Bạn thắc mắc Surrender Bill là gì và liệu nó có thể giúp bạn nhận hàng nhanh hơn mà không cần bản giấy? Đây là vấn đề mà rất nhiều người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics hay tài chính quốc tế từng gặp phải. Bài viết này của Tesla Express sẽ giúp bạn hiểu một cách chi tiết về Surrendered Bill of Lading: từ khái niệm, mục đích sử dụng, ưu – nhược điểm cho đến cách phân biệt với các loại vận đơn khác như Telex Release hay Seaway Bill.
Vận đơn điện giao hàng Surrender Bill là gì
Surrender Bill có tên đầy đủ là Surrendered Bill of Lading, B/L đã nộp lại, hoặc vận đơn điện giao hàng. Đây là một loại vận đơn đường biển, thuộc một dạng Bill of Lading gốc (Original B/L) nhưng đã được “Surrender” – tức là nộp lại cho hãng tàu (hoặc đại lý hãng tàu) ở cảng đi. Vì B/L gốc sẽ được thu hồi lại tại cảng đi, nên người nhận không cần bản giấy để nhận hàng.
Về hình thức, khi người gửi hàng (Shipper) quyết định surrender bộ vận đơn gốc, nghĩa là họ từ bỏ việc kiểm soát hàng hóa thông qua bản giấy và cho phép hàng hóa được giao trực tiếp cho người nhận (Consignee). Việc surrender này được hãng tàu xác nhận, thường bằng cách đóng dấu “SURRENDERED” lên bộ vận đơn hoặc ghi chú trong hệ thống điện tử của hãng tàu.
Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu và logistics quốc tế, Surrendered B/L còn được gọi với nhiều tên khác nhau, chẳng hạn: Bill điện giao hàng; Vận đơn đã nộp lại; B/L điện tử (Electronic Surrendered B/L); B/L surrender; Surrendered Bill hoặc đơn giản là Surrender B/L…
Vận đơn Surrender Bill được sử dụng khi nào
Không phải lúc nào bạn cũng có thể dùng Surrendered Bill of Lading. Trên thực tế, loại vận đơn điện giao hàng này chỉ phù hợp trong những trường hợp đặc thù, khi yếu tố tin tưởng và thanh toán giao hàng được đặt lên hàng đầu. Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất mà Tesla Express thường tư vấn khách hàng nên sử dụng Bill Surrender:
- Hai bên mua bán đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài và có độ tin cậy cao: Khi người bán và người mua đã giao dịch nhiều lần, việc dùng vận đơn surrender giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro xử lý giấy tờ.
- Người mua đã thanh toán toàn bộ tiền hàng trước khi tàu cập cảng: Trong trường hợp đã chuyển khoản đủ 100%, việc sử dụng B/L điện tử giúp người mua nhận hàng ngay mà không cần đợi bản gốc từ nước ngoài chuyển về.
- Hàng hóa được gửi giữa các công ty trong cùng tập đoàn (công ty mẹ – con): Giao dịch nội bộ không cần bảo mật hay kiểm soát chặt, do đó sử dụng Surrender Bill là lựa chọn tối ưu.
- Không sử dụng phương thức thanh toán L/C (Letter of Credit): L/C yêu cầu vận đơn gốc để ngân hàng kiểm tra chứng từ. Nếu không dùng L/C mà thanh toán bằng T/T (chuyển khoản), người bán có thể chủ động surrender để đẩy nhanh tiến độ giao hàng.
- Cần nhận hàng gấp tại cảng đến để tránh phí lưu kho/lưu bãi: Đây là lý do rất thực tế mà nhiều doanh nghiệp chọn Surrender Bill. Nếu vận đơn gốc chưa đến kịp, chi phí lưu hàng ở cảng sẽ bị đội lên rất cao. Việc surrender vận đơn sớm sẽ giúp giải phóng hàng ngay khi tàu cập cảng.
Ai là bên có thể sử dụng Bill Surrender
Dưới đây là các đối tượng có thể sử dụng hoặc đề nghị sử dụng Surrendered B/L:
- Người gửi hàng (Shipper): Đây là bên có quyền yêu cầu hãng tàu thu hồi vận đơn gốc và xác nhận surrender. Bên gửi sẽ chỉ định hình thức giao hàng để đảm bảo lợi ích và tốc độ giao hàng cho đối tác của mình. Và hình thức sử dụng Surrender Bill là giải pháp hợp lý.
- Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu: Đây là đơn vị xác nhận bản vận đơn đã được nộp lại và gửi thông báo đến cảng đến. Họ chính là bên thực hiện việc “surrender” về mặt kỹ thuật.
- Người nhận hàng (Consignee): Đây là người hưởng lợi khi sử dụng vận đơn điện giao hàng. Bởi vì họ có thể nhận hàng ngay tại cảng đến mà không cần vận đơn giấy (vận đơn gốc), giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Các công ty xuất nhập khẩu, forwarder, đơn vị logistics: Những đơn vị trung gian trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là forwarder, thường tư vấn và hỗ trợ thủ tục surrender để hàng hóa đến nơi nhanh chóng, an toàn.
Hướng dẫn quy trình làm Surrendered Bill of Lading ở hải quan như thế nào
Nếu bạn là doanh nghiệp xuất khẩu hoặc thường xuyên làm hàng quốc tế, thì bạn hẳn đã từng nghe qua về việc làm vận đơn điện giao hàng Surrendered B/L. Nếu như bạn không rõ quy trình làm vận đơn nội lại này là gì thì dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết từ đội ngũ Tesla Express:
- Bước 1: Người gửi hàng (Shipper) yêu cầu hãng tàu hoặc forwarder phát hành B/L gốc: Sau khi tàu xuất phát ở cảng đi, Shipper sẽ được cấp Bill of Lading gốc Original B/L (thường sẽ có 3 bản gốc + vài bản copy). Vận đơn gốc là bắt buộc phải có để có thể Surrender Bill.
- Bước 2: Shipper nộp lại toàn bộ bộ B/L gốc cho hãng tàu/forwarder tại cảng đi: Đây là hành động surrender (nộp lại) vận đơn đúng nghĩa. Việc này giúp xác nhận rằng người gửi hàng đã từ bỏ quyền kiểm soát hàng thông qua B/L gốc.
- Bước 3: Shipper thanh toán phí Surrendered Bill (nếu có): Mỗi hãng tàu sẽ có mức phí khác nhau cho việc xử lý surrender vận đơn, thường dao động từ 25 – 50 USD tùy hãng, tùy tuyến.
- Bước 4: Hãng tàu hoặc forwarder tại cảng đi xác nhận đã thu hồi B/L gốc và đóng dấu “Surrendered”: Việc này có thể thực hiện trực tiếp trên bản photo của B/L, hoặc được ghi nhận trên hệ thống điện tử của hãng tàu vận chuyển.
- Bước 5: Hãng tàu/forwarder tại cảng đi thông báo cho đại lý tại cảng đến: Thông báo thường được gửi qua email, hệ thống nội bộ, hoặc phần mềm quản lý vận đơn, xác nhận rằng “bên nhận hàng có thể nhận hàng mà không cần xuất trình B/L gốc”.
- Bước 6: Đại lý tại cảng đến tiếp nhận thông tin và chuẩn bị giao hàng cho người nhận: Điều này giúp đảm bảo hàng sẽ không bị kẹt tại cảng đến do thiếu chứng từ gốc.
- Bước 7: Người nhận hàng (Consignee) chứng minh quyền nhận hàng hợp pháp để nhận D/O và làm thủ tục hải quan: Bện nhận hàng phải chứng minh bản thân là người nhận hàng hợp pháp, thông qua việc xuất trình các giấy tờ như: Giấy giới thiệu từ bên gửi + CCCD/CMND + mã số thuế công ty + booking hàng… Sau đó, họ sẽ nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order) và tiến hành làm hải quan để thông quan hàng hóa.
Ưu điểm nên sử dụng Bill Surrender là gì
Dưới đây là những lợi ích thực tế bạn có thể cân nhắc sử dụng vận đơn Surrender Bill:
- Giúp việc gửi nhận hàng nhanh hơn: Bạn không còn phải chờ 2-3 ngày hoặc lâu hơn để chuyển phát nhanh B/L gốc qua DHL/FedEx từ nước xuất khẩu về Việt Nam. Việc này cực kỳ hữu ích với những chuyến hàng cần thông quan sớm, cần được gửi nhận gấp rút.
- Giảm thiểu rủi ro thất lạc B/L gốc: Trong ngành logistics, việc thất lạc chứng từ có thể gây thiệt hại lớn. Bằng cách sử dụng vận đơn Surrender, bạn sẽ tránh được rủi ro mất hoặc chậm chứng từ hơn.
- Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh: Mỗi bộ B/L chuyển phát nhanh quốc tế thường tốn khoảng 25 – 50 USD/lần gửi. Nếu dùng vận đơn dạng surrender thì bạn sẽ tiết kiệm được khoản chi phí này.
- Thủ tục nhận hàng đơn giản hơn tại cảng đến: Bởi vì bạn không cần xuất trình bản gốc, không cần đối chiếu B/L giấy nên sẽ giúp tiết kiệm công sức và thời gian xử lý chứng từ cho bên nhận hàng.
Nhược điểm rủi ro khi sử dụng Surrendered B/L là gì
Mặc dù vận đơn điện giao hàng (Surrendered Bill of Lading) có nhiều lợi ích về tốc độ và chi phí, tuy nhiên, nó cũng ẩn chứa không ít rủi ro nhược điểm cũng cần đặc biệt lưu ý:
- Rủi ro cao cho người gửi hàng (Shipper): Ngay sau khi surrender B/L, shipper (bên gửi) sẽ mất hoàn toàn quyền kiểm soát hàng hóa. Nếu người mua (bên nhận) chưa thanh toán hoặc từ chối nhận hàng, shipper có thể mất cả tiền lẫn hàng, đặc biệt khi không có biện pháp bảo vệ song song như hợp đồng thương mại, ký quỹ hoặc đặt cọc.
- Không phù hợp để thanh toán bằng phương thức thư tín dụng (L/C): Khi giao dịch quốc tế sử dụng thư tín dụng Letter of Credit (L/C) để thanh toán, ngân hàng sẽ yêu cầu xuất trình B/L gốc mới thanh toán tiền hàng. Do đó, nếu sử dụng Surrendered B/L thì bạn có thể bị từ chối thanh toán dạng này.
Nếu như bạn không biết thư tín dụng L/C là phương thức thanh toán gì trong xuất nhập khẩu thì hãy tham khảo bài viết thanh toán LC là gì của Tesla Express nhé!
Phân biệt vận đơn Surrendered B/L với các loại vận đơn khác
Trong hoạt động xuất nhập khẩu đường biển, có nhiều loại vận đơn khác nhau tương tự như Surrender Bill. Chẳng hạn như Original Bill (B/L gốc); Telex Release, Seaway Bill (SWB)… Mỗi loại có đặc điểm sử dụng và rủi ro riêng, Tesla Express sẽ giúp bạn phân biệt Surrendered Bill với những loại vận đơn hàng hải khác.
Phân biệt vận đơn Surrender Bill và Bill gốc Original Bill of Lading
| Tiêu chí | Surrendered Bill | Original Bill (B/L gốc) |
| Bản chất | B/L gốc đã được nộp lại (surrender) cho hãng tàu | B/L gốc được giữ nguyên và phải xuất trình khi nhận hàng |
| Cách giao hàng | Không cần xuất trình B/L gốc tại cảng đến | Cần xuất trình ít nhất 1 bản B/L gốc mới nhận được hàng |
| Tốc độ giao hàng | Nhanh hơn – có thể lấy hàng ngay khi hàng cập cảng | Chậm hơn – phụ thuộc vào thời gian chuyển phát B/L gốc |
| Rủi ro cho shipper | Cao hơn nếu người mua chưa thanh toán | Thấp hơn – giữ quyền kiểm soát hàng qua B/L gốc |
| Phí phát sinh | Có thể phát sinh phí Surrendered | Có thể phát sinh phí chuyển phát nhanh |
Về cơ bản vận đơn Surrendered Bill là loại giấy tờ dựa trên vận đơn gốc Bill of Lading, nhưng được tối ưu hóa khâu thủ tục để giúp người nhận lấy hàng nhanh chóng tại cảng đến.
Phân biệt Surrendered B/L và Telex Release
| Tiêu chí | Surrendered B/L | Telex Release |
| Bản chất | Hành động shipper nộp lại toàn bộ B/L gốc cho hãng tàu | Hành động hãng tàu gửi thông báo điện tử cho đại lý cảng đến |
| Mối liên hệ | Phải surrender B/L trước mới có thể phát hành Telex Release | Là kết quả sau khi surrender (hoặc có yêu cầu riêng) |
| Chứng từ cần thiết | Không cần B/L gốc sau khi Surrender | Không cần B/L gốc (vì đã surrender trước đó rồi, hoặc nếu cần thì phải theo yêu cầu khác) |
| Cách thức thông báo | Có thể được ghi chú trực tiếp trên vận đơn (đóng mộc) hoặc gửi qua email | Gửi qua điện tín/hệ thống điện tử |
| Hãng tàu gọi chung | Nhiều hãng coi hai khái niệm này là tương đương | Tùy theo quy định từng hãng tàu sẽ có tên gọi khác nữa |
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp và hãng tàu sử dụng hai thuật ngữ này thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, về bản chất – Surrender là hành động nộp lại vận đơn, còn Telex Release là hình thức thông báo.
Phân biệt Surrendered B/L và vận đơn đường biển Seaway Bill SWB
| Tiêu chí | Surrendered B/L | Seaway Bill SWB |
| Bản chất | Là B/L gốc được phát hành rồi mới surrender | Là loại vận đơn không phát hành bản gốc ngay từ đầu |
| Chuyển nhượng được không | Có thể chuyển nhượng (trước khi surrender) | Không thể chuyển nhượng – không có tính sở hữu |
| Mục đích sử dụng | Dùng khi cần lấy hàng nhanh, không cần xuất trình B/L gốc | Dùng khi tin cậy tuyệt đối, không có tranh chấp quyền sở hữu |
| Đối tượng phù hợp | Quan hệ hai bên tin cậy nhau, nhưng vẫn cần sự linh hoạt với B/L gốc để thanh toán bằng L/C | Chủ yếu dùng trong nội bộ công ty, tập đoàn, không thanh toán L/C |
| Rủi ro cho shipper (bên gửi) | Vẫn có rủi ro cho bên gửi nếu surrender trước khi thanh toán | Ít rủi ro hơn – vì người nhận không thể dùng SWB để cầm cố hoặc sang nhượng hàng hóa. |
| Tính pháp lý | Là chứng từ sở hữu cho đến khi bị surrender | Không phải chứng từ sở hữu – mang tính xác nhận thông tin |
Dựa trên các thông tin trên, Tesla Express có kết luận cho bạn như sau về sự khác biệt của Surrender Bill:
- Surrendered B/L phù hợp với lô hàng cần giao gấp, người nhận tin cậy, không sử dụng L/C.
- Original B/L là lựa chọn khi cần kiểm soát hàng và bảo vệ lợi ích shipper tối đa.
- Telex Release là công cụ thông báo điện tử, đi kèm với hình thức Surrender.
- Seaway Bill SWB là dạng vận đơn “mềm”, nhanh – nhưng rất rủi ro nếu người mua chưa thanh toán. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn thì hãy tham khảo bài viết phân tích chi tiết vận đơn Seaway Bill là gì của Tesla Express.
Nội dung thể hiện trên vận đơn Surrendered là gì
Nội dung trên vận đơn Surrendered (Surrendered Bill of Lading) cũng không khác nhiều so với Original B/L, nhưng sẽ có một vài điểm khác biệt như sau:
- Dấu “SURRENDERED” được đóng lên bản sao vận đơn B/L: Đây là cách phổ biến nhất để nhận diện vận đơn nộp lại Surrendered, dấu này thường được in hoặc được đóng dấu tay, có kèm chữ ký và ngày tháng xác nhận của hãng tàu/forwarder.
- Có chữ “TELEX RELEASE REQUESTED” hoặc “SURRENDERED AT ORIGIN”: Có thể được ghi chú tại mục “Remarks” hoặc “Delivery Instructions” trên bản copy của B/L.
- Thể hiện trạng thái trên hệ thống tracking của hãng tàu: Một số hãng tàu dùng hệ thống theo dõi online, khi B/L đã surrender, trạng thái sẽ chuyển sang “Surrendered”, cho phép đại lý tại cảng đến phát hành D/O cho consignee mà không cần B/L gốc.
Lưu ý: Không có mẫu chung bắt buộc cho việc ghi chú “Surrendered”, mỗi hãng tàu/forwarder có thể có cách thể hiện khác nhau, nhưng bắt buộc phải xác nhận rõ việc đã thu hồi B/L gốc.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Surrendered B/L
Khi quyết định sử dụng vận đơn surrender BL trong thực tế, bạn cần nắm rõ các lưu ý dưới đây để hạn chế rủi ro:
- Chỉ surrender B/L sau khi đã được thanh toán đầy đủ: Đây là nguyên tắc “vàng” để tránh bị mất hàng nếu người mua không thanh toán.
- Ghi rõ điều kiện giao hàng trong hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): Nếu sử dụng Surrendered B/L thì nên ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp về quyền nhận hàng (nếu có).
- Chỉ nên dùng Bill Surrendered với các đối tác nhập khẩu uy tín – tin cậy: Vì bạn không giữ B/L gốc để kiểm soát hàng, hãy chắc chắn đối tác có lịch sử thanh toán tốt với bạn. Do khi sử dụng hình thức nộp lại Bill thì bạn sẽ mất quyền kiểm soát hàng hóa, đồng nghĩa với việc đối tác của bạn có thể lấy hàng luôn (mà không thanh toán).
- Không phù hợp với giao dịch thanh toán L/C: Nếu ngân hàng yêu cầu B/L gốc để thanh toán, không được sử dụng hình thức Surrender vận đơn này. Khi đó bạn phải sử dụng vận đơn giấy (vận đơn B/L gốc) thì mới có thể thanh toán bằng phương thức L/C.
- Lưu bản sao đã ghi rõ “Surrendered” để đối chiếu sau này: Đảm bảo có chứng từ rõ ràng trong trường hợp có khiếu nại, truy xuất hồ sơ.
- Kiểm tra kỹ thông báo từ hãng tàu về việc đã gửi Telex Release cho đại lý cảng đến: Tránh trường hợp hàng đến nhưng đại lý không nhận được xác nhận, dẫn đến tình huống trễ giao hàng.
Nếu như bạn vận chuyển hàng hóa phi mậu dịch đi nước ngoài thì việc áp dụng vận đơn điện giao hàng Bill Surrender là điều nên áp dụng, bởi vì điều này sẽ giúp việc gửi hàng hóa đi nhanh hơn vì mặc định sẽ không tốn nhiều chi phí và thủ tục hải quan. Nếu bạn không rõ về hàng phi thương mại này là gì thì hãy tham khảo bài viết phân tích chuyên sâu về hàng phi mậu dịch của Tesla Express để biết thêm chi tiết.
Các câu hỏi liên quan về Surrender Bill trong xuất nhập khẩu FAQ
Vận đơn nộp lại Surrender Bill có chuyển nhượng được không?
Không. Một khi đã được surrender, B/L không còn giá trị pháp lý để chuyển nhượng, mua bán hay cầm cố.
Surrender Bill do ai phát hành?
Do hãng tàu hoặc forwarder phát hành sau khi shipper nộp lại toàn bộ bản gốc B/L. Đây là bản thể hiện trạng thái đã thu hồi quyền sở hữu từ B/L gốc.
Mẫu Surrender Bill tham khảo 2025 nhìn như thế nào
Mỗi hãng tàu có biểu mẫu khác nhau nhưng nhìn chung một bản Surrender Bill sẽ là 1 bản Bill of Lading nhưng có dấu mộc “SURRENDERED”.
Vận đơn điện giao hàng Surrender Bill có giống Telex Release không?
Về mục đích thì Surrender Bill và Telex Release đều giống nhau ở chỗ giúp bên nhận hàng mà không cần B/L gốc. Nhưng về bản chất sử dụng thì cả 2 sẽ khác nhau, khi mà Surrendered B/L là hành động thu hồi B/L gốc; còn Telex Release là hình thức thông báo việc đó đến đại lý ở cảng đến. Lưu ý ở một số hãng tàu thì Telex Release và Surrender Bill sẽ dùng chung với nhau.
Vận đơn điện giao hàng Surrender B/L có sử dụng được cho thanh toán L/C không?
Không. Bản chất của phương thức thanh toán L/C là xem B/L gốc là chứng từ quan trọng làm cơ sở thanh toán. Nếu sử dụng Surrendered B/L thì bạn không thể tuân thủ điều kiện thanh toán của L/C, trừ khi có thỏa thuận đặc biệt và được ngân hàng đồng ý.
Nguyên tắc phát hành Surrender Bill of Lading là gì?
Điều kiện để phát hành Surrendered Bill là B/L gốc phải được hoàn trả cho hãng tàu. Bên gửi hàng (shipper) sẽ là yêu cầu hãng tàu phát hành Surrender Bill (bắt buộc). Hãng tàu sẽ xác nhận lại bằng văn bản, dấu hoặc email cho bên gửi hàng. Lúc này sẽ tùy vào hãng tàu và tuyến gửi hàng mà có thể sẽ phát sinh phí surrender (25 – 50 USD).
Trên đây là tổng hợp các thông tin tổng quát nhất về Surrender Bill là gì trong Logistics. Tóm lại, bạn (bên gửi) chỉ nên sử dụng vận đơn nộp lại nếu như tin tưởng đối tác khách hàng (bên lấy hàng), bởi vì khi nộp lại Surrendered Bill cho hãng tàu thì bạn sẽ mất quyền kiểm soát và có thể gặp rủi ro nến đối tác không thanh toán. Nếu như bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy theo dõi thêm các thông tin kiến thức XNK khác của Tesla Express nhé!
