Seaway Bill là gì sự khác biệt với các chứng từ khác

Nếu bạn đang làm trong ngành logistics xuất nhập khẩu hoặc đơn giản chỉ đang tìm hiểu (SWB) Seaway Bill là gì thì bài viết này là dành cho bạn. Trong bài viết này, Tesla Express sẽ giúp bạn hiểu rõ về giấy gửi hàng đường biển Seaway Bill, chức năng, ưu nhược điểm thực tế, sự khác biệt của SWB so với các loại chứng từ vận tải đường biển phổ biến trong xuất nhập khẩu.

Định nghĩa Seaway Bill là gì

Seaway Bill (SWB) là một loại chứng từ vận tải đường biển, được người vận chuyển (carrier) phát hành sau khi hàng hóa đã được nhận lên tàu. Seaway Bill là bằng chứng của một hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và hãng tàu, là biên lai xác nhận rằng hàng hóa đã được hãng tàu nhận để vận chuyển. Quan trọng nhất là khi có vận đơn Seaway Bill thì bạn không cần trình bản gốc để nhận hàng.

Trong tiếng Việt, Seaway Bill thường được gọi là “Giấy gửi hàng đường biển”, “Vận đơn không lưu chuyển”, hoặc còn được gọi là Express Bill (phổ biến với forwarder). Nói đơn giản, Seaway Bill là giải pháp logistics tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian – đặc biệt với các lô hàng hóa không có tranh chấp về quyền sở hữu.

Tại sao Seaway Bill lại ra đời

Seaway Bill không phải ngẫu nhiên mà xuất hiện, mà SWB được ra đời nhằm giải quyết các nhu cầu thực tế trong ngành xuất nhập khẩu như sau:

• Khi người gửi và người nhận đã có mối quan hệ tin cậy, không cần bảo vệ quyền sở hữu hàng hóa qua vận đơn gốc.
• Khi hàng hóa chuyển đi nhanh hơn thời gian giao vận đơn, khiến việc yêu cầu nộp bản gốc là rườm rà, gây chậm trễ.
• Khi doanh nghiệp cần tăng tốc độ nhận hàng ngay khi hàng cập cảng mà không cần chờ bộ chứng từ.

Đặc điểm nhận diện Seaway Bill

Để nhận diện đặc điểm Seaway Bill với các loại vận đơn khác như Bill of Lading hay Telex Release, thì bạn cần nhớ những điểm cốt lõi như sau:

• Seaway Bill không có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa: Người nắm giữ SWB không có quyền chuyển nhượng hoặc bán lại hàng hóa thông qua chứng từ này.
• Không chuyển nhượng được bằng cách ký hậu: Tức là bạn không thể ký lưng để giao quyền nhận hàng cho bên thứ ba.
• Không cần xuất trình bản gốc để nhận hàng: Người nhận chỉ cần chứng minh danh tính là có thể lấy hàng tại cảng đến.
• Vận đơn gửi hàng đường biển SWB được phát hành bởi hãng tàu hoặc forwarder: Bạn có thể yêu cầu gửi SWB qua email (file PDF) thay vì chuyển phát nhanh như B/L gốc.
• SWB thường chỉ được sử dụng trong các lô hàng có điểm đến rõ ràng, người nhận cụ thể và mối quan hệ hai bên đáng tin cậy.

Chức năng của Seaway Bill trong xuất nhập khẩu

Dù không phải là chứng từ sở hữu, nhưng vận đơn Seaway Bill vẫn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế. Cụ thể, các chức năng chính bao gồm:

• Seaway Bill là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển giữa shipper (người gửi) và hãng tàu (carrier): Nó chứng minh rằng hàng đã được giao cho hãng tàu để thực hiện hành trình theo thỏa thuận.
• Vận đơn đường biển Seaway là biên lai nhận hàng của người vận chuyển: Tức là nó xác nhận số lượng, loại hàng hóa và thời gian nhận thực tế.

Lưu ý: Seaway Bill KHÔNG có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa. Người nhận không cần xuất trình bản gốc và cũng không thể chuyển nhượng quyền nhận hàng qua SWB.

Tương tự như Seaway Bill, chứng từ C/O là loại chứng nhận xuất xứ hàng hóa có nhiều form mẫu được sử dụng theo nhiều chức năng khác nhau. Chẳng hạn như mẫu Eur1 dùng ở thị trường Châu Âu, mẫu A, mẫu B… Nếu như bạn muốn tìm hiểu mẫu form Euro1 thì hãy tham khảo bài viết phân tích chi tiết C/O form Eur1 của Tesla Express nhé!

Ưu nhược điểm của vận đơn đường biển Seaway Bill

Seaway Bill là loại vận đơn rất phổ biến trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, nhưng vận đơn SWB này cũng có ưu điểm và nhược điểm trong khi sử dụng.

Ưu điểm của việc sử dụng Seaway Bill SWB

Dưới đây là những lý do tại sao loại vận đơn SWB ngày càng được lựa chọn trong các lô hàng xuất nhập khẩu quốc tế:

• Nhận hàng nhanh chóng: Đây là điểm cộng lớn nhất! Người nhận không cần phải đợi B/L gốc được chuyển phát từ người gửi. Chỉ cần xác minh nhân thân là có thể nhận hàng ngay khi tàu cập cảng và hãng tàu phát hành lệnh giao hàng. Điều này cực kỳ hữu ích trong các tuyến vận tải ngắn ngày hoặc khi thời gian là yếu tố then chốt.
• Giảm thiểu thủ tục giấy tờ: Bạn không cần in ấn, ký hậu, gửi bản cứng của B/L qua các bên liên quan. Thay vào đó, SWB có thể gửi qua email, giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro thất lạc giấy tờ, và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong logistics.
• Tiết kiệm chi phí: Vận đơn Seaway phải tốn chi phí chuyển phát nhanh như B/L gốc, tránh các khoản phí lưu kho/lưu bãi do chậm trễ trong việc nhận chứng từ. Với một doanh nghiệp có hàng trăm chuyến mỗi tháng, con số tiết kiệm được là không hề nhỏ.
• Thuận tiện cho giao dịch nội bộ hoặc đối tác tin cậy: Trong các tình huống như gửi hàng giữa các chi nhánh công ty, hoặc giao hàng cho đối tác lâu năm có thanh toán định kỳ, thì Seaway Bill là lựa chọn hoàn hảo.

Nhược điểm khi dùng Seaway Bill trong thực tế

Không có loại chứng từ nào là “hoàn hảo” và Seaway Bill cũng đi kèm với một số rủi ro cũng như hạn chế. Dưới đây là một số nhược điểm của Seaway Bill trong vận tải quốc tế XNK:

• Rủi ro cho người gửi hàng (Shipper): Một khi đã phát hành Seaway Bill, người nhận có thể lấy hàng mà không cần chứng từ gốc. Điều này đồng nghĩa với việc: Người gửi mất quyền kiểm soát hàng hóa ngay sau khi giao hàng cho hãng tàu. Nếu người mua không thanh toán, việc người gửi giữ lại hàng hóa để gây sức ép gần như không thể.
• Không phù hợp để thanh toán bằng L/C (Thư tín dụng): Trong phương thức thanh toán bằng L/C, ngân hàng thường yêu cầu xuất trình B/L gốc để làm bằng chứng giao hàng. Seaway Bill không đáp ứng điều này nên không được chấp nhận trong giao dịch L/C, trừ khi ngân hàng đồng ý trước bằng văn bản (điều rất hiếm).
• Tính linh hoạt thấp khi chuyển nhượng: Khác với Bill of Lading gốc – vốn có thể ký hậu để mua bán hàng hóa trong lúc đang vận chuyển, Seaway Bill thì không thể chuyển nhượng. Điều này hạn chế đáng kể khả năng giao dịch nếu doanh nghiệp muốn bán hàng lại trong quá trình vận chuyển.

Những cách sử dụng Seaway Bill hiệu quả

Không phải lúc nào Seaway Bill (SWB) cũng là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, trong vài trường hợp cụ thể, nó lại là giải pháp tối ưu để rút ngắn thời gian, giảm chi phí và đơn giản hóa quy trình logistics. Tận dụng điều này, dưới đây là những trường hợp phổ biến mà Đội ngũ Tesla Express thường tư vấn khách hàng sử dụng Seaway Bill:

• Khi người bán và người mua có mối quan hệ tin cậy cao: Ví dụ như công ty mẹ – công ty con, đại lý ủy quyền, hoặc các đối tác đã giao dịch lâu năm và ổn định. Trong trường hợp này, không cần lo ngại về việc thanh toán hay quyền kiểm soát hàng hóa.
• Hàng hóa đã được thanh toán trước hoặc không cần B/L gốc để thanh toán: Nên sử dụng Seaway Bill để giảm bớt khâu thủ tục, nếu hàng hóa đã được xử lý thanh toán trả trước, ghi sổ, hoặc các hình thức giao hàng không yêu cầu chứng từ sở hữu gốc.
• Không có nhu cầu mua bán hàng hóa trên đường vận chuyển: Vì đặc điểm Seaway Bill là vận đơn không thể chuyển nhượng, nên chỉ nên sử dụng khi hàng hóa sẽ không bị bán lại trong lúc đang trên biển.
• Cần nhận hàng gấp tại cảng đến: Nếu bạn đang chạy deadline giao hàng, cần lấy hàng ra khỏi cảng ngay sau khi tàu cập bến thì Seaway Bill sẽ rất phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi vận đơn B/L gốc.
• Gửi hàng phi mậu dịch hoặc hàng cá nhân: Một số trường hợp gửi quà tặng, hàng hóa không mang tính thương mại, Seaway Bill có thể được sử dụng để đơn giản hóa quy trình vận tải. Thỉnh thoảng Tesla Express cũng sử dụng Seaway Bill cho một số trường hợp tương tự.

Nội dung trong vận đơn đường biển Seaway Bill cơ bản

Về cơ bản, nội dung trong Seaway Bill tương đối giống với Bill of Lading (B/L). Tuy nhiên, có một vài điểm đặc biệt mà người gửi cần lưu ý để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót trong chứng từ:

• Tên người nhận (Consignee) phải ghi rõ ràng, cụ thể: Không được ghi “To order” như trong B/L. Lý do là vì SWB không phải chứng từ sở hữu, nên không thể chuyển nhượng cho người khác thông qua ký hậu.
• Có dòng chữ ghi chú rõ ràng: Bạn phải điền các ghi chú như: “Non-negotiable Seaway Bill” hoặc “This is not a document of title”… Những dòng này nhấn mạnh rằng đây không phải là vận đơn gốc có thể chuyển nhượng, và người có tên trên vận đơn mặc nhiên được nhận hàng khi tàu cập bến.

Các phần nội dung chính trong một vận đơn Seaway Bill thường bao gồm:

• Tên người gửi hàng (Shipper).
• Tên người nhận hàng (Consignee) – phải là tên cụ thể.
• Người thông báo (Notify Party) – nếu khác với người nhận.
• Mô tả hàng hóa chi tiết (số lượng, trọng lượng, chủng loại, bao bì,…).
• Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyage No.).
• Ngày phát hành vận đơn.
• Điều khoản vận chuyển và chú thích liên quan.
• Ghi chú “Non-negotiable Seaway Bill”.

Quy trình cấp Seaway Bill trong vận tải quốc tế

Việc xin cấp Seaway Bill (SWB) diễn ra khá nhanh chóng, đơn giản hơn nhiều so với vận đơn Bill of Lading truyền thống, nhưng vẫn cần tuân thủ đúng quy trình 5 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Người gửi hàng cung cấp chi tiết lô hàng cho hãng tàu hoặc forwarder: Người gửi sẽ cung cấp các thông tin bao gồm: tên người nhận, mô tả hàng hóa, cảng đi – cảng đến, điều kiện giao hàng, số lượng kiện/hàng,…
• Bước 2: Hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển lập bản nháp Seaway Bill: Sau khi đăng ký thông tin, người gửi sẽ nhận 1 bảng nháp Seaway Bill thường gọi là draft SWB. Bạn có thể kiểm kiểm tra và xác nhận thông tin thông qua bản Draft Seaway Bill này.
• Bước 3: Người gửi hàng xác nhận bản nháp: Kiểm tra kỹ tên Consignee, cảng đi/cảng đến, số lượng hàng hóa, mô tả chi tiết,… trước khi đồng ý phát hành bản chính.
• Bước 4: Hãng tàu phát hành Seaway Bill chính thức (Final SWB): Bản vận đơn gửi hàng đường biển SWB thường được phát hành dưới dạng bản mềm qua email (PDF), có thể in ra nếu cần. Bạn không cần lấy bản gốc vật lý như B/L truyền thống.
• Bước 5: Người nhận hàng cung cấp chứng từ tùy thân để lấy hàng tại cảng đến: Do Seaway Bill là non-negotiable, nên người nhận (người có tên trên vận đơn) chỉ cần chứng minh giấy tờ tùy thân là có thể được phép nhận hàng.

Lưu ý khi sử dụng Seaway Bill để thanh toán xuất nhập khẩu

Dù vận đơn đường biển Seaway Bill có nhiều lợi ích rõ ràng, nhưng khi sử dụng cho các hoạt động thanh toán trong thương mại quốc tế xuất nhập khẩu, thì bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Không dùng được với phương thức thanh toán L/C (Thư tín dụng): Vì ngân hàng yêu cầu vận đơn gốc (original B/L) mới chấp nhận thanh toán. SWB không đáp ứng điều kiện này.
• Mất quyền kiểm soát hàng hóa sau khi phát hành SWB: Người nhận không cần trình B/L gốc, nên nếu thanh toán chưa hoàn tất, người bán có nguy cơ không thu được tiền hàng nếu không có thỏa thuận rõ ràng.
• Không phù hợp nếu có kế hoạch bán lại hàng trong lúc vận chuyển: Vì SWB không thể chuyển nhượng, nên không thích hợp trong các giao dịch mua đi bán lại hoặc trung gian thương mại.
• Cần chắc chắn về danh tính và uy tín của người nhận hàng: Vì chỉ cần tên đúng trên vận đơn là có thể lấy hàng, nên nguy cơ người không đúng cam kết vẫn nhận được hàng nếu không kiểm soát kỹ.
• Phải thống nhất rõ với hãng tàu hoặc forwarder từ đầu về việc sử dụng SWB: Để tránh trường hợp hiểu nhầm, thì bạn phải thỏa thuận với bên hãng tàu hoặc forwarder về việc sử dụng chứng từ Seaway Bill. Bởi vì họ mặc định sẽ phát hành vận đơn B/L truyền thống.

Như đã đề cập, Seaway Bill không có tính chất sở hữu hàng hóa nên không thể chuyển nhượng hàng hóa, tương tự như Surrender Bill. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Surrender Bill thì hãy tham khảo bài viết phân tích vận đơn điện giao hàng Surrender B/L là gì của Tesla Express.

Phân biệt Seaway Bill với các loại chứng từ khác

Chứng từ gửi hàng đường biển Seaway Bill thường dễ bị nhầm lẫn với các hình thức vận đơn hoặc chứng từ vận tải khác, chẳng hạn như Bill of Lading, Telex Release, Surrendered B/L hay Express Bill. Tuy nhiên, mỗi loại chứng từ đều có bản chất pháp lý và cách sử dụng khác nhau. Dưới đây là phần so sánh chi tiết của Tesla Express:

Sự khác nhau giữa Seaway Bill và Bill of Lading

Sự khác biệt giữa Seaway Bill và Bill of Lading (B/L) là Seaway Bill (SWB) thì không cần xuất trình bản gốc và chỉ nên dùng để giao hàng trực tiếp với người quen; còn Bill of Lading (B/L) là vận đơn gốc, có giá trị tài sản nên phải xuất trình bản gốc để nhận hàng, để giao dịch thanh toán hoặc để chuyển nhượng.

Tiêu chí	Seaway Bill (SWB)	Bill of Lading (B/L)
Chức năng pháp lý	Không phải chứng từ sở hữu, không thể chuyển nhượng	Là chứng từ sở hữu hàng, có thể chuyển nhượng
Cách nhận hàng	Người nhận chỉ cần chứng minh thông tin cá nhân là đủ	Phải trình B/L gốc mới được nhận hàng
Tính linh hoạt	Thấp – không chuyển nhượng được	Cao – có thể ký hậu, bán hàng luôn khi đang vận chuyển
Tốc độ giao nhận	Nhanh – không cần chờ B/L gốc	Chậm – cần gửi B/L gốc cho người nhận
Phù hợp để thanh toán L/C	Không	Có
Rủi ro với người bán	Cao nếu chưa nhận tiền	Ít hơn do giữ B/L gốc

Nếu bạn đang là người gửi hàng lần đầu đi nước ngoài hoặc việc giao dịch quốc tế còn mới mẻ, Đội ngũ Tesla Express luôn khuyên bạn nên xem xét kỹ mục đích sử dụng và phương thức thanh toán trước khi chọn Seaway Bill hay B/L. Bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu Bill of Lading B/L của Tesla Express để có nhiều thông tin so sánh hơn.

Sự khác nhau giữa Seaway Bill và Telex Release

Sự khác biệt giữa Seaway Bill và Telex Release đó là Seaway Bill (SWB) là hình thức thông báo điện tử cho phép giao hàng không cần làm thủ tục phát hành như vận đơn B/L gốc; còn Telex Release thì vẫn phát hành B/L ban đầu, nhưng sau đó thu lại và cho phép giao hàng không cần bản cứng.

Tiêu chí	Seaway Bill (SWB)	Telex Release
Bản chất chứng từ	Là một vận đơn không chuyển nhượng	Không phải vận đơn – là phương thức điện báo
Cách sử dụng	Không cần in B/L gốc	Dùng sau khi B/L gốc đã được surrender (nộp lại)
Tốc độ nhận hàng	Nhanh	Cũng nhanh nếu điện báo kịp thời
Tính pháp lý sở hữu hàng	Không có	Gốc là vận đơn B/L nên có thể chuyển nhượng nếu chưa surrender
Phù hợp với L/C	Không	Có thể dùng nếu L/C chấp nhận Telex Release

Sự khác nhau giữa Seaway Bill và Surrender Bill

Sự khác biệt giữa Seaway Bill và Surrendered B/L là SWB không cần B/L gốc nên không cần phải nộp lại; còn Surrender Bill thì được phát hành như B/L thông thường, sau đó người gửi hàng nộp lại (surrender) bản B/L gốc tại cảng đi, lúc này mới cho phép người nhận lấy hàng mà không cần bản gốc.

Tiêu chí	Seaway Bill (SWB)	Surrendered Bill of Lading
Phát hành B/L gốc	Không có	Có phát hành B/L gốc ban đầu
Giao hàng khi không có B/L gốc	Có thể	Có thể sau khi surrender B/L gốc
Chuyển nhượng được không?	Không	Có thể chuyển nhượng trước khi surrender
Thời gian xử lý	Nhanh – không cần surrender	Cần thời gian surrender B/L gốc
Chi phí giấy tờ	Thấp hơn do không in ấn	Có thể phát sinh phí xử lý surrender

Sự khác biệt giữa Seaway Bill và Express Bill là gì

Thực chất, cả 2 Seaway Bill và Express Bill đều cùng là một loại chứng từ chỉ khác nhau ở cách gọi trong giao dịch. Seaway Bill (SWB) là tên gọi chính thống, là tên hay dùng trong hợp đồng quốc tế; còn Express Bill là tên gọi thương mại và được sử dụng phổ biến với Forwarder.

Trong xuất nhập khẩu, có một loại vận đơn khác thường được sử dụng với vai trò tương tự như Seaway Bill – đó là Airway Bill. Nếu như bạn muốn phân biệt Seaway Bill với Airway Bill thì hãy tham khảo bài viết phân tích chuyên sâu vận đơn Airway Bill là gì của Tesla Express.

Các câu hỏi liên quan về Seaway Bill SWB – FAQs

Seaway Bill do ai phát hành?

Seaway Bill được phát hành bởi hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu sau khi người gửi hàng (shipper) hoàn tất việc giao hàng và ký kết hợp đồng vận chuyển.

Seaway Bill phát hành khi nào?

Seaway Bill thường được phát hành ngay sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, tương tự như vận đơn đường biển (B/L). Tuy nhiên, nó không cần in bản gốc vì chỉ là bản “non-negotiable” – không chuyển nhượng.

Sử dụng Seaway Bill có an toàn không?

Có, nếu các bên mua – bán có mối quan hệ tin cậy và phương thức thanh toán không phụ thuộc vào việc xuất trình B/L gốc. Tuy nhiên, shipper cần chắc chắn rằng tiền hàng đã được thanh toán trước khi phát hành SWB, vì người nhận có thể lấy hàng mà không cần trình vận đơn gốc.

Làm thế nào để nhận hàng khi sử dụng Seaway Bill?

Bạn chỉ cần chứng minh mình là Consignee (người nhận hàng) ghi rõ trên Seaway Bill, không cần trình bất kỳ bản vận đơn gốc nào tại cảng đến.

Có thể yêu cầu chuyển từ Bill of Lading gốc sang Seaway Bill được không?

Thông thường là không. Nếu đã phát hành B/L gốc, muốn giao hàng nhanh mà không cần bản gốc thì nên dùng hình thức Surrender Bill hoặc Telex Release. Vì Seaway Bill phải được xác định ngay từ đầu khi lập vận đơn với hãng tàu hoặc với forwarder.

Trên đây là các thông tin quan trọng nhất về Seaway Bill là gì trong xuất nhập khẩu. Từ bài viết này, có thể thấy Seaway Bill (SWB) là chứng từ giúp rút ngắn thời gian nhận hàng, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tiết kiệm chi phí. Tuy cùng là loại vận đơn đường biển nhưng lại có cách sử dụng khác biệt với Bill of Lading gốc, Telex Release, Surrender Bill… Nếu như bạn muốn tham khảo thêm nhiều kiến thức xuất nhập khẩu hữu ích khác thì hãy theo dõi Tesla Express nhé!