, CO, vận đơn…
- Tờ khai hải quan luồng đỏ: Luồng đỏ có nghĩa là hải quan sẽ xét duyệt kỹ lưỡng hồ sơ của bên nộp tờ khai và hàng hóa được kê khai. Tình huống này xảy ra khi bên khai báo gửi hàng có độ rủi ro cao, cần phải xét duyệt đặc biệt. Khi đó, phía hải quan sẽ chọn một phần lô hàng để kiểm tra (số lượng ít thì kiểm tra toàn bộ).
Nội dung chính của tờ khai hải quan bao gồm những gì
Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm các phần thông tin quan trọng sau:
Phần 1: Thông tin chung về tờ khai:
- Số tờ khai, ngày khai báo.
- Loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, quá cảnh…).
- Mã loại hình hải quan theo quy định.
- Mã cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai.
Phần 2: Thông tin về người khai hải quan và doanh nghiệp:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
- Thông tin người đại diện khai báo hải quan.
Phần 3: Thông tin về lô hàng:
- Số lượng, khối lượng hàng hóa.
- Phương thức vận chuyển (đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt).
- Địa điểm lưu kho hoặc cảng nhập/xuất hàng.
Phần 4: Thông tin về hàng hóa:
- Mô tả hàng hóa (tên, chủng loại, quy cách).
- Mã HS (Harmonized System Code) để phân loại hàng hóa.
- Xuất xứ hàng hóa (nước sản xuất).
- Đơn vị tính (kg, tấn, cái, lít…).
Phần 5: Trị giá và thuế suất:
- Đơn giá và tổng trị giá hàng hóa.
- Loại tiền tệ thanh toán.
- Các khoản thuế áp dụng: Thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
- Trị giá tính thuế và số tiền thuế phải nộp.
Phần 6: Thông tin về các giấy tờ chứng từ đi kèm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill).
- Chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin).
- Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (nếu có).
- Chứng từ kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm (nếu có).
Phần 7: Thông tin khác:
- Mã số Container (đối với hàng vận chuyển bằng container).
- Ghi chú, thông tin bổ sung khác (nếu cần).
Vai trò của tờ khai hải quan trong xuất nhập khẩu
Việc làm tờ khai hải quan xuất nhập khẩu đóng nhiều vai trò quan trọng cho cả doanh nghiệp khai báo, phía hải quan, và các bên liên quan khác. Cụ thể:
- Cơ sở tính thuế và lệ phí: Tờ khai hải quan cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giúp cơ quan hải quan xác định chính xác số thuế và lệ phí mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định.
- Quản lý và kiểm soát hàng hóa: Thông qua tờ khai, cơ quan hải quan có thể theo dõi nguồn gốc, tính chất, số lượng và mục đích sử dụng của hàng hóa. Điều này đảm bảo cho các doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định, phía hải quan ngăn chặn hàng hóa cấm, hàng giả, hàng nhái, hàng buôn lậu vào thị trường.
- Chứng từ pháp lý: Tờ khai hải quan là bằng chứng pháp lý chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa trong XNK. Nghĩa là hàng hóa của bạn sẽ đạt điều kiện về thủ tục thuế, giấy chứng nhận xuất xứ, đã thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác.
- Hỗ trợ thống kê và hoạch định chính sách: Dữ liệu khai báo trong tờ khai hải quan giúp cơ quan chức năng thống kê hoạt động thương mại của doanh nghiệp và của cả quốc gia. Từ đó phía chính quyền sẽ điều chỉnh chính sách kinh tế phù hợp hơn.
Phân loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay
Trong lĩnh vực XNK logistics, giấy tờ khai báo hải quan được chia thành nhiều loại khác nhau. Điều này nhằm giúp việc kiểm soát hồ sơ giấy tờ hải quan, từ đó đáp ứng các yêu cầu pháp luật và hàng hóa sẽ dễ dàng được thông quan. Cùng Tesla Express tìm hiểu một số loại tờ khai hải quan phổ biến được sử dụng hiện nay:
Tờ khai hải quan nhập khẩu hàng hóa
Tờ khai hải quan nhập khẩu là loại giấy tờ khai báo yêu cầu nhập hàng về Việt Nam từ nước ngoài. Thông tin trên tờ khai nhập khẩu thường là mô tả chi tiết hàng hóa, mã HS, giá trị hàng, thuế suất áp dụng và các chứng từ hải quan có liên quan.
Tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa
Loại tờ khai xuất khẩu hàng hóa được dùng để khai báo hải quan rằng lô hàng sẽ được vận chuyển ra nước ngoài để giao thương. Thông tin trên loại tờ khai hải quan này thường thể hiện chi tiết lô hàng, nguồn gốc gửi, đại diện nhập khẩu, hợp đồng thương mại…
Tờ khai hải quan vận chuyển độc lập
Tờ khai độc lập là một dạng tờ khai dùng để vận chuyển nội địa từ cửa khẩu này đến cửa khẩu khác. Mục đích của tờ khai này là kê khai và kiểm tra hàng hóa, nhằm đảm bảo lô hàng vận chuyển không bị tráo đổi trong quá trình vận chuyển.
Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất
Tờ khai tạm nhập tái xuất là một dạng tờ khai chỉ dùng trong trường hợp hàng tạm nhập vào Việt Nam để quá cảnh, sau đó sẽ được xuất qua nước thứ 3. Đặc điểm của tờ khai dạng này là thời gian quy định rất nghiêm ngặt.
Tờ khai hải quan vận chuyển kết hợp
Loại tờ khai vận chuyển kết hợp là loại tờ khai được sử dụng nhằm kết hợp nhiều hình thức vận chuyển với nhau. Chẳng hạn là sau khi xuất nhập khẩu bằng đường biển/ đường bộ sẽ tiền hành vận chuyển bằng đường sắt để đến điểm giao nhận hàng.
Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ
Loại tờ khai xuất nhập khẩu tại chỗ áp dụng cho các doanh nghiệp nội địa và các khu chế xuất trao đổi thương mại trong nước với nhau. Tờ khai này nhằm mục đích giúp theo dõi hàng hóa chứ không hoạt động khai báo ở cửa khẩu biên giới.
Tờ khai hải quan phi mậu dịch
Tờ khai phi mậu dịch áp dụng khi vận chuyển hàng hóa không vì mục đích thương mại. Nghĩa là bạn gửi hàng dạng quà tặng quà biếu, hành lý cá nhân… thì sẽ phải sử dụng loại tờ khai hải quan này. Đặc điểm nhận diện là gửi hàng hóa số lượng ít và vẫn phải tuân thủ các quy định hải quan nhất định.
Các cách khai báo tờ khai hải quan tại Việt Nam
Tại Việt Nam, bạn sẽ có 4 cách hình thức để khai báo tờ khai hải quan:
- Khai báo hải quan dạng truyền thống: Bạn sẽ khai báo tờ khai hải quan trên giấy và nộp trực tiếp ở đây. Bạn nên áp dụng hình thức này khi hệ thống khai báo điện tử gặp sự cố.
- Khai báo hải quan dạng điện tử: Bạn có thể khai báo tờ khai hải quan thông qua hệ thống điện tử mạng internet. Hình thức này còn gọi là E-Customs Declaration.
- Khai báo tờ khai hải quan tự động: Hình thức này thường được thực hiện thông qua hải quan hệ thống quản lý kho có kết nối với hệ thống thông tin hải quan.
- Khai báo miệng tờ khai hải quan: hình thức này có thể thực hiện trong một số trường hợp đơn giản, hàng hóa có giá trị thấp hoặc theo quy định cụ thể của pháp luật.
Quy trình khai báo tờ khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam đều sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Intelligence Information System) để thực hiện khai báo hải quan. Dưới đây là quy trình cách đọc tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan):
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và thông tin khai báo
Trước khi khai báo tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract).
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Airway Bill – AWB).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu được yêu cầu).
Bước 2. Đăng ký và đăng nhập hệ thống VNACCS
Bạn hãy sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử có tích hợp VNACCS/VCIS để tiến hành đăng ký tờ khai hải quan điện tử. Hoặc bạn sẽ đăng ký “Sử dụng chữ ký số” và “Người sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS” tại website Hải quan Việt Nam: customs.gov.vn.
Hiện tại, bạn có thể đăng ký tờ khai hải quan tại VNACCS/VCIS thông qua 5 phần mềm:
- FPT.VNACCS 278 của FPS FPT.
- ECUS5-VNACCS của Công ty Công nghệ Thái Sơn.
- CDS live 4.5.0.8 của Công ty G.O.L.
- ECS 5.0 của Công ty Softech.
- iHaiQuan 2.0 của Công ty TS24.
Bước 3. Nhập dữ liệu tờ khai hải quan
Bạn hãy điền đầy đủ thông tin hàng hóa muốn nhập, bao gồm: mã HS, trị giá hải quan, loại hình nhập khẩu… Sau đó, hãy chỉ định địa điểm lưu kho, đơn vị vận chuyển và phương thức thanh toán.
Bước 4. Truyền tờ khai hải quan và phân luồng
Sau khi gửi tờ khai, hệ thống VNACCS sẽ tự động phân luồng:
- Luồng xanh: Thông quan ngay, không cần kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ. Hải quan có thể yêu cầu cung cấp thêm chứng từ.
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa trước khi nhập hàng.
Bước 5. Nộp thuế và hoàn thành thông quan
Nếu sau khi khai báo tờ khai mà bạn được ghi nhận phải đóng thuế nhập khẩu, thì hãy thực hiện nộp thuế qua ngân hàng điện tử (E-banking). Sau khi việc đóng thuế được ghi nhận, hệ thống cập nhật trạng thái “Thông quan” và doanh nghiệp có thể nhận hoặc gửi hàng.
Bước 6. Nhận hàng và hoàn tất thủ tục
Sau khi khai báo xác được duyệt thông quan thì doanh nghiệp hãy đến cảng hoặc kho hàng để nhận hàng về. Tại đây, bạn hãy cung cấp mã vạch tờ khai hoặc mã thông quan cho đơn vị vận chuyển để nhận hàng thay bạn.
Những lưu ý quan trọng khi khai báo tờ khai hải quan
Dưới đây là một số lưu ý khi khai báo tờ khai hải quan trong thực tế. Những lưu ý này sẽ giúp các doanh nghiệp khai báo thông tin chính xác, đúng quy định, tránh rủi ro phạt hành chính…
- Về phân luồng tờ khai: Tờ khai sẽ được phân theo 3 luồng (vàng, đỏ, xanh). Trong đó, luồng vàng và đỏ tương ứng với mức độ kiểm tra thực tế lô hàng theo %. Thường phía hải quan sẽ kiểm tra từ 5%, 10%, hoặc 100% lô hàng. Nếu không phát hiện sai phạm thì sẽ kết thúc kiểm tra thực tế, ngược lại nếu phát hiện sai phạm thì sẽ tiếp tục kiểm tra.
- Lưu ý về lô hàng không vận đơn: Các lô hàng xuất nhập khẩu tại chỗ (không có vận đơn) thì cần phải khai báo số quản lý hàng.
- Số lượng hàng hóa trong tờ khai: Mỗi tờ khai khai báo được 50 dòng, nếu khai báo nhiều hơn thì bạn phải sử dụng nhiều tờ khai kẹp vào.
- Kiểm tra thông tin trên tờ khai: Trước khi nộp lên hải quan, bạn nên kiểm tra lại những thông tin sau: mã HS, tên sản phẩm, số lượng, giá trị hàng, bên gửi, bên nhận…
- Đáp ứng những giấy tờ kèm theo: Thông thường tờ khai hải quan sẽ được khai kèm với các loại giấy tờ thủ tục khác để hoàn thiện thủ tục hồ sơ xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bạn nên gửi tờ khai đầy đủ kèm các thông tin chính xác và đồng bộ với nhau.
- Hãy linh động trong việc làm tờ khai hải quan: Bạn có thể làm tờ khai thông qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS của Tổng Cục Hải Quan. Hoặc bạn có thể làm và nộp tờ khai trực tiếp tại của khẩu hải quan mong muốn để tiết kiệm thời gian.
Tờ khai hải quan là một trong những giấy tờ thủ tục sử dụng cho việc vận chuyển xuất nhập khẩu đa quốc gia. Nếu như bạn có nhu cầu làm thủ tục quy trình xuất hàng sang châu Âu thì vẫn phải khai báo loại giấy tờ này.
Những câu hỏi thường gặp khi làm tờ khai hải quan FAQs
Tờ khai hải quan tiếng anh là gì?
Tờ khai hải quan trong tiếng Anh được gọi là “Customs Declaration“. Đây là văn bản mà chủ hàng hóa phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng nếu muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Có bao nhiêu mẫu tờ khai hải quan ở Việt Nam
Theo thông tư 38-2025/TT-BTC Việt Nam, bạn có thể sử dụng 2 mẫu tờ khai hải quan gồm xuất khẩu và nhập khẩu. Mẫu xuất khẩu là Mẫu HQ/2015/XK; còn mẫu nhập khẩu là Mẫu HQ/2015/NK.
Tờ khai hải quan nhập khẩu có gì?
Trong tờ khai hải quan nhập khẩu mẫu HQ/2015/NK gồm các thông tin như: Người xuất khẩu và nhập khẩu; mô tả chi tiết về hàng hóa (Mã HS code, số lượng, giá trị, nguồn gốc ở đâu); Phương thức vận chuyển; nơi lấy hàng – nhận hàng; và các thông tin về chứng từ liên quan khác: Vận đơn, hợp đồng…
Thanh lý tờ khai hải quan là gì?
Thanh lý tờ khai hải quan là quá trình hoàn tất các thủ tục hải quan sau khi hàng hóa đã được thông quan và được giao nhận đầy đủ. Công đoạn này mang ý nghĩa là hàng hóa đã được xuất khẩu hoặc nhập khẩu theo đúng yêu cầu khai báo, phía hải quan sẽ không có tác động nào liên quan nữa.
Mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)
Bạn có thế tải mẫu tờ khai hàng hóa xuất khẩu thông quan HQ/2015/XK tại đây.
Mở tờ khai hải quan là gì?
Mở tờ khai hải quan là khái niệm chỉ một loạt hành động bao gồm: Việc người khai báo thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu, truyền tờ khai đến hải quan, hệ thống sẽ xác thực thông tin số tờ khai và tiến hành thông quan.
Truyền tờ khai hải quan tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, truyền tờ khai hải quan được gọi là “Customs Declaration Submission” hoặc “Electronic Customs Declaration Transmission“. Đây là quá trình gửi thông tin tờ khai hàng hóa đến hải quan thực hiện thủ tục thông quan.
Số tờ khai hải quan là gì?
Số tờ khai hải quan là mã số duy nhất được hệ thống hải quan cấp cho mỗi tờ khai mà doanh nghiệp khai báo. Số tờ khai này sẽ dùng để theo dõi, tra cứu và quản lý thông tin liên quan đến lô hàng trong quá trình xuất nhập khẩu.
Lệ phí tờ khai hải quan là gì?
Lệ phí tờ khai hải quan là khoản phí mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu. Mức phí này không cố định và được quy định cụ thể bởi Bộ Tài chính theo từng loại hàng hóa.
Tờ khai hải quan luồng đỏ là gì?
Tờ khai hải quan luồng đỏ nghĩa là phía hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp khai báo tờ khai và hàng hóa được kê khai.
Tờ khai hải quan luồng vàng là gì?
Tờ khai hải quan luồng vàng nghĩa là doanh nghiệp chỉ bị kiểm tra hồ sơ chi tiết về lô hàng xuất nhập khẩu, nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa.
Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng nhất về tờ khai hải quan là gì trong XNK Logistics. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các thông tin giấy tờ thủ tục hải quan khác thì hãy theo dõi chuyên mục kiến thức XNK của Tesla Express. Mọi thông tin tại đây đều được đội ngũ Tesla Express chọn lọc, cung cấp miễn phí, dễ hiểu và chính xác cho bạn.
