Tìm hiểu chi tiết ICS2 là gì khi xuất hàng sang Châu Âu

Bạn đang xuất khẩu hàng hóa sang Châu Âu và băn khoăn không biết ICS2 là gì, liệu nó có ảnh hưởng gì đến hoạt động logistics của bạn và tác động gì đến việc khai báo hải quan? Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giúp bạn hiểu rõ chi tiết về hệ thống ICS 2, phạm vi áp dụng, các giai đoạn triển khai và những điều doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị để tuân thủ hệ thống mới này một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Tìm hiểu chi tiết ICS2 là gì trong Logistics

Nếu như bạn đang chuẩn bị xuất hàng sang EU thì bạn phải biết về ICS2. Dưới đây là những thông tin cơ bạn bạn cần biết về·hệ thống kiếm soát nhập khẩu ICS2.

Hệ thống ICS2 Import Control System 2 Là Gì

ICS2 (Import Control System 2) là hệ thống điện tử kiểm tra để giám sát an ninh hàng về hàng hóa, trước khi nhập khẩu hoặc quá cảnh qua các nước thuộc liên minh EU (gồm cả Anh). Hệ thống này được thiết kế bởi Khối liên minh Châu Âu (EU) nhằm cải thiện hệ thống ICS cũ, ICS2 được triển khai từ 13/5/2021 và áp dụng cho đến nay.

ICS 2 đóng vai trò như một công cụ đánh giá rủi ro hiệu quả, cho phép cơ quan hải quan EU xác định sớm các lô hàng có dấu hiệu đáng ngờ, đồng thời đẩy nhanh quá trình thông quan đối với các lô hàng hợp pháp.

Phạm vi áp dụng của ICS2

ICS 2 áp dụng lên tất cả lô hàng được vận chuyển từ nước ngoài vào EU vào hoặc quá cảnh qua lãnh thổ hải quan EU. Về cơ bản là tác động lên toàn bộ các bên trong chuỗi cung ứng: hãng vận chuyển, forwarder, nhà xuất khẩu, bên nhập khẩu hàng tại EU, các phương thức vận tải (đường bộ – đường biển – đường hàng không – đường sắt). Hàng hóa cá nhân hay thương mại xuất khẩu khi qua các nước EU đều phải tuân theo ICS2.

Thời gian triển khai hệ thống ICS2 tại Châu Âu

ICS 2 được triển khai theo từng giai đoạn để đảm bảo mọi doanh nghiệp muốn vận chuyển hàng sang Châu Âu có thời gian thích nghi. Cụ thể:

• Giai đoạn 1 (Release 1) – Đã triển khai từ 15/03/2021 Áp dụng cho hàng hóa chuyển phát nhanh và bưu phẩm vận chuyển bằng đường hàng không. Đây là bước khởi động cho việc khai báo ENS theo ICS2.
• Giai đoạn 2 (Release 2) – Đang triển khai từ 01/03/2023 đến 28/02/2024 (có thể gia hạn): Áp dụng cho toàn bộ hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không. Yêu cầu dữ liệu chi tiết hơn, bao gồm: Mã HS 6 số; Mô tả hàng hóa cụ thể, rõ ràng, Thông tin thực tế về người mua/người bán (không chỉ là đại lý giao nhận).
• Giai đoạn 3 (Release 3) – Dự kiến triển khai từ 01/03/2024 đến 01/03/2025 (có thể điều chỉnh). Áp dụng cho hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường thủy nội địa, đường bộ và đường sắt. Đây là giai đoạn hoàn thiện toàn diện hệ thống kiểm soát ICS2 trên toàn EU.

Lợi ích của ICS2 trong xuất nhập khẩu Châu Âu là gì

ICS 2 không chỉ là một hệ thống kiểm soát an ninh, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cơ quan hải quan EU và các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Cụ thể:

• Tăng cường khả năng phát hiện sớm rủi ro an ninh: ICS2 cho phép các cơ quan hải quan EU thu thập và phân tích dữ liệu hàng hóa từ trước khi hàng rời khỏi nước xuất khẩu. Nhờ đó, họ có thể xác định và ngăn chặn sớm các mối đe dọa như khủng bố, buôn lậu, vận chuyển hàng giả.
• Giảm thiểu việc hàng hóa không đạt chất lượng xâm nhập vào thị trường EU: Hệ thống ICS2 hỗ trợ phát hiện các lô hàng có dấu hiệu gian lận thương mại, khai báo sai mã HS, mô tả hàng hóa không rõ ràng, giúp bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng Châu Âu.
• Rút ngắn thời gian kiểm hóa, tăng hiệu quả thông quan: Với dữ liệu chi tiết được khai báo từ sớm, các cơ quan hải quan có thể xử lý rủi ro trước khi hàng đến biên giới, từ đó giúp thông quan nhanh hơn cho các lô hàng hợp lệ.
• Tạo điều kiện cho thương mại hợp pháp phát triển: Doanh nghiệp tuân thủ tốt quy định ICS2 sẽ được ưu tiên xử lý nhanh chóng, góp phần xây dựng hình ảnh uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường EU.
• Tối ưu hóa chi phí logistics dài hạn: Khi hàng hóa được thông quan nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được chi phí lưu kho, chi phí phát sinh do chậm trễ hoặc kiểm tra bổ sung.
• Tăng tính minh bạch và chuẩn hóa chuỗi cung ứng: Việc khai báo thông tin rõ ràng, cụ thể theo chuẩn ICS2 góp phần chuẩn hóa hoạt động logistics quốc tế và nâng cao tính minh bạch trong giao thương xuyên biên giới.
• Hỗ trợ quản lý rủi ro theo hướng chủ động: ICS2 cung cấp công cụ phân tích và đánh giá rủi ro giúp các bên liên quan có thể chuẩn bị ứng phó hiệu quả trước các tình huống bất thường trong chuỗi cung ứng.

Những rủi ro khi không khai báo ICS2 là gì

Việc không thực hiện đăng ký ICS2 đúng quy định có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, không chỉ ở khâu logistics khi xuất hàng sang EU mà còn ảnh hưởng đến uy tín, pháp lý và hoạt động kinh doanh lâu dài tại thị trường này:

• Container và lô hàng sẽ bị chặn lại tại biên giới EU: Hàng hóa không khai báo ENS (Entry Summary Declaration) theo ICS2 sẽ bị hải quan EU tạm giữ để điều tra và xử lý hành chính.
• Hàng hóa không đến đúng hẹn, trễ tiến độ giao hàng: Việc bị giữ hàng tại cửa khẩu sẽ dẫn đến chậm trễ trong chuỗi cung ứng, làm gián đoạn hợp đồng và ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác của bạn với đối tác.
• Nguy cơ hàng hóa bị từ chối hoặc doanh nghiệp bị cấm vận: Trong trường hợp vi phạm lặp lại hoặc có dấu hiệu cố tình gian lận, doanh nghiệp có thể bị từ chối nhập khẩu, thậm chí đưa vào danh sách theo dõi đặc biệt của EU sau này.
• Tăng chi phí phát sinh do kiểm tra bổ sung hoặc xử phạt: Nếu không khai báo hoặc khai báo thiếu, sai thông tin thì có thể dẫn đến việc phải kiểm tra chuyên sâu, nộp phạt hành chính, hoặc phải khai báo lại, gây tốn kém chi phí.
• Mất uy tín với khách hàng và đối tác quốc tế: Việc giao hàng trễ hạn hoặc vi phạm quy định an ninh có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt các đối tác Châu Âu.
• Nguy cơ bị từ chối bảo hiểm hàng hóa: Nhiều công ty bảo hiểm logistics quốc tế có thể từ chối bồi thường hoặc bảo hiểm, nếu xác định nguyên nhân rủi ro đến từ việc không tuân thủ quy định khai báo ICS2.
• Khó khăn trong việc xin cấp EORI Number hoặc các chứng từ khác trong tương lai: Vi phạm ICS2 có thể bị ghi nhận và ảnh hưởng đến quá trình đánh giá tín nhiệm hải quan, điều này gây khó khăn khi xin giấy phép hoặc các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa Châu Âu sau này.

Nếu như bạn không rõ mã EORI thì hãy tham khảo bài viết phân tích tìm hiểu EORI number là gì của Tesla Express để hiểu rõ thêm.

Yêu cầu về khai báo dữ liệu trên hệ thống ICS2

Hệ thống ICS2 yêu cầu khai báo trước thông tin hàng hóa (ENS – Entry Summary Declaration) với độ chi tiết nhiều hơn với hệ thống ICS cũ. Việc cung cấp dữ liệu chính xác ngay từ đầu là yếu tố bắt buộc, nhằm hỗ trợ cơ quan hải quan EU đánh giá rủi ro kịp thời và đảm bảo luồng hàng hóa thông suốt. Các thông tin cần khai báo gồm có:

• Thông tin mô tả hàng hóa: Bạn phải mô tả hàng hóa cụ thể, chi tiết và rõ ràng. Không chấp nhận mô tả chung chung như “parts,” “samples,” hoặc “general merchandise”. Thay vào đó, cần nêu rõ bản chất hàng hóa, chất liệu, mục đích sử dụng (ví dụ: “plastic toy for children under 3 years old”).
• Mã HS (HS Code): Tối thiểu phải khai báo 6 chữ số đầu tiên trong mã HS (Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa). Thông số HS này giúp cơ quan hải quan xác định chính xác loại hàng và áp dụng phân tích rủi ro phù hợp.
• Thông tin người bán (Seller) và người mua (Buyer) thực tế: Không dùng tên trung gian hay đại lý logistics. ICS2 yêu cầu xác định bên giao dịch thực tế, bao gồm tên, địa chỉ, mã định danh, mã số thuế của doanh nghiệp…
• Thông tin bổ sung khác: Tùy vào loại hàng và phương thức vận chuyển (đường không, biển, bộ, sắt), hệ thống ICS 2 có thể yêu cầu số vận đơn (MAWB/HAWB), trọng lượng (số kiện) hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức vận tải, nơi xếp hàng và nơi đến…
• Bộ dữ liệu khai báo: Tùy vào thời điểm mà bạn phải khai báo bộ dữ liệu thông tin khác nhau, có 2 loại là Bộ dữ liệu tối thiểu (Minimum Data Set – MDS): Áp dụng cho các giai đoạn khai báo ban đầu; và Bộ dữ liệu đầy đủ (Full Data Set – FDS): Yêu cầu bổ sung trong các bước sau hoặc khi hàng hóa có yếu tố rủi ro.
• Mã số EORI (Economic Operators Registration and Identification): Bạn phải khai báo mã EORI của người nhận hàng tại EU. Đây là mã số định danh bắt buộc đối với mọi tổ chức tham gia vào hoạt động thương mại hải quan tại EU.

Ai sẽ chịu trách nhiệm khai báo ICS2

Trách nhiệm khai báo ENS trên hệ thống ICS2 không cố định cho một bên, mà phụ thuộc vào vai trò thực tế trong chuỗi cung ứng và thỏa thuận hợp đồng. Dưới đây là các bên có thể chịu trách nhiệm khai báo ICS 2:

• Hãng vận chuyển (Carrier): Là đơn vị vận hành phương tiện vận tải (hãng hàng không, hãng tàu…). Thường chịu trách nhiệm khai báo ICS2 cho hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển hoặc đường bộ, đặc biệt trong các lô hàng chưa chia nhỏ (Master Air Waybill – MAWB).
• Công ty chuyển phát nhanh (Express Couriers): Các hãng chuyển phát nhanh như DHL, FedEx, UPS, TNT, Tesla Express… phải khai báo thông tin ENS cho các lô hàng express gửi vào EU. Do đặc thù vận hành riêng biệt, họ thường có hệ thống tích hợp trực tiếp với ICS2.
• Nhà khai thác bưu chính (Postal Operators): Các tổ chức bưu chính quốc gia (như Vietnam Post) chịu trách nhiệm khai báo ENS khi gửi thư tín, bưu kiện từ ngoài EU vào lãnh thổ EU.
• Công ty giao nhận/forwarder (Logistics Providers): Trong các trường hợp forwarder quản lý vận chuyển hàng lẻ (House AWB), họ có thể được yêu cầu nộp khai báo cấp độ HAWB, đặc biệt khi hệ thống ICS2 yêu cầu dữ liệu chi tiết theo từng lô nhỏ.
• Nhà nhập khẩu/Người nhận hàng tại EU: Trong một số tình huống đặc biệt (đặc biệt là với các mô hình giao hàng DDP hoặc khi người nhập khẩu trực tiếp đứng tên khai báo), bên nhận hàng tại EU có thể là người thực hiện khai báo ICS2.

Lưu ý cho doanh nghiệp xuất khẩu

Mặc dù không trực tiếp khai báo ICS 2, nhưng doanh nghiệp xuất khẩu từ Việt Nam cần có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với bên khai báo (carrier, forwarder hoặc đối tác EU). Việc chuẩn bị dữ liệu bài bản và phối hợp hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tránh chậm trễ và đảm bảo hàng hóa đến EU đúng hạn.

Qua đó, doanh nghiệp xuất hàng từ Việt Nam sang Châu Âu nên cung cấp đầy đủ các loại thông tin như: Thông tin hàng hóa chính xác; Mô tả hàng và mã HS; Tên người mua/người nhận hàng thực tế tại EU; Số EORI của đối tác EU (nếu có)…

Tác động của ICS2 ảnh hưởng đến doanh nghiệp xuất khẩu như thế nào

Việc triển khai ICS2 ảnh hưởng lớn đối với doanh nghiệp xuất khẩu qua thị trường EU, đặc biệt là ảnh hưởng quy trình xử lý dữ liệu và vận hành logistics. Cụ thể:

• Cần thay đổi quy trình cung cấp thông tin: Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin sớm hơn, trước cả khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải tại nước xuất khẩu. Mức độ chi tiết cũng phải chính xác và đầy đủ hơn trước, từ mô tả hàng hóa, mã HS đến thông tin người bán/người mua thực tế.
• Yêu cầu hệ thống CNTT có khả năng xử lý và truyền tải dữ liệu theo định dạng mới: ICS2 sử dụng các chuẩn dữ liệu điện tử tiên tiến (dựa trên XML), đòi hỏi hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý logistics của doanh nghiệp có khả năng tương thích hoặc tích hợp với hệ thống của đối tác vận tải/forwarder để truyền dữ liệu kịp thời.
• Có thể phát sinh thêm chi phí: Doanh nghiệp có thể phải đầu tư vào nâng cấp hệ thống phần mềm, đào tạo nhân sự, hoặc thuê dịch vụ khai báo từ bên thứ ba. Ngoài ra, các đối tác logistics có thể tính thêm phí liên quan đến dịch vụ khai báo ENS.
• Nguy cơ chậm trễ hoặc bị phạt nếu không tuân thủ: Việc không tuân thủ đúng quy định ICS2 có thể dẫn đến việc lô hàng bị từ chối xếp lên tàu/máy bay, bị giữ tại biên giới EU, hoặc chịu xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm.
• Lợi ích tiềm năng khi tuân thủ tốt: Khi doanh nghiệp khai báo chính xác và đầy đủ, hàng hóa có thể được thông quan nhanh hơn, giảm nguy cơ kiểm tra thực tế, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín với đối tác EU.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đáp ứng yêu cầu ICS2

Để thích nghi với hệ thống kiểm soát nhập khẩu mới của EU, doanh nghiệp xuất khẩu cần có kế hoạch chuẩn bị rõ ràng và toàn diện, không chỉ về mặt kỹ thuật mà còn ở cấp độ vận hành. Dưới đây là những bước chuẩn bị quan trọng:

• Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của ICS2: Doanh nghiệp cần hiểu rõ ICS2 áp dụng cho những phương thức vận chuyển nào, loại hàng hóa nào, và xác định vai trò của mình trong chuỗi cung ứng để biết liệu mình có phải trực tiếp tham gia khai báo hay không.
• Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Phía doanh nghiệp khi xuất hàng sang Châu Âu phải đảm bảo mọi thông tin liên quan đến lô hàng (mô tả hàng hóa, mã HS, thông tin người nhận/bán, số EORI…) đều được thu thập, kiểm duyệt và lưu trữ đầy đủ ngay từ đầu quy trình.
• Đào tạo nhân viên: Các bộ phận logistics, xuất nhập khẩu, và IT cần được đào tạo về quy định mới, cách phối hợp với đối tác và nhận biết rủi ro tiềm ẩn trong quá trình khai báo ICS2.
• Làm việc chặt chẽ với các đối tác logistics: Thiết lập quy trình phối hợp rõ ràng với các hãng vận chuyển, forwarder và đối tác EU để đảm bảo thông tin hàng hóa được chuyển đúng thời điểm và đúng định dạng. Tesla Express là đơn vị logistics uy tín luôn làm việc tốt với doanh nghiệp muốn xuất hàng sang EU.
• Kiểm tra và nâng cấp hệ thống CNTT: Đảm bảo hệ thống quản lý nội bộ (ERP/WMS) có khả năng kết nối, xuất dữ liệu theo chuẩn ICS2, hoặc hỗ trợ bên thứ ba thực hiện khai báo dễ dàng hơn.
• Đăng ký số EORI: Nếu doanh nghiệp xuất khẩu có vai trò liên quan đến hoạt động khai báo ENS hoặc nhận hàng tại EU, thì cần đăng ký EORI (Economic Operators Registration and Identification) sớm để tránh gián đoạn giao dịch.

Hệ thống ICS2 và ENS khác nhau thế nào

Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa ICS2 và ENS, thì chúng ta cần phân biệt giữa hệ thống mới này và hệ thống khai báo trước đây – ENS (Entry Summary Declaration). Dưới đây là bảng so sánh chi tiết của Tesla Express giúp bạn dễ hình dung:

Tiêu chí	ENS (Entry Summary Declaration)	ICS2 (Import Control System 2)
Bản chất hệ thống	Hệ thống kiểm soát nhập khẩu điện tử thế hệ đầu	Hệ thống kiểm soát nhập khẩu nâng cấp, thế hệ thứ hai
Phạm vi áp dụng	Hạn chế, chủ yếu đường hàng không	Mở rộng cho tất cả phương thức vận tải: hàng không, biển, bộ, sắt
Chi tiết dữ liệu yêu cầu	Tối giản, chủ yếu thông tin tổng quan	Chi tiết hơn: mã HS 6 số, mô tả hàng hóa, người bán, người mua
Hình thức khai báo	ENS được nộp một lần	ICS2 yêu cầu nộp nhiều lần theo từng giai đoạn của chuỗi vận chuyển
Cơ sở phân tích rủi ro	Dựa trên dữ liệu giới hạn	Dựa trên dữ liệu đầy đủ và chi tiết hơn để phân tích rủi ro sớm hơn
Giai đoạn triển khai	Đã dừng áp dụng dần từ 2021	Đang triển khai qua 3 giai đoạn từ 2021 đến 2025

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về ENS thì hãy tham khảo bài viết phí ENS là gì của Tesla Express.

Các câu hỏi thường gặp về hệ thống kiểm soát nhập khẩu ICS2 – FAQs

ICS2 có thay thế hoàn toàn hệ thống ENS cũ không?

ICS2 là phiên bản nâng cấp và thay thế dần hệ thống ENS cũ. Khi ICS2 triển khai đầy đủ, hệ thống ENS sẽ không còn được sử dụng.

Làm thế nào để cập nhật thông tin mới nhất về các giai đoạn triển khai ICS2?

Doanh nghiệp nên theo dõi website chính thức của Ủy ban Châu Âu (EU Commission) hoặc cập nhật thông tin từ các hãng vận chuyển, forwarder uy tín mà doanh nghiệp đang hợp tác.

Bộ phận ICS là gì?

ICS (Import Control System) là hệ thống kiểm soát nhập khẩu của EU. Bộ phận ICS có thể hiểu là nhóm chức năng trong cơ quan hải quan châu Âu, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, và phân tích dữ liệu khai báo ENS nhằm kiểm soát rủi ro trước khi hàng đến EU.

File ICS2 là gì?

File ICS2 là tập tin dữ liệu chứa nội dung khai báo ENS mới, được định dạng theo chuẩn điện tử (thường là XML), dùng để truyền thông tin hàng hóa trước khi nhập khẩu vào EU thông qua các nền tảng tích hợp.

ICS2 là phí gì?

Bản thân ICS2 không thu phí trực tiếp. Tuy nhiên, các hãng vận chuyển hoặc forwarder có thể thu phí khai báo ENS theo ICS2 do phát sinh chi phí hệ thống, phần mềm và xử lý dữ liệu. Phí này tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và mức độ hỗ trợ họ cung cấp.

Cách khai ICS2 cho hàng hóa xuất khẩu sang EU?

Việc khai ICS2 thường do hãng vận chuyển (carrier), forwarder hoặc dịch vụ logistics chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp xuất khẩu cần cung cấp đầy đủ và chính xác dữ liệu (mô tả hàng hóa, mã HS, thông tin người nhận…) cho bên chịu trách nhiệm để khai báo đúng và kịp thời.

Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng nhất về hệ thống ICS2. Có thể thấy ICS 2 là một bước tiến quan trọng trong chiến lược an ninh chuỗi cung ứng của Liên minh Châu Âu, giúp kiểm soát rủi ro từ sớm và bảo vệ thị trường nội địa khỏi các mối đe dọa về an ninh, hàng giả, và buôn lậu. Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm các bài viết kiến thức xuất nhập khẩu thì hãy theo dõi thêm Tesla Express nhé.