Bạn đang thắc mắc mã số REX là gì và liệu doanh nghiệp mình có cần đăng ký REX để hưởng ưu đãi thuế khi xuất khẩu sang EU? Đây là câu hỏi rất phổ biến của các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam khi tham gia vào các hiệp định thương mại tự do như EVFTA. Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giúp bạn hiểu rõ Code REX là gì, hoạt động như thế nào, và tại sao đây lại là một yếu tố quan trọng trong bộ hồ sơ xuất khẩu hàng sang Châu Âu.
Mã số REX là gì trong xuất nhập khẩu
Mã số REX là viết tắt Registered Exporter System – nghĩa là Hệ thống nhà xuất khẩu đã đăng ký của Liên minh châu Âu (EU). Đây là hệ thống quản lý cho phép các nhà xuất khẩu tại các quốc gia được hưởng ưu đãi thuế quan khi tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo GSP, thay vì phải xin Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu EUR.1 cho hóa đơn thương mại như trước đây.
Mã REX là mã số định danh duy nhất, được cấp cho doanh nghiệp xuất khẩu sau khi đã đăng ký thành công với cơ quan có thẩm quyền (tại Việt Nam là Bộ Công Thương). REX code này sẽ được ghi trên hóa đơn hoặc tài liệu thương mại khi doanh nghiệp tự khai báo xuất xứ hàng hóa sang thị trường EU (hoặc khi xuất khẩu sang các nước có sử dụng hệ thống REX).
Vai trò của REX chính là giúp đơn giản hóa quy trình thủ tục chứng nhận xuất xứ, giảm thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời nâng cao trách nhiệm và tính chủ động của doanh nghiệp xuất khẩu. Rex Number sẽ áp dụng với lô hàng hóa xuất khẩu trị giá hơn 6000 €. Đối với hàng xuất khẩu dưới 6000 Euro thì doanh nghiệp có thể tự chứng nhận xuất xứ mà không cần mã REX.
Chức năng của mã số REX gồm có:
- Xác định nhà xuất khẩu hợp lệ đã đăng ký với cơ quan thẩm quyền.
- Cho phép nhà xuất khẩu tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa trên hóa đơn thương mại.
- Là cơ sở để đối tác nhập khẩu tại EU kiểm tra quyền hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định.
- Tăng tính minh bạch, hỗ trợ hải quan trong việc kiểm soát và truy xuất thông tin.
- Tối ưu hóa quy trình logistics và hải quan tại các thị trường áp dụng hệ thống REX.
- Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Lý do khai báo mã số REX là gì?
Không phải ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp xuất khẩu, đặc biệt là các công ty xuất khẩu sang EU, lại được khuyến khích đăng ký mã số REX. Dưới góc độ của Tesla Express, đây là điều cần thiết nếu bạn muốn xuất khẩu hàng hóa chuyên nghiệp, tiết kiệm và tối ưu lợi thế thuế quan sang các nước Châu Âu.
Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp nên khai báo và sở hữu REX Number:
- Được tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Đây là điều kiện bắt buộc nếu bạn muốn tự phát hành chứng từ xuất xứ thay vì xin C/O mẫu EUR.1.
- Tận dụng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, UKVFTA.
- Rút ngắn thời gian xử lý lô hàng: Không phải mất thời gian chờ duyệt giấy tờ từ cơ quan cấp C/O.
- Thể hiện uy tín và năng lực của doanh nghiệp với đối tác quốc tế, vì chỉ những nhà xuất khẩu đáp ứng đủ điều kiện mới được cấp mã REX.
- Giảm thiểu rủi ro bị trì hoãn thông quan do thiếu giấy tờ hoặc không rõ ràng về xuất xứ.
- Tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc giao thương với các thị trường phát triển như EU, Anh, Na Uy, Thụy Sĩ – nơi yêu cầu rất cao về tính minh bạch của nguồn gốc hàng hóa.
Lợi ích của việc sử dụng mã REX
Sau đây là những lợi ích thiết thực mà Tesla Express đã chứng kiến khi đồng hành cùng nhiều khách hàng đăng ký và sử dụng mã REX trong thực tế:
- Tự chủ và linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tự phát hành Statement on Origin (tuyên bố xuất xứ) cho từng lô hàng, không cần phải xin C/O cho mỗi lần xuất khẩu.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm mạnh chi phí làm thủ tục hành chính và lệ phí xin cấp C/O từ cơ quan nhà nước.
- Tạo thuận lợi cho thông quan: Giấy tờ rõ ràng, minh bạch giúp hàng hóa dễ dàng được thông quan tại nước nhập khẩu.
- Nâng cao trách nhiệm và uy tín của nhà xuất khẩu: Doanh nghiệp tự chứng nhận đồng nghĩa với việc phải hiểu rõ quy tắc xuất xứ và cam kết tính chính xác của thông tin khai báo.
Mã REX áp dụng cho những nước nào?
Hệ thống REX Code được áp dụng tại những thị trường sử dụng cơ chế tự chứng nhận xuất xứ để đơn giản hóa thủ tục thương mại và tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu. Hệ thống mã số REX hiện đang được áp dụng trong hai nhóm cơ chế ưu đãi chính:
- Chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP): Áp dụng cho các quốc gia đang phát triển, trong đó có Việt Nam.
- Các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà EU đã ký kết.
Dưới đây là bảng tổng hợp các quốc gia/vùng lãnh thổ áp dụng hệ thống REX:
| Quốc Gia/Vùng Lãnh Thổ | Chế Độ Ưu Đãi Khi Đăng Ký Mã REX |
| Liên minh Châu Âu (EU) | Ưu đãi thuế GSP, hoặc theo các FTA như EVFTA, UKVFTA |
| Na Uy | Ưu đãi GSP giống EU |
| Thụy Sĩ | Ưu đãi GSP giống EU |
| Thổ Nhĩ Kỳ | Áp dụng GSP và có quan hệ thuế quan đặc biệt với EU |
| Vương quốc Anh (UK) | Theo UKVFTA – Hiệp định thương mại Việt Nam – Anh |
| Việt Nam | Áp dụng khi xuất khẩu sang EU, Anh, Na Uy, Thụy Sĩ,… |
| Các nước đang phát triển khác | Theo GSP hoặc các hiệp định thương mại song phương |
Với kinh nghiệm xử lý dịch vụ gửi hàng đi Châu Âu tại TpHCM, Tesla Express nhận thấy rằng việc đăng ký và sử dụng mã REX không hề phức tạp, ngược lại còn giúp doanh nghiệp xuất khẩu nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn và chuyên nghiệp hơn.
Quy trình hướng dẫn đăng ký mã số REX tại VCCI
Việc đăng ký mã REX không hề phức tạp như nhiều doanh nghiệp lầm tưởng. Dưới đây là quy trình từng bước đăng ký REX Code tại VCCI:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Để đăng ký mã số REX tại VCCI, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau: Đơn đăng ký REX Number (theo mẫu ban hành bởi VCCI); Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Văn bản cam kết của doanh nghiệp về việc tuân thủ quy tắc xuất xứ; một số tài liệu bổ sung khác theo yêu cầu cụ thể từ VCCI (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại VCCI
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Bước 3: VCCI xem xét, thẩm định hồ sơ
Sau khi nhận được hồ sơ, VCCI sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của thông tin. Trường hợp cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ được thông báo cụ thể.
Bước 4: VCCI cấp mã số REX nếu hồ sơ hợp lệ
Nếu mọi thông tin hợp lệ, VCCI sẽ cấp 1 mã REX code duy nhất cho doanh nghiệp. Mã này sẽ được sử dụng khi phát hành lời khai xuất xứ cho các lô hàng đủ điều kiện (ví dụ xuất khẩu lô hàng sang các nước EU có giá trị hơn 6000 euro…).
Bước 5: Thông tin của nhà xuất khẩu được cập nhật lên hệ thống REX của EU
Sau khi được cấp mã số, thông tin của bạn sẽ được đăng tải công khai trên hệ thống cơ sở dữ liệu REX của Liên minh Châu Âu, có thể tra cứu tại địa chỉ: https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/rexhome.jsp
Lưu ý quan trọng:
- Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ đăng ký REX code hợp lệ.
- Lệ phí đăng ký có thể được áp dụng tùy chính sách từng thời điểm của VCCI.
Quy trình đăng ký REX number online khi xuất khẩu sang Châu Âu
Nếu bạn không muốn đăng ký hồ sơ REX lại VCCI thì hãy áp dụng hình thức đăng ký online. Dưới đây là quy trình đăng ký chi tiết được tổng hợp bởi Tesla Express:
Bước 1: Đề nghị xin cấp REX Code trên website EU
Bạn vào website hải quan EU để làm đề nghị cấp mã REX: customs.ec.europa.eu/rex-pa-ui. Sau đó chọn Những hạng mục các thông tin, bao gồm: TIN Number, Name, Street and Number, Post Code, City, Country… Ví dụ ở số TIN là điền mã số thuế vào, kèm thêm quốc gia ở trước: “VN87654321”. Tương tự như vậy, bạn sẽ điền mọi thông tin khác bên dưới và tải file pdf về.
Bước 2: Khai báo hồ sơ REX trên website của VCCI
Bạn tiếp tục vào trang comis.covcci.com.vn để khai báo việc làm hồ sơ REX. khi được xác nhận cấp số REX thành công thì bạn sẽ kiểm tra trên website này với cấu trúc VNREX + MST của bên xuất hàng + Mã đơn vị cấp số REX + số lần xin cấp mã REX thực tế. Ví dụ: Chi nhánh VCCI HCM có cấp mã REX cho doanh nghiệp có MST 87654321 như sau: VNREX87654321.
Bước 3: Khai báo lô hàng tự chứng nhận xuất xứ nguồn gốc bằng mã REX
Khi được cấp REX Number thì phía doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ khai báo tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Cơ chế khai báo tương tự như khai báo chứng nhận xuất xứ C/O nhưng được phép dùng mã REX để thay thế. Từ các thông tin đăng ký này, các bên quan tâm sẽ vào kiểm tra để xem xét đối chiếu tính hợp lệ của doanh nghiệp khi xuất khẩu sang thị trường EU.
Lưu ý: các thông tin hồ sơ đăng ký mã số REX sẽ được công khai trên hệ thống website EU. qua đó các bên có nhu cầu sẽ có thể kiểm tra được một số thông tin như MST, mã REX, trạng thái hoạt động doanh nghiệp, thời gian hiệu lực mã REX, Thời gian số REX được trích xuất…
Cách sử dụng mã số REX để tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Sau khi được cấp số REX, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng quyền tự chứng nhận xuất xứ thay cho việc xin cấp C/O truyền thống. Dưới đây là cách sử dụng đúng quy trình và hiệu quả:
- Nhà xuất khẩu đã có mã số REX sẽ tự phát hành “Lời khai xuất xứ” (Statement on Origin): Thông tin này được in trực tiếp trên chứng từ thương mại như: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); Phiếu đóng gói (Packing List); hoặc bất kỳ tài liệu phù hợp nào kèm theo hàng hóa.
- Nội dung của Lời khai xuất xứ bao gồm: Câu văn mẫu được quy định trong hiệp định cụ thể (ví dụ: EVFTA, UKVFTA hoặc GSP); Thông tin chi tiết về nhà xuất khẩu, bao gồm mã REX; thông tin mô tả hàng hóa, mã HS, tiêu chí xuất xứ áp dụng; chữ ký và tên người đại diện có thẩm quyền (trong một số trường hợp có thể được miễn ký).
Ví dụ mẫu lời khai mã số REX trong EVFTA:
“The exporter of the products covered by this document (Exporter Reference No: VNREX123456789) declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of Vietnamese preferential origin.”
Lưu ý rằng: Lời khai xuất xứ này có giá trị thay thế cho CO Form A (trong trường hợp xuất khẩu theo GSP) hoặc C/O mẫu EUR.1 (trong một số hiệp định như EVFTA, UKVFTA). Song, mỗi hiệp định có thể có mẫu lời khai và điều kiện sử dụng riêng. Vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo hiểu rõ tiêu chí xuất xứ và theo dõi kỹ hướng dẫn từ cơ quan cấp phát tại Việt Nam hoặc từ EU.
Cách tra cứu mã số REX đơn giản chính xác
Việc tra cứu mã REX nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoặc đối tác nước ngoài của bạn bạn xác nhận thông tin đăng ký xuất khẩu. Để tra cứu REX code thì bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào hệ thống REX chính thức của EU tại đường dẫn: https://taxation-customs.ec.europa.eu/dds2/eos/rexhome.jsp
- Bước 2: Chọn mục “List of registered exporters”.
- Bước 3: Nhập thông tin tra cứu: Bạn có thể tìm theo mã số REX, tên doanh nghiệp, hoặc quốc gia; Nếu tìm theo khu vực Việt Nam, thì chọn “Vietnam” ở mục quốc gia để thu hẹp kết quả.
- Bước 4: Xem kết quả hiển thị. Thông tin tra cứu sẽ bao gồm: mã REX, tên doanh nghiệp, địa chỉ, quốc gia đăng ký và ngày hiệu lực.
Lưu ý: Nếu không tìm thấy doanh nghiệp của bạn, rất có thể hồ sơ chưa được phê duyệt hoàn toàn hoặc đang chờ cập nhật trên hệ thống EU.
Những điều cần lưu ý về REX Code
Dưới đây là một số điểm doanh nghiệp cần ghi nhớ để sử dụng code REX hiệu quả và tránh những sai sót không đáng có:
- Mã số REX là mã định danh duy nhất: Mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một lần.
- REX không tự cấp chứng nhận xuất xứ: Doanh nghiệp phải tự phát hành Lời khai xuất xứ (Statement on Origin) khi xuất khẩu thì mới được xem là tự cấp chứng nhận xuất xứ hàng hóa, đồng nghĩa với việc mới nhận được các ưu đãi thuế quan tương ứng.
- Mỗi FTA có quy định riêng về mẫu câu và điều kiện sử dụng REX: Đừng nhầm lẫn giữa EVFTA và GSP, mỗi nơi sẽ có câu khai báo về việc sử dụng mã REX khác nhau.
- Chỉ áp dụng REX khi hàng hóa đủ điều kiện xuất xứ theo quy tắc đã cam kết: Nếu doanh nghiệp có sai sót trong khai báo có thể bị từ chối ưu đãi thuế quan.
- Không cần xin C/O tại VCCI cho từng lô hàng: Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã REX và đủ điều kiện tự chứng nhận thì không cần phải xin C/O form Eur1 hay C/O mẫu A.
- REX không áp dụng cho mọi thị trường: Hệ thống mã số REX thường chỉ sử dụng trong các hiệp định hoặc ưu đãi có quy định về tự chứng nhận xuất xứ (như EVFTA, UKVFTA, GSP…). Những khu vực khác như Úc, Mỹ, Hàn thì không cần dùng mã REX.
- Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ chứng minh xuất xứ trong 3 – 5 năm: Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng xử lý các vấn đề kiểm tra chứng từ đột xuất.
- Mã REX có thể bị thu hồi: REX number có thể bị thu lại nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định, vi phạm xuất xứ hoặc không cập nhật thông tin nếu có sửa đổi trong giao dịch.
Sự khác biệt của mã số REX với CO Form A và Form EUR1
Để giúp doanh nghiệp dễ hình dung sự khác biệt giữa REX Number và các loại chứng từ chứng nhận xuất xứ C/O liên quan, Tesla Express đã tổng hợp bảng so sánh dưới đây:
| Tiêu chí | Mã số REX (REX Number) | C/O Form A | C/O Form EUR.1 |
| Cơ quan cấp | Doanh nghiệp tự phát hành lời khai xuất xứ | Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam (VCCI, Bộ Công Thương) | |
| Thủ tục | Đăng ký 1 lần mã REX, sau đó tự chứng nhận xuất xứ | Phải xin C/O cho từng lô hàng | |
| Chi phí | Tiết kiệm (chỉ tốn phí đăng ký ban đầu, nếu có) | Phí cấp C/O từng lần | |
| Thời gian xử lý | Nhanh (tự chủ chứng nhận, không chờ phê duyệt) | Phụ thuộc cơ quan cấp, mất thời gian | |
| Tính linh hoạt | Rất cao – doanh nghiệp chủ động | Thấp – phụ thuộc cơ quan cấp | |
| Tính pháp lý quốc tế | Được chấp nhận tại các FTA/GSP có quy định về REX | Áp dụng trong GSP (chế độ ưu đãi phổ cập) | Áp dụng trong các FTA của EU |
| Trách nhiệm xác minh | Doanh nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm về thông tin xuất xứ | Cơ quan cấp chịu trách nhiệm xác minh | |
| Tính minh bạch | Cao – thông tin REX tra cứu công khai trên hệ thống EU | Không tra cứu công khai | |
| Áp dụng cho thị trường | EU, UK, Na Uy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ (GSP, EVFTA, UKVFTA,…) | Các nước áp dụng GSP | Các nước ký FTA với EU sử dụng mẫu EUR.1 |
Thời hạn hiệu lực và việc cập nhật mã số REX
Sau đây là những thông tin về thời hạn hiệu lực của số REX cũng như việc cập nhật thông tin cần thiết:
Thời hạn hiệu lực của REX code
Thông thường, mã số REX không có thời hạn hết hiệu lực cố định. Mã sẽ tiếp tục có giá trị nếu doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Vẫn hoạt động bình thường.
- Tuân thủ đúng các quy tắc về xuất xứ.
- Thực hiện tự chứng nhận trung thực và chính xác.
- Không có dấu hiệu gian lận thương mại hoặc vi phạm cam kết với EU.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp có xảy ra vi phạm hoặc ngừng hoạt động, thì mã REX của họ sẽ bị thu hồi hoặc bị ngừng hiệu lực.
Các trường hợp cần cập nhật thông tin REX
Khi có thay đổi về thông tin pháp lý hoặc nội dung khai báo REX ban đầu, doanh nghiệp phải chủ động thông báo và cập nhật với VCCI để điều chỉnh trên hệ thống EU. Các trường hợp cần cập nhật bao gồm:
- Thay đổi tên doanh nghiệp (do đổi tên, sáp nhập…).
- Thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc nơi sản xuất chính.
- Thay đổi người đại diện pháp luật.
- Thay đổi thông tin liên hệ như email, số điện thoại.
- Ngừng hoạt động hoặc chấm dứt kinh doanh xuất khẩu.
Tesla Express khuyến nghị bạn chủ động kiểm tra định kỳ thông tin mã số REX của doanh nghiệp mình trên hệ thống EU. Điều này sẽ đảm bảo việc số REX của bạn luôn hợp lệ và được chấp nhận khi thông quan hàng hóa sang các nước EU sử dụng hệ thống REX.
Các câu hỏi thường gặp về mã REX Number FAQs
Mã số REX còn được sử dụng không?
Có. Mã số REX vẫn đang được áp dụng rộng rãi và là hình thức tự chứng nhận xuất xứ phổ biến trong các hiệp định thương mại tự do và GSP của EU.
Nếu đang trong quá trình tìm hiểu về việc xuất nhập khẩu hàng hóa sang Châu Âu thì bạn cũng nên tìm hiểu thêm về hệ thống ICS2. Đây là hệ thống thông tin kiểm soát hàng hóa đầu vào tại các nước EU, nếu như bạn muốn tìm hiểu chi tiết thì hãy đọc bài viết phân tích ICS2 là gì của Tesla Express.
Khi nào phải đăng ký mã số REX?
Quy định về mã REX có yêu cầu là mọi doanh nghiệp khi muốn tự chứng nhận xuất xứ cho lô hàng sang EU có trị giá trên 6,000 EUR, khi đã đăng ký thành công mã REX thì mới được hưởng ưu đãi thuế quan tương ứng.
Muốn được hưởng ưu đãi thuế quan thì đăng ký REX code ở đâu?
Bạn có thể đăng ký tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) – đơn vị được ủy quyền cấp mã REX hợp pháp cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
Mã số REX bị thu hồi khi nào?
Mã REX của doanh nghiệp có thể bị thu hồi nếu không tuân thủ quy tắc xuất xứ, có hành vi gian lận thương mại; ngừng hoạt động hoặc không cập nhật thông tin khi có thay đổi.
Doanh nghiệp nào bắt buộc phải đăng ký mã số REX?
Doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường EU, UK hoặc các nước sử dụng hệ thống REX và muốn tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa (đặc biệt với lô hàng trên 6.000 EUR) thì bắt buộc phải có mã REX.
Đăng ký mã số REX có tốn phí không?
Thông thường, việc đăng ký REX tại VCCI có thể thu một mức phí hành chính nhỏ (dao động từ 300.000 – 500.000 VNĐ), tùy vào thời điểm và khu vực đăng ký.
Mẫu xin chứng nhận REX (tham khảo)
Bạn có thể tải mẫu đơn đăng ký mã số REX tại trang web chính thức của VCCI.
Bạn có tham khảo mẫu đăng ký REX mà Tesla Express tổng hợp tại đây.
Trên đây là tổng hợp những thông tin tổng quát nhất về mã số REX là gì trong xuất nhập khẩu. Tóm lại, REX là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xuất hàng sang thị trường EU tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan. Việc tự chứng nhận xuất xứ bằng mã REX cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí hơn về giấy tờ thủ tục khai báo. Nếu bạn thấy các thông tin trên hữu ích thì hãy tham khảo thêm phần kiến thức XNK của Tesla Express để theo dõi thêm.
