Xuất hàng và nhập hàng là các quy trình vận chuyển có không ít rủi ro, trong đó chứng từ bảo hiểm hàng hoá là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Giấy tờ chứng nhận bảo hiểm này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho các bên trong quá trình vận chuyển hàng hoá quốc tế. Bài viết sau, Tesla Express sẽ chỉ cho bạn cụ thể những loại bảo hiểm hàng hóa, chức năng của từng loại và mẫu xin cấp chứng từ bảo hiểm 2025.
Chứng từ bảo hiểm hàng hoá là gì trong xuất nhập khẩu
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa – Insurance Documents là văn bản do công ty bảo hiểm hoặc đại lý hợp pháp cấp cho bên mua, nhằm xác nhận rằng lô hàng đã được bảo vệ trong suốt quá trình vận chuyển. Đây là một loại giấy tờ quan trọng, giúp người nhận hoặc người gửi hàng có cơ sở yêu cầu bồi thường khi có sự cố như mất mát, hư hỏng xảy ra.
Hiện nay có một vài các công ty cung cấp Insurance Documents khi vận chuyển, như:
- Bảo Việt Insurance: Đây là công ty cung cấp đầy đủ các gói bảo vệ hàng hóa vận chuyển đường biển, đường bộ, đường hàng không.
PJICO – Bảo hiểm Petrolimex: Cung cấp bảo hiểm hàng hóa nội địa và quốc tế, có mạng lưới hỗ trợ rộng. - Aon Vietnam: Đây là công ty môi giới bảo hiểm quốc tế, chuyên cung cấp giải pháp logistics insurance và xuất nhập khẩu trọn gói.
- Tokio Marine Vietnam: Doanh nghiệp Insurance đến từ Nhật Bản, mạnh về bảo vệ hàng hóa vận tải quốc tế.
Mặc dù không có giá trị pháp lý cao như hợp đồng bảo hiểm, nhưng chứng từ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong giao dịch thương mại quốc tế, đặc biệt với các điều kiện giao hàng như CIF, CIP, hoặc trong thanh toán bằng L/C. Theo quy định tại Điều 28 – UCP 600, tài liệu này chỉ hợp lệ khi được phát hành và ký tên bởi công ty Insurance hoặc đại lý được ủy quyền.
Chứng Từ Bảo Hiểm Hàng Hóa gồm những loại nào
Tesla Express gửi đến bạn các loại chứng từ bảo hiểm lô hàng phổ biến bao gồm:
- Insurance Certificate: Giấy chứng nhận bảo hiểm là giấy tờ xác nhận hàng hóa đã được bảo vệ, đảm bảo hàng hóa tránh khỏi các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
- Insurance Policy: Đây là hợp đồng bảo hiểm là tài liệu pháp lý cung cấp thông tin về phạm vi, các rủi ro, giá trị và điều khoản bảo hiểm. Dùng cho giao dịch lớn hoặc yêu cầu chi tiết.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời (Temporary Insurance Certificate): Giấy này được cấp khi doanh nghiệp cần gấp hoặc trong quá trình phê duyệt, có hiệu lực tạm thời đến khi cấp chứng từ chính thức.
- Bảng điều kiện bảo hiểm (Insurance Clauses): Tài liệu này mô tả chi tiết điều khoản, phạm vi và quyền lợi của người được bảo hiểm.
- Báo cáo tổn thất (Loss Report/Claim Form): Báo cáo có hiệu lực khi bạn muốn yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường khi lô hàng bị hư hỏng hoặc mất mát.
- Phiếu bảo hiểm (Cover Note): Đây là giấy tờ tạm thời do môi giới cấp khi đang chờ chứng từ chính thức. Không có giá trị lưu thông và không được ngân hàng chấp nhận.
Nội dung cần có trong một chứng từ bảo hiểm
Mẫu chứng từ Insurance dành cho hàng hoá phải gồm đầy đủ các thông tin cơ bản dưới đây:
- Tên và địa chỉ của công ty bảo hiểm: Tên và địa chỉ công ty phát hành cần được ghi rõ.
- Tiêu đề: Tiêu đề phải rõ ràng gồm “Insurance Policy” hoặc “Insurance Certificate”.
- Ngày phát hành: Ngày phát hành chứng từ không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi có ghi rõ hiệu lực từ một ngày không chậm hơn ngày giao hàng.
- Số chứng từ: Đây là là mã số duy nhất để nhận diện Insurance Documents.
- Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm: Thông thường người này là người gửi hàng, trừ khi có quy định khác trong hợp đồng hoặc thư tín dụng (L/C).
- Tên và số hiệu của phương tiện vận chuyển: Tên và số hiệu phương tiện chuyển hàng phải được ghi rõ trên giấy tờ.
- Điều kiện Insurance: Đây là điều kiện đã thỏa thuận, chẳng hạn như “Institute Cargo Clauses (A)”, “Institute Cargo Clauses (B)”, “Institute Cargo Clauses (C)”.
- Chữ ký: Giấy tờ phải được ký bởi công ty hoặc đại lý ủy quyền, và phải chỉ rõ người ký thay mặt ai.
Ở mặt sau của Insurance Documents thì sẽ được sử dụng để cung cấp các thông tin bổ sung chi tiết về các điều khoản bảo hiểm, các loại trừ, và những quy định cần thiết để bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán trong giao dịch quốc tế.
Mời bạn tham khảo thêm bài viết Packing List là gì, một loại chứng từ được đi kèm cùng với Cargo Insurance.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng bảo hiểm cho hàng hoá
Các doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ bảo hiểm cho lô hàng cần biết được các lưu ý cần thiết sau đây:
- Insurance Documents phải có điều khoản chuyển nhượng để người mua chuyển quyền lợi cho người thụ hưởng, nếu không có người thụ hưởng không thể đòi bồi thường.
- Giá trị bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu được thể hiện trên chứng từ bảo hiểm bằng số và loại tiền phù hợp với hợp đồng.
- Cần lưu ý ba loại Insurance Documents bao gồm: đích danh (không thể chuyển nhượng), theo lệnh (linh hoạt và phổ biến nhất), và vô danh (dễ bị lạm dụng, cần kiểm soát chặt chẽ).
- Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ số tiền và phải tương thích với loại tiền trong L/C. Số tiền tối thiểu là 110% giá trị hóa đơn hoặc CIF/CIP. Khi số tiền càng cao, phí Insurance càng lớn.
- Tất cả các bản gốc của Insurance Documents phải được xuất trình, vì chúng có giá trị lưu thông và chuyển nhượng.
- Mô tả hàng hóa trên Insurance Documents phải chính xác và phù hợp với thực tế hàng hóa. Điều này giúp tránh tranh chấp khi yêu cầu bồi thường.
- Ngày hiệu lực bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng. Nếu Insurance có hiệu lực sau ngày giao hàng, người mua có thể bị từ chối thanh toán khi xảy ra sự cố.
- Insurance phải ghi rõ các điều khoản và phạm vi bảo hiểm gồm những rủi ro từ bên ngoài như chiến tranh, đình công,…
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu, bảo hiểm hàng hóa là một phần quan trọng không thể thiếu, đặc biệt khi hàng đi xa. Tesla Express mời bạn tham khảo bài viết về thủ tục quy trình xuất khẩu hàng hoá sang Europe để hiểu rõ hơn về các chứng từ và yêu cầu cần thiết.
Mẫu đơn yêu cầu bảo hiểm hàng hóa
Mẫu đơn bảo hiểm hàng hoá mới nhất 2025.
Bạn có thể tải file đầy đủ giấy yêu cầu cargo insurance tại đây theo hai dạng PDF hoặc Docs của Tesla Express.
Câu hỏi thường gặp FAQS về chứng từ bảo hiểm cho lô hàng
Khi nào cần mua bảo hiểm cho lô hàng?
Bạn cần mua Insurance Documents cho lô hàng khi hàng hóa có nguy cơ gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển và bên mua là bên chịu trách nhiệm theo điều kiện giao hàng.
Ai là người chịu trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hoá?
Người bán hoặc người mua sẽ là người có trách nhiệm mua Insurance, tùy theo điều kiện Incoterms.
Chứng từ bảo hiểm phát hành khi nào?
Insurance Documents về kiến thức XNK cho lô hàng thường được phát hành trước hoặc ngay khi hàng hóa được giao, đảm bảo quyền lợi bảo vệ từ thời điểm vận chuyển.
Quy định UCP về chứng nhận bảo hiểm hàng hóa?
UCP quy định Insurance Documents phải ghi rõ số tiền (tối thiểu 110% giá trị CIF/CIP hoặc hóa đơn), đúng loại tiền theo L/C, và không được phát hành muộn hơn ngày giao hàng trừ khi có điều khoản rõ ràng.
Các chứng từ cần để mua bảo hiểm hàng hóa là gì?
Bộ chứng từ bảo hiểm hàng hoá gồm: giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá, hợp đồng ngoại thương, vận đơn vận tải, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói.
Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ về định nghĩa chứng từ bảo hiểm hàng hoá và mẫu form yêu cầu bảo hiểm cho lô hàng logistics mới nhất. Tại Tesla Express, chúng tôi thường hỗ trợ khách hàng chuẩn bị các loại giấy tờ bảo hiểm cần thiết khi vận chuyển hàng hoá đi châu Âu. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn còn băn khoăn về thủ tục hay tài liệu liên quan đến việc bảo vệ lô hàng của mình.
