Giải thích Certificate of Free Sale CFS là chứng nhận gì

Nếu bạn đang trải qua những lần đầu tiên xuất nhập khẩu thì hẳn phải rất thắc mắc CFS là chứng nhận gì. Tại sao Certificate of Free Sale CFS lại là một trong các giấy tờ quan trọng để hàng hóa lưu hành hợp pháp. Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng nhận lưu hành tự do là gì, quy định tiêu chuẩn, các loại hàng hóa phải có giấy CFS, hồ sơ và quy trình đăng ký CFS tại Việt Nam.

Giấy Certificate Of Free Sale CFS là chứng nhận gì?

CFS (Certificate Of Free Sale) là giấy chứng nhận lưu hành tự do, chứng nhận này sẽ do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất khẩu cấp. Giấy CFS giúp xác nhận rằng một sản phẩm cụ thể đủ điều kiện để được sản xuất và lưu hành rộng rãi trên thị trường thương mại. Bản chất chứng nhận CFS cũng là giấy tờ pháp lý chứng minh sản phẩm hợp pháp tại nước xuất khẩu.

Trong xuất nhập khẩu quốc tế, sản phẩm được cấp CFS nghĩa là đã phải đáp ứng các quy chuẩn, tiêu chuẩn chất lượng nội địa trước khi lưu thông. Chứng chỉ CFS là một phần quan trọng trong bộ hồ sơ xin cấp phép nhập khẩu, đặc biệt ở các nước có quy định khắt khe về chất lượng hàng hóa như các nước thuộc liên minh châu Âu, Mỹ…

Chứng chỉ CFS còn có các tên gọi khác như CPP hoặc FSC tùy vào loại hàng hóa được cơ quan thẩm quyền cấp duyệt. Theo Quyết định số 10/2010/QĐ-TTg về quy định giấy chứng nhận lưu hành tự do, thì các cơ quan sau sẽ duyệt CFS cho hàng hóa lưu hành: Bộ Y Tế, Bộ Công thương, Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Xây dựng…

Vai trò của Cfs là gì trong xuất nhập khẩu

Chứng nhận Certificate of Free Sale (CFS) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của một doanh nghiệp. Việc sử dụng chứng nhận CFS mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể:

• CFS chứng minh tính hợp pháp của sản phẩm: CFS xác nhận rằng sản phẩm được sản xuất, lưu hành và tiêu thụ hợp pháp tại thị trường nội địa của nước xuất khẩu. Điều này giúp cơ quan chức năng tại nước nhập khẩu yên tâm hơn về tính minh bạch và hợp pháp của hàng hóa.
• CFS là minh chứng đảm bảo chất lượng sản phẩm: Khi có giấy chứng chỉ CFS, nghĩa là doanh nghiệp đã chứng minh rằng sản phẩm đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm hoặc tiêu chuẩn y tế do cơ quan quản lý trong nước ban hành. Đây cũng là cơ sở để tạo dựng lòng tin với đối tác và nhà nhập khẩu.
• CFS sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho xuất khẩu: Theo quan sát của Tesla Express, có nhiều nước yêu cầu bắt buộc phải có giấy chứng nhận CFS trước khi cho phép sản phẩm nhập khẩu vào thị trường của họ. Vì vậy trong nhiều trường hợp, CFS luôn được là “tấm vé thông hành” giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng thị trường và hoàn thiện thủ tục hải quan.

Quy định về điều kiện được cấp giấy chứng chỉ CFS

Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, để được cấp giấy chứng nhận CFS thì phải đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

1. Sản phẩm đang được lưu hành hợp pháp tại thị trường nội địa: Doanh nghiệp phải có đầy đủ giấy phép sản xuất, công bố chất lượng, kiểm định sản phẩm hoặc các giấy tờ chứng minh hàng hóa được bán hợp pháp trong nước.
2. Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp pháp và hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến sản phẩm: Ví dụ như công ty mỹ phẩm phải có giấy phép sản xuất mỹ phẩm; công ty thực phẩm chức năng phải được Bộ Y tế cấp phép lưu hành…
3. Sản phẩm không thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc hạn chế xuất khẩu: Trường hợp sản phẩm thuộc danh mục đặc biệt, doanh nghiệp cần có thêm giấy phép xuất khẩu riêng biệt.
4. Khi đăng ký thì phải có hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp phép: Bao gồm mẫu đơn đề nghị, tài liệu pháp lý, nhãn sản phẩm, thông tin kỹ thuật, v.v.
5. CFS chỉ được cấp cho sản phẩm đã được bán ra thị trường (có hóa đơn, chứng từ chứng minh): Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm xác nhận sản phẩm không chỉ đủ điều kiện sản xuất mà còn đang lưu hành thực tế tại thị trường nội địa.

Lưu ý: Những quy định này do Bộ Công Thương hoặc các cơ quan chuyên ngành như Bộ Y tế ban hành. Do đó không phải sản phẩm nào cũng đủ điều kiện được cấp giấy chứng nhận CFS.

Danh mục hàng hóa phải áp dụng giấy chứng nhận lưu hành tự do

Chứng nhận CFS sẽ cực kỳ quan trọng đối với các ngành hàng có ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, chất lượng sản phẩm và an toàn cộng đồng, hàng hóa có yêu cầu cao về chất lượng và tính pháp lý…

Dưới đây là các nhóm sản phẩm phổ biến cần có chứng nhận CFS khi xuất khẩu:

• Danh mục hàng hóa thực phẩm: Đây là nhóm sản phẩm bắt buộc phải chứng minh an toàn và hợp pháp tại nước xuất khẩu trước khi được phép nhập khẩu vào các quốc gia như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU… Bao gồm: Thực phẩm chức năng, thực phẩm chế biến sẵn (đóng gói), đồ uống có cồn và không cồn, Đồ ăn nhẹ, bánh kẹo, gia vị…
• Danh mục hàng hóa mỹ phẩm: Các quốc gia nhập khẩu thường yêu cầu giấy giấy chứng nhận lưu hành tự do mỹ phẩm
  để đảm bảo sản phẩm được kiểm nghiệm và lưu hành hợp pháp trong nước sản xuất, tránh hàng giả, hàng kém chất lượng. Bao gồm: kem dưỡng da, son môi, đồ trang điểm, sữa tắm, dầu gội đầu, nước hoa, sản phẩm chăm sóc cá nhân…
• Danh mục hàng dược phẩm: Các sản phẩm dược phải có giấy CFS cấp bởi Bộ Y tế hoặc Cục Quản lý Dược (Việt Nam) để đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và chất lượng theo quy định quốc tế. Bao gồm các loại thuốc tân dược, thuốc đông y, thuốc cổ truyền, vaccine, kháng sinh, sinh phẩm, các sản phẩm y dược hỗ trợ điều trị khác…
• Danh mục hàng trang thiết bị y tế: Đây là nhóm hàng đặc biệt nhạy cảm, thường cần thêm các giấy phép chuyên ngành và giấy chứng nhận lưu hành tự do thiết bị y tế sẽ chứng minh sản phẩm đã được phép lưu hành nội địa. Bao gồm: Máy đo huyết áp, máy thở, máy siêu âm, bơm tiêm, găng tay y tế, khẩu trang y tế, dụng cụ phẫu thuật, và vật tư tiêu hao y tế.
• Các sản phẩm khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu: Tùy theo chính sách của từng quốc gia, có thể yêu cầu giấy chứng nhận CFS cho một số sản phẩm khác như: Đồ dùng cá nhân, sản phẩm chăm sóc thú cưng, thiết bị tiêu dùng điện tử (trong một số trường hợp đặc biệt), hóa chất, chất tẩy rửa…

Theo kinh nghiệm của Tesla Express, doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động tra cứu yêu cầu nhập khẩu tại từng thị trường mục tiêu để biết sản phẩm của mình có thuộc diện cần CFS hay không.

Hồ sơ đăng ký chứng chỉ CFS gồm những gì

Để xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý và kỹ thuật hợp lệ thường, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp CFS: Mẫu đơn theo quy định của Bộ ban ngành liên quan (theo Thông tư hoặc Nghị định hiện hành).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao y công chứng, chứng minh doanh nghiệp có đăng ký hoạt động sản xuất/kinh doanh hợp pháp ngành hàng liên quan.
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất: Do cơ quan chức năng cấp, chứng minh doanh nghiệp có đủ điều kiện về nhân lực, cơ sở vật chất, an toàn vệ sinh…
• Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm: Bao gồm tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) hoặc tiêu chuẩn đã được công bố áp dụng theo quy định của pháp luật.
• Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm: Do trung tâm kiểm định có thẩm quyền cấp, thể hiện sản phẩm đạt chỉ tiêu chất lượng, an toàn.
• Mẫu nhãn sản phẩm đang lưu hành: Cung cấp mẫu nhãn đúng như hàng hóa đang lưu thông thực tế tại thị trường nội địa.
• Giấy công bố sản phẩm (nếu có): Với một số sản phẩm như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng…, cần nộp thêm bản công bố sản phẩm đã được cơ quan chức năng phê duyệt.
• Hóa đơn bán hàng trong nước (có thể yêu cầu): Giấy này nhằm chứng minh sản phẩm đã được tiêu thụ nội địa, thể hiện đang lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.

Lưu ý: Tùy thuộc vào ngành hàng, nhóm sản phẩm và yêu cầu từ cơ quan cấp, hồ sơ xin cấp chứng nhận CFS có thể thêm hoặc bớt giấy tờ. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hướng dẫn cụ thể của bên cấp phép yêu cầu hoặc liên hệ dịch vụ tư vấn để được hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ.

Các cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận CFS tại Việt Nam

Tùy thuộc vào loại sản phẩm mà cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận CFS (Certificate of Free Sale) tại Việt Nam sẽ khác nhau. Dưới đây là danh sách các cơ quan cấp CFS tại Việt Nam, phân theo từng nhóm ngành hàng cụ thể:

Bộ Y tế	Cục Quản lý Dược: Cấp chứng nhận CFS cho thuốc tân dược, đông dược, vaccine, sinh phẩm y tế.
	Cục An toàn Thực phẩm (VFA): Cấp CFS cho thực phẩm chức năng, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm chế biến sẵn, nước giải khát…
Bộ Công Thương	Cục Xúc tiến Thương mại: Cấp giấy chứng nhận CFS cho mỹ phẩm, hàng tiêu dùng, sản phẩm công nghiệp nhẹ, hàng hóa sản xuất phục vụ tiêu dùng thông thường…
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn	Cục Chế biến và Phát triển Thị trường Nông sản: Cấp CFS cho nông sản, sản phẩm chế biến từ nông nghiệp, sản phẩm chăn nuôi, thủy hải sản…
Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Xây dựng, Bộ Khoa học và Công nghệ…	Các bộ này sẽ cấp giấy CFS cho một số mặt hàng chuyên ngành đặc thù như: thiết bị cơ khí, máy móc xây dựng, vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử…

Lưu ý thêm: Việc xác định đúng cơ quan cấp phép không chỉ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng mà còn đảm bảo đúng quy trình pháp lý theo quy định hiện hành. Điều này cũng giúp cho quá trình thực hiện xuất khẩu được thuận lợi hơn trong tương lai.

Quy trình xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS chi tiết

Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình xin cấp giấy chứng nhận CFS:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ khai báo cơ bản như: Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận điều kiện sản xuất…), hồ sơ chất lượng sản phẩm, tài liệu về nhãn mác, mẫu bao bì, hình ảnh sản phẩm, đơn đề nghị cấp chứng nhận CFS theo mẫu, các giấy phép chuyên ngành khác (nếu có).
• Bước 2: Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền phụ trách ngành hàng tương ứng. Một số bộ/ngành hỗ trợ nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công trực tuyến (ví dụ: Bộ Công Thương, Bộ Y tế).
• Bước 3: Chờ thẩm định hồ sơ: Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của giấy tờ, đồng thời sẽ kiểm tra sự thống nhất thông tin và sản phẩm. Trong trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.
• Bước 4: Đợi kiểm tra và đánh giá sản phẩm (nếu cần): Với các sản phẩm mới, thuộc nhóm hàng nhạy cảm hoặc thuộc nhóm rủi ro cao, thì cơ quan chức năng có thể: Yêu cầu nộp mẫu sản phẩm hoặc thực hiện kiểm nghiệm chất lượng, tiêu chuẩn an toàn.
• Bước 5: Phê duyệt trả kết quả chứng nhận CFS: Nếu hồ sơ hợp lệ và sản phẩm đáp ứng yêu cầu, cơ quan cấp sẽ cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS trong vòng 3–10 ngày làm việc tùy ngành hàng. Giấy chứng nhận có thể được cấp bản giấy hoặc bản điện tử (tuỳ theo chính sách của từng bộ/ngành).

Sau khi được duyệt chứng nhận CFS thì bạn có thể tiếp tục bổ sung các loại giấy tờ khác trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong đó, CFS là 1 loại giấy tờ quan trọng để được yêu cầu để thanh toán L/C, nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về thì hãy xem qua bài viết phương thức thanh toán L/C của Tesla Express.

Thời gian xin cấp chứng nhận CFS sẽ có hiệu lực bao lâu

Thời gian xin cấp chứng nhận CFS và hiệu lực của giấy chứng nhận CFS là hai yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để chủ động trong kế hoạch xuất khẩu và chuẩn bị hồ sơ đúng thời điểm.

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp CFS

Tùy theo cơ quan cấp và loại sản phẩm, thời gian xử lý hồ sơ xin cấp Certificate of Free Sale tại Việt Nam thường dao động:

• Từ 3 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Một số trường hợp cần kiểm nghiệm hoặc bổ sung giấy tờ có thể kéo dài từ 10 đến 15 ngày.

Hiệu lực của giấy chứng nhận CFS

• Thông thường, giấy chứng nhận CFS có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày cấp.
• Tuy nhiên, tùy quy định của từng nước nhập khẩu, có thể yêu cầu giấy chứng nhận còn hiệu lực trong vòng 6 tháng hoặc 3 tháng tính đến thời điểm thông quan.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu về thời hạn hiệu lực của nước nhập khẩu. Sau đó hãy chủ động gia hạn hoặc xin cấp mới CFS nếu chứng nhận sắp hết hạn để tránh gián đoạn quá trình xuất khẩu.

Những lưu ý quan trọng khi xin cấp chứng nhận CFS

Để quy trình xin cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) diễn ra thuận lợi và không bị gián đoạn, doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Hồ sơ thiếu hoặc sai lệch sẽ bị trả lại, gây mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến kế hoạch xuất khẩu. Bạn luôn phải đảm bảo tất cả tài liệu đều cập nhật, hợp lệ và phù hợp với sản phẩm đăng ký.
• Nộp hồ sơ đúng thời hạn: Bạn nên tránh để sát ngày xuất hàng mới nộp hồ sơ xin cấp CFS. Bạn nên lập kế hoạch dự phòng thời gian để xử lý các tình huống phát sinh như bổ sung giấy tờ, kiểm nghiệm mẫu.
• Cung cấp thông tin trung thực: Thông tin gian dối, không đúng sự thật về sản phẩm hoặc doanh nghiệp có thể dẫn đến thu hồi chứng nhận, thậm chí bị xử phạt. Bạn hãy đảm bảo mọi thông tin trong hồ sơ đều phản ánh đúng thực tế sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng.
• Tìm hiểu kỹ quy định của nước nhập khẩu: Mỗi quốc gia có thể yêu cầu CFS với định dạng, ngôn ngữ, thông tin cụ thể khác nhau. Ví dụ: một số nước yêu cầu chứng nhận bằng song ngữ Anh – Việt, có dấu xác nhận của cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự.

Các câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS FAQs

Khu vực nào yêu cầu phải có chứng nhận CFS khi xuất nhập khẩu

Một số khu vực tiêu biểu yêu cầu giấy chứng nhận CFS gồm: Các quốc gia thuộc liên minh châu Âu, Trung Đông, Châu Á, Châu Phi và Nam Mỹ. Cụ thể sẽ có:

• 27 quốc gia thuộc liên minh EU: Áo, Ba Lan, Bỉ, Bồ Đào Nha, Bulgaria, Croatia, Cộng hòa Séc, Đan Mạch…
• Khu vực trung Đông: Các quốc gia như Ả Rập Saudi, UAE, Qatar yêu cầu CFS để đảm bảo sản phẩm nhập khẩu đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
• Khu vực Châu Á: Một số nước như Thái Lan, Indonesia, Philippines, Trung Quốc yêu cầu CFS khi nhập các mặt hàng như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng.
• Khu vực Châu Phi và Nam Mỹ: Nhiều quốc gia trong khu vực này đòi hỏi giấy chứng nhận CFS để đảm bảo sản phẩm đã được phép lưu hành tại nước xuất khẩu.

Theo kinh nghiệm của Tesla Express, việc xử lý dịch vụ gửi hàng đi Châu Âu là gần như bắt buộc phải có giấy tờ CFS, chủ yếu là các yêu cầu xuất khẩu hàng hóa để kinh doanh.

CFS có bắt buộc phải có khi xuất khẩu không?

Không. CFS không phải là giấy tờ bắt buộc trong mọi trường hợp xuất khẩu, tuy nhiên với các sản phẩm nằm trong danh mục yêu cầu chứng minh nguồn gốc hợp pháp và chất lượng, như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng… thì CFS trở thành giấy tờ gần như bắt buộc.

Sự khác biệt giữa CFS và các loại giấy chứng nhận khác (CO, CQ, FDA,…) là gì?

CFS chứng minh sản phẩm đã được phép lưu hành tại nước xuất khẩu; CO chứng minh xuất xứ hàng hóa và áp dụng thuế suất ưu đãi tương ứng; CQ dùng để chứng minh chất lượng sản phẩm; FDA là giấy tờ phải có khi nhập vào thị trường Mỹ, đặc biệt với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm…

Các loại sản phẩm phải có giấy chứng nhận CFS là những sản phẩm nào?

Không phải tất cả sản phẩm xuất khẩu đều phải xin giấy Certificate of Free Sale – CFS. Tuy nhiên, nhìn chung CFS sẽ được yêu cầu phổ biến ở mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế…

Tổng hợp các mẫu giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS phổ biến

Bạn có thể tải về miễn phí bộ mẫu giấy chứng từ lưu hành tự do CFS tại đây.

Trên đây là tổng hợp các thông tin chi tiết nhất về CFS là chứng nhận gì trong xuất nhập khẩu. Hy vọng là bạn đã nắm được vai trò sử dụng của giấy CFS, quy định của chứng nhận lưu hành tự do, hồ sơ và quy trình làm giấy chứng chỉ CFS tại Việt Nam. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về các thông tin kiến thức hữu ích về xuất nhập khẩu thì hãy theo dõi Tesla Express.